Тройная модель оценки ежедневной работы

Невозможно быть до конца уверенным в правильности своих решений, если не знаете наверняка, в чем заключается ваша работа.

Приоритеты

Нет причин быть непродуктивным даже если вы сегодня не в лучшей форме.

Находясь в определённом ситуационном контексте, располагая и временем и силами, следующим логичным критерием принятия решения является относительный приоритет: "исходя из оставшихся возможностей, что для меня сейчас самое важное?".

"Как определить приоритеты?" — этот вопрос я нередко слышу от людей, с которыми работаю. Он происходит из их собственного опыта, когда перед ними оказывается гораздо больше дел, чем они могли бы выполнить. Они понимают, что предстоит трудный выбор, и некоторые дела не смогут быть выполнены совсем.

Чтобы не беспокоиться по поводу несделанных за день дел, вы должны чётко обозначить для себя границы своей ответственности, цели и ценности. Этот процесс постоянно включает в себя сложное взаимодействие целей, ценностей и направлений деятельности вашей организации и других важных для вас людей, а также важности взаимоотношений лично с вами.

Расстановка приоритетов предполагает, что одни вещи более важны чем другие, но важны относительно чего? В данном случае ответ — относительно происхождения задач, которые вам надо решить: есть задачи, которые вы сами перед собой поставили, а есть — которые вы от кого-то получили. Введём две схемы, которые вам следует не забывать. Они касаются идентификации вашей работы. Помните, что несмотря на то, что эта методология распространяется в основном на вашу профессиональную деятельность, я использую слово "работа" в более широком смысле, имея ввиду всё, что вам так или иначе надо выполнить в личном или профессиональном плане.

На сегодняшний день повседневная работа сама по себе является для большинства профессионалов новым типом задач. Это необходимо понимать, так как мы стараемся построить наиболее продуктивную систему. Как я рассказывал ранее, в течение дня вы будете вовлечены в один из следующих видов деятельности:

• выполнение предопределённой работы;
• выполнение работы по мере её появления;
• определение, идентификация работ.

Вы можете решать задачи, руководствуясь вашими списками; выполнять задания, в той последовательности, в которой они возникают, или обрабатывать поступающую информацию и определять, какая работа должна быть проделана сейчас, а какая позже.

Несмотря на здравый смысл, многие люди слишком легко попадаются в ловушку второго вида деятельности в ущерб остальным — они выполняют только те задачи, которые поступили только что, и позволяют простаивать двум другим видам.

Скажем, сегодня понедельник, 10:26 и вы сейчас в офисе. Вы только что завершили незапланированный получасовой телефонный разговор с потенциальным клиентом, и в результате разговора у вас появилось три страницы малоразборчивых пометок. На 11:00 у вас назначено собрание персонала, это примерно через полчаса. Вчера вечером вы с супругой поздно вернулись от родителей и до сих пор чувствуете себя немного не в форме (вы обещали вашему тестю поговорить с ним насчет… чего?). Ваш ассистент только что положил перед вами список из шести оставленных вам телефонных сообщений. Через пару дней вам предстоит провести основной сеанс стратегического планирования, по которому вы должны ещё сформулировать свои идеи. Когда вы сегодня ехали на работу, обнаружили, что масло в машине надо бы поменять. А когда вы проходили по коридору мимо начальницы, она напомнила вам, что сегодня до совещания, которое намечено на три часа дня, она ждёт ваших комментариев по предложению, которое она вчера вам отправила электронной почтой.

Готова ли ваши система управления к тому, чтобы справиться со всеми этими делами, которые свалились на вас сегодня, в понедельник в 10:26? Если вы всё ещё пытаетесь удержать всё это в голове, и если вы до сих пор заносите в свои списки только критические задачи, то ответом на этот вопрос будет "нет".

Я заметил, что многим гораздо более комфортно иметь дело с кризисами и сюрпризами, нежели с процессами обработки, организации и обзора, которые не расцениваются как самоочевидная часть работы. Очень просто оказаться в состоянии "очень занят очень срочным", особенно если у вас полно необработанной и относительно неконтролируемой информации на вашем столе, в электронной почте и в голове.

На самом деле, большая часть профессиональных или личных дел как только возникают, так сразу же и становятся приоритетными. Это утверждение наиболее справедливо для профессионалов, чей род деятельности предполагает постоянную готовность к выполнению новой работы, как только она возникнет. Например, когда ваш начальник вызывает вас к себе в кабинет на несколько минут, вы вынуждены уделить ему внимание. Или вы получаете от старшего менеджера запрос, который внезапно становится важнее всего того, что вы на сегодня запланировали. Или в ходе выполнения заказа вашего главного клиента вы сталкиваетесь с проблемой, и вам надо заняться этим немедленно.

Дата добавления: 2015-06-28