Количества материалов

Адресная картотека

Которых требует большого

Проекты, реализация

Портфель

Принадлежностей

Ящик для офисных

Мелкие канцелярские

принадлежности

(скотч, ножницы,

Для офиса

степлер, скрепки,

Для дома

резинки, зажимы

Рабочие бумаги

для бумаг, скобки

Бумаги для чтения

для степлера, ручки

Деловые контакты:

и карандаши)

фамилия, компания,

Видеокассеты CD- и Zip-диски

e-mail, телефон и т.д.

Проект А

Проект Б

Проект В

Образцы

Вот проверенные правила, которых необходимо придержи-

ваться в процессе упорядочивания всех носителей инфор-

мации.

— Складывать предметы одной категории в одном месте.

— Размещать их в отдельных контейнерах.

— Обеспечить четкую маркировку.

Такие канцелярские принадлежности, как скрепки, руч-

ки, стикеры, кнопки и марки можно складывать в ящиках

письменного стола, используя специальные пластиковые

лотки.

Даже салон автомобиля необходимо организовать специ-

альным образом, если вы часто совершаете деловые поездки!

3. Организуйте это сразу же! 113

Резюме

Организация рабочего процесса — дело нелегкое. Это занятие

может показаться вам слишком скучным и утомительным, по-

этому вы можете попытаться отложить его на потом, как часто

поступаете со многими другими утомительными задачами.

Когда наши инструкторы по программе PEP обучают

клиентов, они часто играют роль катализатора, помогая

участникам программы выполнять необходимые действия.

Однако нас, скорее всего, не будет рядом, когда вы сами при-

ступите к организации рабочего процесса. Вам придется

справляться со всем самостоятельно. Старайтесь не забы-

вать о том, что, когда сделаете это, вам будет гораздо легче

выполнять свои обязанности.

Чем тщательнее вы будете следовать рекомендациям

программы повышения персональной эффективности, тем

более весомые результаты получите. Я часто спрашиваю

участников программы PEP, сколько внимания они уделяют

деталям, скажем, во время торговой презентации. «О, очень

много!» — отвечают они. Я рекомендую уделять не меньше

внимания деталям и при организации рабочего процесса.

Сделайте то же самое! Вы не будете разочарованы.

Выводы и рекомендации

1. Устраните беспорядок и организуйте свое рабочее

пространство. По всей вероятности, вам понадобится

на это целый день или даже больше. По возможности

запланируйте эту работу на такое время, когда вас ни-

кто не побеспокоит.

2. Возьмите минимум три лотка для бумаг и сделайте

на них такие надписи: «Входящие бумаги», «Бумаги

в работе» и «Исходящие бумаги». В лоток «Входящие бу-

маги» складывайте все материалы, которые получаете.

114 Работай меньше, успевай больше

Лоток «Бумаги в работе» предназначен для тех бумаг,

с которыми вы не можете работать сейчас по незави-

сящим от вас причинам. В лотке «Исходящие бумаги»

должны храниться те документы, работу с которыми

вы завершили.

3. Прежде всего, освободите ящики письменного стола,

в которых будете хранить документы. (В своем гра-

фике работы на несколько следующих дней можете

запланировать время для продолжения работы над

упорядочиванием бумаг.) Очистите от бумаг и других

предметов все ящики, шкафы и лотки, стены, порт-

фель... Поищите бумаги везде: под столом, за штора-

ми — во всевозможных местах. Соберите их и, не раз-

бирая, сложите на рабочем столе.

4. Возьмите самый верхний лист бумаги и выполните

с ним одно из следующих действий:

— Работайте с ним до тех пор, пока не сделаете все,

что нужно.

— Работайте с ним до тех пор, пока не сделаете мак-

симум возможного, после чего положите лист в ло-

ток «Бумаги в работе», если получите нужную вам

информацию в кратчайшие сроки, или в соответ-

ствующую папку календарной картотеки, если ин-

формация будет получена несколько позже.

— Поручите работу с этим документом кому-то дру-

гому.

— В одну стопку на полу сложите бумаги, касающие-

ся текущей работы или проектов, — их вы должны

будете разместить в ящик для рабочих материалов.

— В другую стопку на полу сложите бумаги, которые бу-

дут храниться в ящике для справочных материалов.

Это касается бумаг, содержащих нужную информа-

цию, но не требующих немедленных действий.

3. Организуйте это сразу же! 115

— В третью стопку на полу сложите бумаги, которые

следует поместить в ящик или шкаф для архивных

материалов.

