Состав комплексов задач в системе учета отгрузки и реализации готовой продукции

Исходя из функций учета заказов на готовую продукцию, её отгрузки и реализации, присущих функциональным отделам предприятия, подсистема решает следующие комплексы задач:

- Автоматизированные информационные технологии (АИТ) формирования Картотеки заказчиков готовой продукции;

- АИТ в учете заявок на готовую продукцию;

- АИТ в учете отгрузки готовой продукции потребителям;

- АИТ в учете и контроле соответствия фактических сроков отгрузки плановым;

- АИТ в контроле сроков оплаты потребителями за отгруженную продукцию;

- АИТ в учете денежных средств за отгруженную продукцию;

- АИТ в анализе выполнения планов поставок готовой продукции;

- АИТ в учете сумм прибыли за реализованную продукцию.

Для реализации задач названных комплексов могут быть применены различные технические и программные средства, т.е. различные АИТ. Однако изложенные выше предпосылки внедрения АИТ в учете материалов указывают на целесообразность организации, ведения и использования информации в этой области учета в виде постоянно формируемой реляционной базы данных (БД).

Рассмотрим вариант создания и ведения реляционной БД, основанный на применении современных ПЭВМ, работающих в режиме АРМ, и ПП ACCESS (Microsoft Office 2000).

Дальнейшее изложение материала требует элементарного ознакомления с возможностями и особенностями программы указанного выше ПП ACCESS 2000.

3. Общие сведения о ПП ACCESS 2000

ACCESS 2000 – одна из наиболее популярных программ среди систем управления базами данных (СУБД), предназначенных для создания и ведения реляционных данных.

Реляционная БД - это определенным образом организованная совокупность данных, хранимых и обрабатываемых средствами ЭВМ и предназначенных для многократного и многоцелевого использования либо при решении функциональных задач пользователя, либо для информационно-справочного обслуживания.

Объектами БД являются: Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты, Макросы, Модули, Страницы.

Таблицы – основной объект любой БД. Во-первых, они хранят все данные, имеющиеся в базе; во-вторых, они хранят структуру базы: поля, их типы, свойства и логические связи.

Реляционная БД состоит из множества взаимосвязанных двумерных реляционных таблиц. Каждая реляционная таблица, являясь аналогом обычного бумажного документа, представляет в БД конкретный раздел (участок) информации – информационный объект.

В совокупности реляционные таблицы – информационные объектысоставляют предметную область, т.е. объект автоматизации.

Формы – это объекты БД, предназначенные для ввода данных и отображения их на экране в удобном для работы пользователя виде. Форма позволяет на основе нескольких таблиц создавать единый виртуальныйдокумент, по виду и содержанию привычный пользователю. Одновременно с этим в Форме можно создать специальные элементы управления, позволяющие автоматизировать ввод и поиск данных: раскрывающиеся списки, счетчики, переключатели, флажки, стрелки и прочее.

Преимущества форм особенно наглядны при создании и ведении картотек.

Запросы – объекты БД, служащие для отбора данных из одной или нескольких связанных таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Запросы позволяют производить отбор, сортирование и фильтрацию данных; обновлять, удалять и добавлять данные в таблицы; создавать новые виртуальные таблицы; выполнять обработку данных по заданному алгоритму.

Особенность запросов состоит в том, что они, используя данные таблиц, создают на их основе временную результирующую таблицу.

«Временность»результирующей таблицы указывает на состояние ее данных в момент запроса. Поэтому ее часть называют моментальным снимком.

Отчеты – объекты БД, предназначенные для формирования и вывода данных на печатающее устройство.

По структуре и свойствам Отчеты во многом похожи на Формы, но в отличие от последних предназначены только для вывода на печать, поэтому в Отчетах заложены возможности для группирования выводимых данных и использования специальных элементов оформления печатных документов: номера страниц, верхний и нижний колонтитулы и т.д.

Отчеты, как и Запросы, формируют результирующую информацию. В отличие от результирующих данных Запроса, носящих характер «моментального снимка», данные Отчета отражают состояние объекта Управления за определенный период времени.

