Работа с организационными диаграммами

ОБЪЕКТЫ И ИХ РАЗМЕТКА

Каждый слайд в PowerPoint можно рассматривать как некоторый набор объектов, поскольку любой текст, графика, рисунок, таблица из Microsoft Word, будучи помещенными на слайд, становятся объектами. Чтобы соблюсти единый стиль размещения объектов на слайдах, в PowerPoint введена функция автоматической разметки слайдов. Пользователю предлагается 24 варианта разметки. Например, разметка для титульного листа содержит два текстовых поля: заголовок и подзаголовок.

При создании нового слайда автоматически открывается окно диалога Новый слайд, в котором можно выбрать любую из стандартных разметок. Для изменения разметки уже существующего слайда используется команда Формат® Разметка слайда.

Разметку имеют не только слайды, но и заметки, и выдачи, а также все образцы. Соответственно для них изменяется команда изменения разметки, например, для образца она будет: Формат ® Разметка образца.

Объекты могут быть созданы как в среде PowerPoint, так и импортированы из других приложений. Допустимые объекты слайдов отражены в меню Вставка:

Графика	Картинка из Microsoft ClipArt
Рисунок	Графическая среда, созданная в другом приложении
Кино	Файл кино, созданный в MS AVI или другом
Звук	Звуковые файлы различных форматов
MS Graf	Создает диаграммы по таблице
Таблица из MS Word	Таблица из 28 столбцов и до 5 строк
Объект	Обеспечивает доступ к ряду объектов, например диаграмма MS Excel, документ MS Word и т.п.

Для того чтобы в презентации отобразить уровни подчинения, ее представляют в виде организационной диаграммы.

Для этого в диалоговом окне Создать слайд надо выбрать авторазметку, содержащую организационную диаграмму (третья во втором ряду), и щелкнуть по кнопке [ОК].

Для добавления организационной диаграммы курсор мыши устанавливается внутри области с надписью Двойной щелчок вводит организационную диаграмму и осуществляется двойной щелчок мышкой. В результате открывается рабочее окно приложения Microsoft Organization Chart (рис. 9), позволяющее создавать подобные диаграммы.

Чтобы убедиться в том, что это действительно отдельное приложение, достаточно взглянуть на панель задач Windows, на которой теперь, уже, две, кнопки: первая соответствует приложению PowerPoint, а вторая – Microsoft Organization Chart. С помощью этих кнопок можно переключаться между работающими программами.

Сразу же предлагается структура вполне определенного стиля, состоящая из четырех рамок, с которых можно начинать создание диаграммы. Находясь внутри первой рамки, необходимо обратить внимание, что она содержит поля для ввода имени, должности и комментариев. Причем некоторые из этих полей заключены в угловые скобки. Наличие угловых скобок означает лишь то, что это пустое поле для ввода данных, и если в него не будет введен какой-либо текст, после выхода из рамки это поле исчезнет.

Рис.9. Рабочее окно организационных диаграмм

Если необходимо добавить подчиненные уровни, то сделать это можно с помощью панели инструментов. Главная задача при этом – определить уровни подчинения. Чтобы удалить ненужные рамки, достаточно выделить их щелчком мыши и нажать клавишу [Delete].

Чтобы применить другой стиль к уже созданной диаграмме, предварительно необходимо выделить все рамки этой диаграммы. Однако каждый раз после применения нового стиля для его отмены необходимо выполнять команду Правка®Отменить Стиль диаграммы.

После выбора необходимого стиля можно приступить к форматированию текста внутри рамок. Чтобы все рамки диаграммы были отформатированы однотипным образом их необходимо выделить с использованием клавиши [Shift] и выполните команду Текст®Шрифт. При необходимости изменить и шрифт, обязательно надо проследить за тем, чтобы в поле Набор символов диалогового окна Шрифт был установлен вариант Кириллица. Чтобы произведенные изменения вступили в силу необходимо щелкнуть по кнопке [ОК].

Для определения цвета для текста внутри рамок следует выполнить команду Текст®Цвет, щелчком мыши выбрать любой понравившийся оттенок из палитры и щелкнуть по кнопке [ОК].

В соответствии с выбранным цветом можно отформатировать рамки. Для этого их надо выделить и выполнить команду Рамка®Цвет. С помощью этой команды можно задать цвет фона рамок. Не снимая выделения, выполнить команду Рамка®Тень. Снова, не снимая выделения, выполнить команду Рамка®Стиль обрамления, Линия обрамления (не забудьте, что рамки при этом должны быть выделены).

Для форматирования всех соединительных линий, связывающих между собой рамки, их надо выделить, выполнив команду Правка®Выделить®Соединительные линии (на диаграмме они должны стать штриховыми), после, чего выполнить команду Линии® Цвет. В качестве цвета соединительных линий можно указать тот же цвет, который был определен для шрифта.

Команда Диаграмма ®Цвет фона позволяет определять фон для всей диаграммы.

После того, как создана организационная диаграмма можно точно таким же образом, как в случае рисунков или текстовых полей, перемещать ее, изменять размеры или вообще удалить. Если по каким-то причинам необходимо изменить диаграмму (переформатировать или достроить), достаточно сделать двойной щелчок мышкой по диаграмме, и снова оказаться в рабочем окне Microsoft Organization Chart, где можно произвести необходимые изменения. Для возврата в презентацию используйте команду Файл®Выход и возврат в...

Дата добавления: 2015-06-04