Подготовка к эффективному проведению совещания

Тщательная подготовка — это секрет совещаний, эффективно использующих время. Во-первых, и самое главное, важно, чтобы председатель имел ясное представление о типе предлагаемого совещания. Это может быть один из пяти типов, предложенных в таблице 9.1, или их комбинация. Для каждой из этих категорий подлинные цели собрания должны быть кристально ясны. Надежный способ еще раз проверить, спросив себя: «Куда мы должны прийти к концу этого совещания?»

Повестка дня совещания — это ключевой фактор. Она должна быть напечатана крупным шрифтом на отдельном листе бумаги и лежать перед вами во время проведения собрания, напоминая вам о его цели. Напишите ее, тщательно обдумав и указав темы для дискуссии и проект решения. Кратко опишите вопрос или тему. «Издержки монтажа», например, выглядит достаточно кратко и неопределенно, в то время как «Издержки монтажа: обсудить доклад об экономии энергии на фабрике и дать решения по первому и третьему предложениям на с. 16» выглядит гораздо определеннее. Это дает возможность людям обдумать заранее существо вопроса. Постарайтесь, чтобы каждый участник получил повестку совещания и соответствующие бумаги — в данном случае доклад об экономии электроэнергии — по крайней мере за пять рабочих дней до совещания.

Люди получают большую часть информации через глаза, а не через уши. Вспомните китайское изречение: «Картина стоит тысячи слов». Следовательно, визуальные материалы (слайды, диаграммы, графики) достаточно часто будут играть роль при проведении совещаний: если они понятны, просты и живые, то смогут сберечь ваше время.

Упражнение для тренировки

Определите следующие три официальные встречи, на которых вы будете являться председателем. Кратко запишите их на клочке бумаги и обозначьте буквами А, В и С. Собираетесь ли вы использовать что-нибудь из следующего:

	А	B	C
Проектор
Слайды
Подготовленные диаграммы
Рисование диаграмм по ходу совещания
Доклады
Финансовые бюллетени
Написанная повестка собрания
Модели
Минуты
Различная планировка комнаты

Результаты ключевой предварительной подготовки можно сформулировать следующим образом:

Таблица 9.4. Подготовка к совещанию ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ СОВЕЩАНИЯ Рассмотрите возможные цели совещания, например, такие, как: · Привлечь в компанию консультантов · Совершенствование обеспечения производственной деятельности · Решить нерешенные проблемы ИЗУЧЕНИЕ ТЕМЫ · Сбор фактов и информации · Определение главных тем для обсуждения · Обсуждение возможных различных точек зрения СХЕМА ДИСКУССИИ · Установление конечной цели · Рассмотрение промежуточных целей · Вопросы для обсуждения · План вводного выступления перед началом дискуссии, включающий основные темы для обсуждения · Составление расписания совещания ЗАВЕРШАЮЩАЯ ПОДГОТОВКА · Распечатка и рассылка приглашений в согласованное время · Подготовка помещения · Подготовка необходимых материалов, включая прозрачки для проектора, слайды и др.

Время подготовки к совещанию редко растрачивается бесцельно. Если вы идете на совещание с ясными представлениями о его целях, мысленно заранее проведя совещание и все к нему подготовив, почти на сто процентов можно быть уверенным, что вы с пользой потратили время на подготовку. #page#

Дата добавления: 2015-06-27