Макросы и Модули – это категории объектов БД, являющиеся средством автоматизации программирования задач пользователя. Они оперируют объектами БД: Таблицами, Формами, Запросами и Отчетами, выполняя над ними необходимые действия.

Макро с, являясь эффективным средством автоматизации работы с базой, представляет собой программу, состоящую из последовательности внутренних команд СУБД – макрокоманд.

Макрокоманда – это инструкция, предписывающая выполнение конкретного действия. Язык макросов представлен набором макрокоманд (более 40), которые способны описать и реализовать практически любые действия, связанные с решением задач пользователя, не прибегая к созданию программных Модулей на языке Visual Basic. Эта особенность языка макросов замечательна тем, что она, являясь языком более высокого уровня, чем Visual Basic, не требует от пользователя знаний программирования.

Модуль – это программа, составленная на внешнем языке программирования Visual Basic. Он является одним из средств, с помощью которого разработчик базы (не пользователь) может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, отвечающие требованиям пользователя.

Разработка модуля требует знаний программирования.

Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенных для просмотра и работы через Internet или intranet с данными, хранящимися в базах данных Access или базах данных Microsoft SQL Server.

4. Проектирование базы данных «Реализация готовой продукции»

4.1. Обследование действующей системы учета заявок, отгрузки и реализации готовой продукции

Созданию БД предшествует ее проектирование. Это основополагающий этап формирования любой базы, в т.ч. и базы данных «Реализация готовой продукции», поскольку именно при проектировании закладываются основные параметры и характеристики будущей автоматизированной системы.

Поскольку объектом автоматизации является действующая (ручная) система учета, она должна быть тщательно обследована. Обследование предполагает:

1. Четкое определение границ обследуемого объекта. В данном случае это один участков учета на предприятии – Учет сбыта и реализации готовой продукции.

2. Выявление круга пользователей информации. Ими являются планово-производственный отдел, отдел сбыта и реализации, транспортный отдел, бухгалтерия и финансовый отдел. Именно для них и с учетом их требований проводится автоматизация.

3. Выявление состава решаемых задач(видов выполняемых расчетов). Назовем их макрозадачами (без учета структурных разрезов): ведение картотеки Реализация готовой продукции, учёт заявок на производимую предприятием продукцию, учёт отгрузки готовой продукции, учёт реализация готовой продукции, учёт денежных средств за реализованную продукцию, учёт прибыли от реализации готовой продукции и т. д.

4. Описание исходной информации для проведения учета: НСИ и оперативной. Информация возникает и формируется в данной подсистеме, а также поступает из других подразделений, где она формируется и синтезируется.

НСИ. Классификатор изделий: наименование изделия, код изделия, единица измерения, плановая производственная себестоимость.

Классификатор заказчиков: наименование заказчика, код заказчика, банковский счёт, корреспондентский счёт, субсчет, аналитический счет, адрес, телефон, процент штрафа за просрочку платежа.

Оперативная информация.

Заявка (договор на поставку): код заказчика, код изделия, цена договорная, заявленное количество, плановая дата поставки. Товарно-транспортная накладная: код заказчика, код изделия, дата отгрузки, отгруженное количество.

Счёт-фактура (учёт поступления средств за отгруженную продукцию): код заказчика, код изделия, цена договорная, оплаченное количество, дата оплаты, оплата.

Приведенные документы являются основой создания реляционной БД «Реализация готовой продукции».

5. Описание выходной информации: промежуточной и результатной, которые представляют Картотека реализация готовой продукции, рапорты, ведомости, отчеты и справки о состоянии заказов, отгрузки и реализации готовой продукции. Они составят основу создаваемых объектов БД: Запросов, Отчетов, Форм.

6. Выявление информационной взаимосвязи задач, что позволит установить логические связи между таблицами и построить схему данных для создаваемой БД.

Обследование объекта автоматизации проводится совместными усилиями проектировщика БД и пользователя.

Дата добавления: 2015-06-27