Методологии IDEF0 и ARIS для моделирования бизнес-процессов управления персоналом

Моделирование бизнес-процессов

Вопросы для самопроверки

1. Какие работы являются этапами цикла стратегического управления?

2. Если информация и информационные сервисы являются ключевыми продуктами, за счет которых бизнес получает прибыль, то какая должна быть схема взаимосвязи между бизнес-стратегией, ИТ-стратегией, оргструктурой и ИТ-инфраструктурой предприятия?

3. Чем отличается информационный продукт от информационного сервиса/услуги?

4. Чем отличается методология от стандарта?

5. Как соотносятся проектный и сервисный подходы в жизненном цикле корпоративной информационной системы (КИС)?

После краткого обзора разнообразных видов теоретического знания, выраженного в подходах, методологиях, стандартах, помогающих разработать и реализовать как бизнес-стратегию, так и ИТ-стратегию, упомянем еще две «гибридные» или «промежуточные» методологии, связанные с бизнес-моделированием.

Под «бизнес-моделированием» понимается как собственно моделирование бизнес-процессов, так и создание с помощью прикладных информационных систем некой имитационной модели функционирования бизнеса.

Эти методологии можно представить в виде своего рода промежуточного слоя между бизнесом и ИТ. Гибридность же заключается в том, что в условиях, например, диверсификации бизнеса перед ИТ встают новые задачи по ИТ-поддержке бизнеса, то есть развивать ИТ в компаниях нужно в том же темпе, в котором развивается бизнес. Таким образом, в этих методологиях представлено одновременное сочетание сервисного подхода с проектным. Рассмотрим кратко две наиболее популярные методологии: IDEF0 и ARIS.

IDEF0 — методология и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Методологию IDEF0 можно считать следующим этапом развития хорошо известного графического языка описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Teqnique).

Исторически IDEF0 как стандарт был разработан в 1981 г. в рамках обширной программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена департаментом Военно-Воздушных Сил США. Собственно семейство стандартов IDEF унаследовало свое обозначение от названия этой программы (IDEF — ICAM DEFinition). Последняя его редакция была выпущена в декабре 1993 г. Национальным Институтом по Стандартам и Технологиям США (NIST).

После опубликования стандарта он был успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав себя эффективным средством анализа, конструирования и отображения бизнес-процессов (например, его активно применяет Государственная Налоговая Инспекция). Более того, благодаря широкому применению IDEF и предшествующей методологии — SADT стало возможным появление популярных понятий, связанных с бизнес-процессом реинжиниринга (BPR).

ARIS (сокр. от англ. Architecture of Integrated Information Systems) — методология и программный продукт компании немецкой IDS Sheer для моделирования бизнес-процессов компании. Методология ARIS рассматривает предприятие как совокупность четырех взглядов (views): на организационную структуру, структуру функций, структуру данных, структуру процессов. При этом каждый из этих взглядов разделяется еще на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Таким образом, ARIS предлагает рассматривать организацию с позиции 12 аспектов, отображающих разные взгляды на предприятие, а также разную глубину этих взглядов. Для описания бизнес-процессов предлагается использовать 85 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту.

При описании бизнес-процессов с помощью одного из 85 типов моделей возможно использование до 90 типов объектов (например, «функция», «класс», «организационная единица»). Между различными типами объектов возможны различные типы связей (например, «выполняет», «является входящим», «занимает позицию»). При этом у каждого типа модели, объекта, связи имеется список типов атрибутов (например, «имя», «затраты», «время выполнения», «адрес»), значения которых задают пользователи и система.

В основном мы будем рассматривать методологию IDEF0. Выбор обусловлен тем фактом, что методология IDEF0 лежит в основе наших ГОСТов 34-й серии, которые мы рассмотрели в теме № 3, посвященной ИТ, ИС и КИС.

