Планирование офиса

Господь хочет, чтобы наш разум работал наилучшим образом, и не хочет, чтобы мы, истощив наш разум, пользовались его отбросами. Я полагаю, что качество Господь предпочитает количеству». Джордж Макдональд

ГЛАВА 8. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВРЕМЕНИ В ОФИСЕ

Большинство из нас работают в офисах. Офисы могут быть самые разные: от роскошных апартаментов в штаб-квартирах больших организаций до отдельной небольшой комнаты профессионала или свободного предпринимателя.

По мере достижения успехов в планировании вашего времени вы начнете осознавать опасность, которую представляет для вас офисная жизнь, поскольку офисы населены разными людьми и эти люди могут распоряжаться своим временем не самым рациональным образом. Еще хуже, если они начнут злоупотреблять вашим временем или мешать вашим усилиям сотнями различных способов.

Не поймите меня неправильно; я горячий сторонник совместной работы с другими людьми. Работа в группе не только важна, но и по большей части приносит удовлетворение. Но существует огромная разница между редким явлением высокоэффективной работы слаженной группы и работой большинства остальных групп. Основная характеристика такой группы заключается в стремлении каждого ее члена, будь то он или она, использовать свое время и время других сотрудников для достижения наилучшего общего результата.

Точно так же, как многие продукты в наше время имеют маркировку, предупреждающую о нанесении вреда здоровью, так и в некоторых офисах следует повесить объявление, предупреждающее о потере времени: ВНИМАНИЕ, РАБОТА В ЭТОМ ОФИСЕ МОЖЕТ НАНЕСТИ УЩЕРБ ВАШЕМУ ВРЕМЕНИ.

Входит или нет ваш офис в эту категорию, зависит от взаимоотношений и мастерства ваших коллег или подчиненных. Представьте на мгновение, что ваш офис — это оазис в африканской степи. Хищники знают, где найти дичь в этих местах в определенное время. Главные растратчики времени точно знают, где вы будете находиться, если они захотят поживиться кровью вашего времени.

Цель этой главы — помочь вам преобразовать ваш офис в платформу для эффективных действий. После того как вы ее прочтете, вы познакомитесь с принципами управления временем в офисе и сможете некоторые из них применить в вашем собственном офисе уже на следующей неделе.

Вы будете незаметно терять время, если ваше рабочее место недостаточно хорошо организовано. Безусловно, не стоит быть одержимым в отношении обстановки офиса. Признаком персоны достаточно высокого статуса является его постоянная забота о качестве покрытия или размерах рабочего стола. Но вы должны приложить усилия для того, чтобы правильно и функционально расставить мебель в офисе, чтобы обеспечить себе максимальную свободу и возможность эффективной работы.

Ваша индивидуальность естественным образом проявляется в ваших симпатиях и антипатиях, проявляющихся при оформлении офиса. Работа изменяет привычки. Но вы сможете проверить, используя приведенные ниже тесты, обеспечивают ли ваши привычки эффективную работу в офисе. Возможно, вы приобрели ряд таких привычек, которые не способствуют эффективной работе. Если положение таково, то такую неэффективную рутину следует модифицировать, а может быть, и вовсе от нее избавиться.

Ваш офис должен быть так освещен, чтобы вы могли комфортно и эффективно работать. Оборудование и материалы, которыми наиболее часто пользуетесь, должны быть под рукой. Например, если вы используете в повседневной работе персональный компьютер, то он должен стоять на вашем столе, чтобы при создании или просмотре документа вам не приходилось вставать из-за стола.

Таблица 8.1. План офиса

Комфортность и эстетичность играют важную роль при оформлении вашего офиса. Представьте себе, вы входите в свой офис и впадаете в депрессию от одного вида своего рабочего места: документы не разобраны и лежат кучей, немытые чашки из-под кофе, пыльные и грязные окна и мрачное внутреннее убранство. Измените ситуацию! Просто удивительно, насколько лучше вы почувствуете себя в офисе, только что приведенном в порядок, с хорошо освещенными стенами, на которых развешаны картины и гравюры, с полом, покрытым паласом, со свежими цветами или живыми зелеными растениями в горшках.

Хорошее освещение особенно необходимо, чтобы ваши глаза не уставали и вы не страдали головной болью. Желательно, чтобы свет от окна падал на рабочий стол слева, и прямо перед вами не располагались никакие яркие источники света. Желательно также уменьшить уровень шумов, то есть чтобы люди разговаривали тише и ходили меньше в непосредственной близости от вас.

Никогда не жалейте денег на приобретение комфортабельных и функциональных кресел как для себя, так и для своих сотрудников. Это совсем не означает, что вы должны покупать плюшевые кресла, подобные креслам в первом классе самолета. Боль в спине — это всеобщая болезнь и страдание всех, кто сидит в плохо сконструированных креслах. Проконсультируйтесь у специалистов и покупайте кресла, которые позволят вам и вашим сотрудникам работать без напряжения в спине и избавят от физической усталости.

Необходимо хорошо продумать планировку вашего офиса. Если вы старший менеджер или исполнительный директор, то ваш офис должен иметь не только ваше рабочее место, но и стол для проведения встреч и совещаний. Один из возможных дизайнов офиса приведен на рисунке слева.

Ваш стол следует расположить таким образом, чтобы вы отвернули от него лицо, когда вы начинаете говорить с вошедшим посетителем. Если вы разговариваете с посетителем через стол или уткнувшись в бумаги, то это создает между вами и вошедшим барьер, если не сказать баррикаду.

Если вы много пишете, да еще и правой рукой, то источник света должен быть расположен слева от вас. Желательно не располагать письменный стол прямо перед окном, поскольку вид из окна будет вас отвлекать и мешать сосредоточиться.

Для работы, отвечающей требованиям научной организации труда, поверхность стола имеет важное значение. В этом отношении офис подобен кухне. Одного письменного стола недостаточно. Вам также необходим рабочий стол или придвижной столик к вашему письменному столу или расположенный близко от вас.

Если вы много ездите, то в вашем офисе должно быть предусмотрено место для хранения одежды и вашего багажа, что позволит вам сохранить ваше время. Если в вашем офисе нет подходящего отделения для этой цели, то небольшой гардероб вполне обеспечит вас необходимым пространством.

Обратите внимание, что стол для конференций на рис. 8.1 круглый. Вы, конечно, помните, что первым ввел в обращение круглый стол легендарный король Артур.

В отличие от продолговатого стола круглый стол препятствует утомительным ссорам о председательском месте среди собравшихся рыцарей. Никто не мог пожаловаться, что он сидит на нижнем конце стола. Круглый стол символизирует высокую степень равенства собравшихся за ним людей. Он подчеркивает, что основной смысл совещания заключается в том, что каждый должен высказывать свои мысли без опасения и никому не оказывается предпочтение. «Когда перед нами стоит проблема, — писал один из менеджеров компании «Шелл», который выслушивал предложение одного из своих сотрудников, собравшихся вокруг круглого стола в его офисе, — мы собираем вместе специалистов, которые способны лучше других разобраться с этой проблемой, и при ее обсуждении мы все равны». Часто мы слышим очень интересные предложения от весьма молодых людей, и очень важно, чтобы все они чувствовали себя свободно и могли на равных условия обсуждать проблему. Почему-то круглый стол лучше всего подходит для этой цели и, кроме того, весьма практичен.

Дата добавления: 2015-06-27