Поставьте на ваши папки этикетки

Держите ящики, заполненными менее, чем на три четверти

Всегда старайтесь держать ящики с документами заполненными менее, чем на три четверти. Если они заставлены, вы будете подсознательно противиться складывать туда вещи, а стало быть, и стопка документов на вашем столе будет расти. Если ящик становится тесноват, я могу заняться его разбором пока ожидаю ответа по телефону, например.

Я вообще не знаю таких людей, которые не страдали бы проблемой переполненных ящиков. Если вы не хотите переломать ногти, и если вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления размещению документов в системе хранения, тогда вам следует держать ящики достаточно свободными, чтобы вы могли без труда добавлять и доставать документы.

Реакция некоторых людей на это такова: "Я же должен буду тогда накупить ещё ящиков!" — как будто это что-то ужасное. Если информация стоит того, чтобы её хранить, тогда и хранить её стоит так, чтобы она была легко доступна, так ведь? А если нет, тогда зачем её хранить? Говорят, что мы живем в эпоху Информации; если это так, а вы делаете что-то, что затрудняет вам же её использование… это не разумно.

Возможно, вам придётся сделать ещё одну систему хранения для того, чтобы обеспечить комфорт вашего рабочего места и наличие под рукой необходимой информации. Например, материалы завершённого проекта и устаревшую информацию из клиенткой базы всё-таки нужно хранить, но где-нибудь подальше, по меньшей мере за пределами своего рабочего места.

Напечатанные этикетки изменят сущность ваших папок и ваше отношение к ним. Папки с этикетками приятнее держать на столе; каждый может определить, что там; вы видите, что это за папки издалека, их даже необязательно вынимать из портфеля; и когда вы открываете ваши ящики с папками, вы в первую очередь смотрите на такие же этикетки, которыми в алфавитном порядке снабжены внутренние разделы с папками. Теперь открывать ящик, складывать туда папки или находить нужное становится даже приятно.

Быть может в 21-вом веке ученые дадут, наконец, какое-нибудь сложное неврологическое объяснение, почему папки с этикетками работают так эффективно. Пока этого не произошло, просто поверьте мне. Купите себе личный аппарат для наклейки этикеток. Для того, чтобы заставить систему работать бесперебойно, вам надо будет всегда держать аппарат под рукой, чтобы при помещении документа в систему хранения вы могли им воспользоваться. И не делитесь ни с кем! Если вам понадобится что-то сохранить, а "этикеточного аппарата" не окажется под рукой, вы просто сложите этот материал в стопку, вместо того, чтобы найти ей подходящее место в системе хранения. Такой аппарат должен стать по важности в ряд со стэплером.

Дата добавления: 2015-06-28