Одним из важных качеств рассматриваемого семейства методологий является, во-первых, уникальная способность «задавать вопросы» в процессе моделирования, а, во-вторых, неразрывная связь графических средств (нотации), методологии и технологии. Именно бизнес-модель корпорации в виде графических и текстовых описаний позволяет понять процесс управления корпорацией и моделировать его.

В сущности, в основе бизнес-модели корпорации лежат описательные ответы на следующие моменты:

· бизнес-функции описывают, что делает бизнес;

· бизнес-процессы, описывают, как предприятие выполняет свои бизнес функции;

· организационная структура, определяет, где исполняются бизнес-функции и бизнес-процессы;

· существуют фазы, определяющие, когда (в какой последовательности) должны быть внедрены те или иные бизнес-функции;

· роли, определяющие, кто исполняет бизнес-процессы;

· правила, определяющие связь что, как, где, когда и кто.

Итак, одной из самых важных возможностей, которая реализуется на базе методологии IDEF0, является помощь менеджеру сосчитать «количество бизнесов» в рамках определенного структурного подразделения компании или даже всего предприятия, а также определить их взаимодействие, то есть создать оптимальную организационно-штатную структуру компании.

Для достижения этой цели необходимо исследовать все происходящие финансово-хозяйственные процессы и соответствующие им потоки информации на предприятии. Далее, нужно попытаться графически изобразить взаимосвязи между различными элементами ранее определенной структуры.

Как правило, в «доинформационную эпоху» для этого использовались графические средства в виде схем, украшавшие стены кабинетов менеджеров, в которых отражались «организационно-штатная структура», «диаграммы потоков данных» (ДПД или DFD — Data Flow Diagramming, предназначенные для описания потоков данных), документооборот компании. Эти «телодвижения» менеджеров стали прообразом методик ДМД-моделирования, входящих в семейство CASE-технологий (computer aided software engineering) — компьютерное проектирование программных систем.

Напомним основные элементы и понятия IDEF0.

В основе графического языка методологии IDEF0 лежат четыре основных понятия:

1. Понятие функционального блока (Activity Box).Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемого бизнеса. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, «производить услуги», а не «производство услуг»). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое определенное значение (роль), при этом:

o верхняя сторона имеет значение «Управление» (Control);

o левая сторона имеет значение «Вход» (Input);

o правая сторона имеет значение «Выход» (Output);

o нижняя сторона имеет значение «Механизм» (Mechanism).

Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.

2. Вторым понятием является понятие интерфейсной дуги (Arrow). Также интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент бизнес-системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком. Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование (Arrow Label). По требованию стандарта наименование должно быть оборотом существительного. С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие бизнес-процессы. Такими объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.). В зависимости от того, к какой из сторон подходит данная интерфейсная дуга, она носит название «входящей», «исходящей» или «управляющей». Кроме того, «источником» (началом) и «приемником» (концом) каждой функциональной дуги могут быть только функциональные блоки, при этом «источником» может быть только выходная сторона блока, а «приемником» любая из трех оставшихся. Необходимо отметить, что любой функциональный блок по требованиям IDEF0 должен иметь, по крайней мере, одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую. Это и понятно — каждый процесс должен происходить по каким-то правилам (отображаемым управляющей дугой) и должен выдавать некоторый результат (выходящая дуга), иначе его рассмотрение не имеет никакого смысла. Существуют трудности в различии между входящими и управляющими интерфейсными дугами, которые имеют внешне схожую природу. Однако для преодоления этих трудностей, а также для проведения более определенного разграничения, экосистему бизнеса классифицируют на пять основных видов объектов:

o материальные потоки (детали, товары, сырье и т.д.);

o финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.);

o потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы);

o потоки информации (данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.);

o ресурсы (сотрудники, компьютеры, машины и т.д.).

При этом в различных случаях входящими и исходящими интерфейсными дугами могут отображаться все виды объектов, управляющими только относящиеся к потокам документов и информации, а дугами-механизмами только ресурсы. Поэтому при создании IDEF-диаграммы деятельности своего функционального подразделения менеджеру нужно ответить на следующие вопросы:

o Что поступает в подразделение «на входе»?

o Какие функции, и в какой последовательности выполняются в рамках подразделения?

o Кто является ответственным за выполнение каждой из функций?

o Чем руководствуется исполнитель при выполнении каждой из функций?

o Что является результатом работы подразделения («на выходе»)?

