Доповідна й пояснювальна записки

Д о п о в і д н а з а п и с к а — це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють в н у т р і ш н і доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і з о в н і ш н і, адресовані керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини, подавши в кінці чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки або передруковують.

П о я с н ю в а л ь н а з а п и с к а — це письмове пояснення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка — це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Доповідна і пояснювальна записки близькі за формою і містять такі реквізити:

1) посаду, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка;

2) назву виду документа;

3) зміст записки;

4) посаду, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

5) дату складання.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, їх оформляють на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються за її межі, — пишуть на бланку і реєструють.

Зразки пояснювальної та доповідної записок:

Факультет спорту Деканові

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА факультету спорту

1.03.2007 № 1 доц. Бережанському В. О.

Про порушення навчальної дисципліни

Студенти 5-ї групи спеціальності „Футбол” 28.02.2007 р. не з’явилися на заняття з української мови за професійним спрямуванням тому, що відвідували виставку картин епохи Відродження у Львівській картинній галереї, що проводилася для студентів на 13 годину.

Староста 5-ї групи (підпис) О. В. Ярощук

Кафедра української Керівникові

та іноземних мов навчальної частини

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Стефанишинові В. М.

25.09.2006. № 34-12 / 243

Про збільшення кількості годин

Мовна культура — один з найважливіших показників культури духовної. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, ітеліґентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів І курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зарієнтована на вдосконалення зв’язного мовлення. На жаль, навчальним планом передбачено лише дві години таких занять. Просимо навчальну частину розглянути це питання й збільшити кількість годин на вивчення української ділової мови. Адже мова — генетичний код нації, який поєднує минуле із сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.

Завідувач кафедри (підпис) О. В. Боровська

Дата добавления: 2015-06-28