— Выбросьте лист бумаги! Сделайте это, если он

не представляет никакой ценности, или уже обрабо-

тан, или его копия хранится в другом месте.

5. Воспользовавшись схемой должностных обязанно-

стей (см. рис. 3.4), определите, в какую папку следует

поместить сохраненный документ.

6. Затем организуйте рабочие материалы. Разложите

по отдельным подвесным папкам (подписав их соот-

ветствующим образом) бумаги, касающиеся каждого

текущего проекта и каждой общей категории задач.

Сделайте то же самое со справочными и архивными

материалами.

7. Выделите отдельные папки для каждого из своих под-

чиненных, босса или коллег, с которыми регулярно

контактируете. Напишите на них имена людей и поло-

жите записки с указанием, какие действия этих людей

в рамках реализации долгосрочных проектов вам не-

обходимо проконтролировать.

8. Если вы по-прежнему используете много бумажных

документов, подумайте о создании календарной кар-

тотеки, предназначенной для тех бумаг, с которыми

необходимо будет поработать в определенное вре-

мя или дату. Если вы имеете дело главным образом

с электронными документами, включите функцию

«Напоминание» в той системе, которую применяете

для контроля выполнения задач, или внесите такие

напоминания в свой ежедневник. Необходимо ис-

пользовать систему, которая поможет вспомнить

о том, что нужно сделать, а не полагаться только

на свою память.

116 Работай меньше, успевай больше

9. Упорядочите электронную почту. Ваша задача —

очистить ящик входящих сообщений, а письма, ко-

торые вы намерены сохранить, — переместить в со-

ответствующие папки дерева папок входящей по-

чты. Лучше всего начать процесс с просмотра самых

старых писем. Прежде всего выясните возможности

своей почтовой программы. Воспользуйтесь схе-

мой должностных обязанностей, чтобы определить,

какие категории папок (каталогов) нужно создать.

Просмотрите каждое письмо в ящике входящих со-

общений и либо дайте на него ответ, либо поручите

сделать это кому-то другому, либо запишите в список

задач (если письмо предполагает выполнение тех или

иных действий в будущем), либо удалите или поме-

стите в архив. Так поступите с каждым электронным

письмом.

10. Если ваши электронные документы сохранены на дис-

ке С, создайте папки «1Рабочие», «2Справочные»,

«3Архивные» для тех документов, которые намерены

сохранить.

11. Воспользовавшись схемой должностных обязанно-

стей, сформируйте систему вложенных папок (под-

каталогов) для хранения электронных документов,

идентичную той, которую вы создали для хранения

бумажных документов.

12. Начните процедуру просмотра всех сохраненных доку-

ментов, пытаясь по каждому из них решить следующее:

– Вы пользуетесь этим документом сейчас или он по-

надобится вам в будущем?

– Можете ли вы получить доступ к нему в каком-то

другом месте?

– Следует ли переименовать этот документ?

3. Организуйте это сразу же! 117

– Следует ли удалить его?

– Действуйте в соответствии с принятыми решениями.

13. Если у вас нет времени или желания заниматься ор-

ганизацией электронных документов в последова-

тельности, указанной в пунктах 9–12, рекомендую

воспользоваться функциями поиска, предлагаемыми

в программах Microsoft Outlook или Lotus Notes, или

установить одну из новых программ поиска, таких как

Google Desktop, X1 Professional Client или любое дру-

гое приложение. Поработайте с ней и хорошо изучите

ее функции с тем, чтобы быстро отыскивать нужные

электронные документы.

14. Если у вас нет возможности уделить организации

рабочего процесса один-два дня, последуйте совету

Джулии Моргенстерн, который она дает в своей книге

«Никогда не проверяйте электронную почту утром»

(«Never Check E-Mail in the Morning»), и займитесь

самыми трудными участками. Поделите все действия

на участки по степени их важности и занимайтесь

каким-то из них. По завершении организации одного

участка возвращайтесь к обычной работе, а остальны-

ми занимайтесь в удобное для вас время.

15. Составьте список недостающих канцелярских при-

надлежностей и инструментов, необходимых для вы-

полнения работы (ручки, скотч, скобки для степлера,

ножницы, конверты, марки, папки, ярлыки, диски

и любые другие предметы, которые могут вам пона-

добиться). Позаботьтесь о том, чтобы они всегда были

у вас под рукой и в исправном состоянии.

Вот и все. Приступайте. Сделайте это сразу же!

4. Сделайте это

своей привычкой

Мы — то, что мы делаем постоянно. Следовательно,

совершенство — это не поступок, а привычка.