3. Третьим основным понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного бизнес-процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно представлять модель бизнеса в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой. Модель IDEF0 всегда начинается с представления бизнеса как единого целого — одного функционального блока с интерфейсными дугами, простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой и обозначается идентификатором «А-0». В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель (Purpose) построения диаграммы в виде краткого описания и зафиксирована точка зрения (Viewpoint). Определение и формализация цели разработки IDEF0-модели является крайне важным моментом. Различные цели моделирования предполагают разработку и различных моделей бизнес-процессов, то есть, например, цель «оптимизируем финансовые потоки» приводит к другой модели, нежели цель «оптимизируем логистические цепочки». Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень необходимой детализации. Четкое фиксирование точки зрения позволяет разгрузить модель, отказавшись от детализации и исследования отдельных элементов, не являющихся необходимыми, исходя из выбранной точки зрения на моделирование бизнеса. Это и понятно, так как точка зрения, допустим, финансового директора предприятия может существенно отличаться от точки зрения главного технолога на одни и те же бизнес-процессы. Правильный выбор точки зрения существенно сокращает временные затраты на построение конечной модели. В процессе декомпозиции функциональный блок, который в контекстной диаграмме отображает систему как единое целое, подвергается детализации на другой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы и называется дочерней (Child diagram) по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме, соответственно называется дочерним блоком — Child Box). В свою очередь, функциональный блок — предок называется родительским блоком по отношению к дочерней диаграмме (Parent Box), а диаграмма, к которой он принадлежит — родительской диаграммой (Parent Diagram). Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока. Важно отметить, что в каждом случае декомпозиции функционального блока все интерфейсные дуги, входящие в данный блок или исходящие из него, фиксируются на дочерней диаграмме. Этим достигается структурная целостность IDEF0-модели. Следует обратить внимание на взаимосвязь нумерации функциональных блоков и диаграмм — каждый блок имеет свой уникальный порядковый номер на диаграмме (цифра в правом нижнем углу прямоугольника), а обозначение под правым углом указывает на номер дочерней для этого блока диаграммы. Отсутствие этого обозначения говорит о том, что декомпозиции для данного блока не существует. Часто бывают случаи, когда отдельные интерфейсные дуги не имеет смысла продолжать рассматривать в дочерних диаграммах ниже какого-то определенного уровня в иерархии, или наоборот — отдельные дуги не имеют практического смысла выше какого-то уровня — это будет только перегружать диаграммы и делать их сложными для восприятия. С другой стороны, случается необходимость избавиться от отдельных «концептуальных» интерфейсных дуг и не детализировать их глубже некоторого уровня. Для решения подобных задач в стандарте IDEF0 предусмотрено понятие туннелирования. Обозначение «туннеля» (Arrow Tunnel) в виде двух круглых скобок вокруг начала интерфейсной дуги обозначает, что эта дуга не была унаследована от функционального родительского блока и появилась (из «туннеля») только на этой диаграмме. В свою очередь, такое же обозначение вокруг конца (стрелки) интерфейсной дуги в непосредственной близи от блока-приемника означает тот факт, что в дочерней по отношению к этому блоку диаграмме эта дуга отображаться и рассматриваться не будет. Чаще всего бывает, что отдельные объекты и соответствующие им интерфейсные дуги не рассматриваются на некоторых промежуточных уровнях иерархии — в таком случае они сначала «погружаются в туннель», а затем, при необходимости, «возвращаются из туннеля».

4. Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0 (диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг) существует набор соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента. Например, для управляющей интерфейсной дуги «распоряжение об оплате» глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый набор виз и т.д. Глоссарий гармонично дополняет наглядный графический язык, снабжая диаграммы необходимой дополнительной информацией.