Аристотель

Краткое содержание

Из этой главы вы узнаете:

— как организовать свой рабочий график, планируя за-

дачи на большие промежутки времени;

— группировать задачи, связанные с работой; выделять

время для обработки всех писем и служебных записок

за один раз; поступать таким же образом с телефон-

ными звонками, электронной почтой и т.д.;

— игнорировать информацию, не представляющую для

вас никакой ценности, и сделать так, чтобы она во-

обще к вам не поступала;

— положить конец прерываниям в работе, отнимающим

у вас время;

— проводить плановые встречи с подчиненными один

на один, для того чтобы улучшить взаимопонимание

и повысить эффективность работы.

Научившись правильно работать над поставленными за-

дачами, вы существенно повысите свою эффективность.

Самый простой способ сделать это — сгруппировать

120 Работай меньше, успевай больше

многочисленные задачи, связанные с вашей работой, и пре-

вратить их выполнение в привычку. Это позволит тратить

меньше времени на рутинные операции, оставляя тем са-

мым больше времени для действительно важных дел. Вы

должны сами определить их приоритетность, а затем найти

способ их более результативного выполнения.

Сначала проанализируйте, как вы расходуете свое время.

Затем спросите себя: «Были бы полученные результаты более

весомыми, если бы я работал над другими задачами?» Кроме

того, задайте себе еще и такой вопрос: «Как можно было бы вы-

полнять задачи более высокого уровня чаще и эффективнее?»

Нам всем время от времени нужен подзатыльник, который

выбил бы нас из привычной колеи, заставил переосмыслить

свои проблемы и простимулировал задать новые вопросы

и получить на них другие правильные ответы.

Роджер фон Эйк, «Дайте себе подзатыльник,

или Как стать более креативным»

Ведите журнал учета времени

Для того чтобы точно определить, как вы расходуете свое

время, ведите журнал учета. В своей самой известной кни-

ге «Эффективный руководитель»* Питер Друкер утверждает,

что мы не можем управлять своим временем до тех пор, пока

не узнаем, куда оно уходит. Безусловно, все мы уверены в том, что знаем, куда оно девается, но на самом деле это не так.

Иногда я прошу руководителей, которые гордятся своей памятью, изло-

жить на бумаге свои предположения относительно того, как они расходу-

ют время. Затем беру эти записи и прячу в письменный стол на несколь-

ко недель или месяцев. Тем временем эти руководители фиксируют свои

реальные затраты времени. Я ни разу не наблюдал соответствия между

тем, как они представляют себе свои затраты времени, и записями, от-

ражающими фактическое положение дел.

* Друкер П. Эффективный руководитель. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

4. Сделайте это своей привычкой 121

Только ведение журнала учета времени позволит вам соста-

вить точное представление о том, на что вы его расходуете.

Я часто использовал этот метод в работе с особенно заня-

тыми клиентами. Они настолько загружены работой, что

не имеют четкого представления о характере своей загру-

женности и не могут эффективно справиться с ней. Записи, сделанные в журнале учета времени, говорят им не только

о том, на что они тратят время, но и о том, кто создает про-

блемы в их работе, какие обязанности они, возможно, не вы-

полняют и не отнимают ли они сами время у других людей.

Для того чтобы ведение журнала учета времени не было

вам в тягость, просто положите лист бумаги на рабочем сто-

ле, когда выполняете какую-либо работу, и записывайте, что

именно вы делали, сколько времени это заняло и с кем вы

общались по этому вопросу. Вскоре вы начнете понимать,

на что и сколько времени расходуете. На рис. 4.1. представ-

лен образец журнала учета времени.

Через пару недель ведения такого журнала подведите

итог. Вы получите реальную картину того, на что уходит

ваше время. Затем начните устранять причины его неэффек-

тивного использования.

Электронный журнал учета времени

Компьютеры и современные прикладные программы позво-

ляют повысить точность учета времени и облегчить процесс

внесения данных в таблицу и оценки полученных результа-

тов. Кроме того, вы можете не только вести учет времени, но и делать это на уровне отдела или компании. Одна из таких

прикладных программ — Time Tiger (www.timetiger.com)*.

* Русскоязычным читателям, возможно, удобнее будет пользоваться одной из

следующих программ: «Система учета времени», Motivateclock или True Time Tacker. Прим. ред.

122 Работай меньше, успевай больше

Рис. 4.1. Образец журнала учета времени

Вид деятельности

Человек

Тема

Дата добавления: 2015-07-02