Обычно IDEF0-модели несут в себе сложную и концентрированную информацию. Поэтому для того, чтобы ограничить их перегруженность и сделать более наглядными, как правило, на диаграмме показывают от трех до шести функциональных блоков. Верхний предел (шесть) заставляет разработчика использовать иерархии при описании сложных предметов, а нижний предел (три) гарантирует, что на соответствующей диаграмме достаточно деталей, чтобы оправдать ее создание. Также принято ограничивать количество подходящих к одному функциональному блоку (выходящих из одного функционального блока) интерфейсных дуг, как правило, не более четырех.

Одним из ключевых аспектов применения средств информационной поддержки моделирования является уровень детализации моделей. Слишком подробная детализация приводит к тому, что даже при наличии ИТ-поддержки будет очень трудно реализовать объявленные цели моделирования. А в случае, когда бизнес функционирует в среде интенсивных и значительных изменений бизнес-процессов, имеет смысл отслеживать только значимые изменения, не детализируя слишком модели. Поэтому уровень декомпозиции бизнес-процессов не должен быть выше пятого. Рекомендуется ограничиться вложенностью третьего уровня при условии, что при этом удастся захватить около восьмидесяти процентов проблем, связанных с бизнес-процессами. Разумеется, строго следовать этим ограничениям вовсе необязательно, однако, как показывает опыт, они являются весьма практичными в реальной работе.

Итак, сформулируем основные возможности информационных средств бизнес-моделирования по методологиям IDEF0 и ARIS, которые позволяют менеджеру понять сущность и структуру его деятельности и стать полновластным владельцем бизнес-процесса.

1. Анализ бизнес-среды.

2. Разработка стратегии предприятия.

3. Формирование общего видения компании (глобальный уровень).

4. Формирование детального описания процессов компании «как есть» и «как будет».

5. Создание системы целей и показателей для оценки эффективности деятельности компании и отдельных сотрудников.

6. Формирование организационной и функциональной структуры, распределение полномочий и ответственности между подразделениями, функций между исполнителями.

7. Описание требований к информационным системам поддержки деятельности.

8. Проектирование интегрированных информационных систем.

9. Проведение документирования результатов проекта.

10. Проведение анализа разработанных моделей (количественный и сравнительный анализ, анализ семантики, анализ стоимостных и временных характеристик).

11. Интеграция моделей с функционирующими информационными системами (актуализация организационной структуры, номенклатуры, показателей).

Таким образом, инструментарий IDEF0 и модули ARIS совместно с дополнительными интерфейсами обеспечивают поддержку всех основных функциональных требований к системам моделирования и анализа бизнес-процессов. Они позволяют не только провести виртуальное имитационное моделирование какого-то сконструированного отдельного участка процесса и оценить его функционирование, но и «прощупать» возможности развития всего бизнеса в целом со всеми его внутренними взаимосвязями.

5.2.Примеры моделирования бизнес-процессов: «Прием специалиста в штат», «Увольнение сотрудника»

Рассмотрим опыт применения систем бизнес-моделирования для потребностей менеджера по управлению персоналом по рекомендациям консалтинговой компании «Бизнес-инжиниринговые технологии».

Итак, первый бизнес-процесс «Прием специалиста в штат компании» имеет:

· точку зрения на бизнес-процесс от генерального директора компании;

· цели бизнес-процесса в виде «Формирования штата»;

· назначение бизнес-процесса – «Обеспечение компании необходимыми специалистами»;

· выходы — «Заполненное рабочее место», «Приказ, трудовая книжка, личное дело, карточка учета Т-12», «Информация об отказе», и «Объявления»;

· клиентов бизнес-процесса — «Профильное подразделение», куда поступает на работу сотрудник, «Кадровый архив», «Соискатель должности» и «Средства массовой информации — СМИ»;

· входы и поставщиков бизнес-процесса – «Запрос», «Соискатель», «Резюме», «Информация о кадровом резерве», «Профильное подразделение», «Рынок труда», «Кадровые агентства», «Сотрудники компании»;

· кроме того, поставщиками данного бизнес-процесса являются два других бизнес-процесса — «Сбор данных по специалистам» и «Формирование кадрового резерва»;

· основные стадии бизнес-процесса — «Первичный отбор», «Проведение встречи», «Вторичный отбор», «Стандартное согласование кандидатур», «Оформление трудовых отношений»;

· начало бизнес-процесса — «Запрос от профильного подразделения»;

· окончание бизнес-процесса — «Специалист принят в штат и занял рабочее место».

Таблица 5.1
Структура действий по стадиям бизнес-процесса

Структура действий (функциональная структура) бизнес-процесса «Прием специалиста в штат компании»
1. Первичный отбор	2. Проведение встречи	3. Вторичный отбор	4. Стандартное согласование кандидатур	5. Оформление трудовых отношений
1.1. Просмотр резюме 1.2. Форматирование списка звонков 1.3. Выполнение звонков	2.1. Согласование времени встречи 2.2. Проведение встречи 2.3. Сортировка резюме	3.1. Составление представлений 3.2. Согласование интересных представлений с начальником управления персоналом 3.3. Формирование группы из трех кандидатов	4.1. Оформление листа согласований 4.2. Прохождение согласования 4.3. Принятие решения о предоставлении листа согласованиий Генеральному директору 4.4. Получение решения у Генерального директора	5.1. Определение даты выхода на работу 5.2. Сбор документов 5.3. Оформление приказа о приеме на работу 5.4. Передача приказа на подпись Генеральному директору 5.5. Направление на рабочее место

Таблица 5.2
Структура потоков объектов информации

Структура потоков объектов бизнес-процесса «Прием специалиста в штат компании»
Информация на бумажных носителях (документы)	Устная информация	Информация в электронном виде	Прочие потоки объектов
запрос ежедневный отчет представление лист согласований резюме (от соискателей, используемое при отборе) приказ, трудовая книжка, личное дело, карточка Т-12 решение директора о приеме на работу	запрос к соискателю телефонный звонок устные комментарии информация об отказе контакт с соискателем	объявления резюме (из кадровых агентств, из бизнес-процесса «Сбор данных по специалистам», от соискателей информация о кадровом резерве	соискатель заполненное рабочее место

Совмещая структуру действий бизнес-процесса по его этапам с организационной структурой бизнес-процесса получаем матрицу отвественности каждого исполнителя бизнес-процесса, начиная от генерального диретора и заканчивая менеджером по документообороту трудовых отношений (кадровик) — табл. 5.3.

Таблица 5.3
Матрица ответственности бизнес-процесса «Прием специалиста в штат»

Организационная структура бизнес-процесса	Структура действий (функциональная структура) бизнес-процесса
1. Первичный отбор	2. Проведение встречи	3. Вторичный отбор	4. Стандартное согласование кандидатур	5. Оформление трудовых отношений
Генеральный директор (ГД)				х
Начальник управления персоналом (НУП)			х
Руководитель профильного подразделения (РПП)				х
Менеджер по подбору персонала (МПП)	х	х		х
Менеджер по документообороту трудовых отношений (МДТО)					х

Второй бизнес-процесс, бизнес-моделирование которого мы рассмотрим — это «Увольнение сотрудника», выполненный в нотациях DFD и IDEF0:

· первичная диаграмма А0;

· диаграмма А0. Бизнес-процесс «Увольнение сотрудника»;

· диаграмма А1. «Визировать заявление у непосредственного руководителя и оформить обходной лист»;

· потоки объектов бизнес-процесса «Заполнить обходной лист»;

· декомпозиция блока «Издать приказ об увольнении». Диаграмма А2;

· декомпозиция блока «Произвести расчеты с бухгалтерией». Диаграмма А3;

· декомпозиция блока «Оформить и выдать трудовую книжку сотруднику». Диаграмма А5.

Дата добавления: 2015-07-02