Документальне оформлення надходження і вибуття запасів. Облік запасів на складах та його зв'язок із обліком у бухгалтерії

У бюджетних організаціях запаси можуть поступати в результаті:

- придбання за плату;

- безоплатного отримання;

- виготовлення власними силами.

Матеріальні цінності прибуткують на склад на основі первинних документів: товарних накладних, товарно-транспортних накладних і інших документів.

Для отримання матеріальних цінностей уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей (типова ф. М-2). Цінності, що поступили, піддаються перевірці і відповідності їх асортименту, кількості, якості (Інструкція про приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за кількістю – постанова Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.65 № П-6 та Інструкція про приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за якістю – постанова Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 25.04.66 № П-7).

При отриманні запасів на склад матеріально відповідальна особа розписується в отриманні на документі постачальника або на акті приймання запасів і приймає їх на відповідальне зберігання. Передача запасів безпосередньо до експлуатації, без складського оформлення забороняється.

У разі розбіжності між даними документів і фактичною наявністю матеріальних цінностей складається Акт здачі-приймання матеріалів (типова форма № З-1). Акт складається приймальною комісією в двох екземплярах з обов'язковою участю завідувача складом і представника постачальника.

Аналітичний облік запасів ведеться по місцях їх відповідального зберігання (на складі) і в бухгалтерії.

Для аналітичного обліку застосовуються наступні регістри: Книга (картка) кількісного-сумового обліку (типова ф. З-6 і З-6а, З-7), Книга обліку тварин (З-8), Книга складського обліку запасів (З-9), Журнал реєстрації битого посуду (З-10), Оборотні і накопичувальні відомості (З-11), Опис карток з обліку запасів (З-14).

Запаси, придбані за рахунок спеціальних засобів, враховуються в тих же документах, але окремо від запасів, придбаних за рахунок засобів загального фонду.

Облік запасів ведеться по місцях відповідального зберігання, ведеться матеріально відповідальними особами в Книзі складського обліку запасів (ф. № З-9), в якій враховується надходження, витрачання запасів і виводяться залишки по найменуваннях, сортах в кількісному виразі. У Книзі нумеруються всі сторінки, і указується, скільки пронумеровано сторінок.

Облік запасів можна додатково вести по номенклатурних номерах.

Номенклатурний номер – це умовний числовий код обліку, який привласнюється групі предметів даного найменування, якості і ціни. Номенклатурний номер має 7 знаків: перші три знаки - означають субрахунок; четвертий – підгрупу, три останні – порядковий номер предмету в підгрупі.

Реєстр прибуткових і витратних документів складають у 2 екземплярах: для складу (у матеріально відповідальних осіб) та бухгалтерії.

У бухгалтерії облік запасів ведеться в кількісному і сумовому виразі, по найменуваннях, матеріально відповідальних особах. Облік ведеться в книгах (або картках) кількісно-сумового обліку (форма № З-6, картки ф. № З-7).

Усі картки реєструються в описі карток по обліку запасів (ф. № З-14). У центральній бухгалтерії описи ведуться по кожній обслуговуваній установі.

Складський облік запасів ведеться у Книгах складського обліку запасів - ф. № З-9. Для звірки даних складського і бухгалтерського обліку застосовується оборотна відомість (ф. № З-11). Відомість відкривається на рік і складається щомісячно, згідно, даним бухгалтерського обліку по кожній групі аналітичних рахунків в кількісному і вартісному виразі. Сумові підсумки, виведені по кожному субрахунку, повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

Отримуються запаси за результатами проведення тендерів (торгів), проведення яких є обов'язковим по всіх закупівлях, які повністю або частково здійснюються за рахунок державних коштів.

Одним з джерел отримання запасів для бюджетних організацій є добродійна допомога, безвідплатне надходження.

Запаси, отримані бюджетною організацією, приймаються комісією, створеною наказом керівника. На прийняті цінності складається акт приймання, в якому указується найменування, кількість, вартість.

Вибуття запасів у бюджетних установах має наступні варіанти:

- використання запасів для потреб установи;

- безоплатна передача ТМЦ з балансу на баланс бюджетних установ;

- ліквідація, при наявності акту списання.

Матеріальні цінності з складу бюджетної установи відпускаються для господарських потреб на основі наступних документів:

- накладна-вимога, типова ф. З-3, призначена для оформлення видачі запасів зі складу стороннім організаціям, а також при оформленні переміщення запасів у межах установи;

- меню-вимога на видачу продуктів харчування, типова ф. З-4, застосовується для відпуску зі складу продуктів харчування. Складається лікарем (дієтсестрою) та робітником бухгалтерії щоденно на підставі даних про кількість особі, які мають отримати харчування, та норм розкладки продуктів харчування. У документі лікар (дієтсестра) вказує кількість продуктів харчування для виготовлення однієї порції кожної страви у відповідності до норм харчування на одного хворого (у навчальних закладах, дошкільних установах – на одну дитину), а робітник бухгалтерії наводить кількість продуктів харчування, яка є необхідною для приготування усіх порцій даної страви.

- меню-вимога на видачу продуктів харчування, типова ф. З-4а, яка застосовується для оформлення видачі продуктів харчування при автоматизованому обліку;

- заборна картка, типова ф. З-5, яка призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця. Виписується бухгалтерією на кожного отримувача на декілька найменувань матеріальних цінностей, які відносяться до одного КВЕК, у двох екземплярах, один з них за підписом отримувача зберігається на складі, інший у отримувача. Виписується у межах ліміту, який встановлюється центральним органом виконавчої влади при відомчій підпорядкованості, або установою самостійно, виходячи із планових потреб у запасах та нормах витрачання. Відпуск запасів, що перевищує ліміт, проводиться по накладній ф. № З-3.

- подорожні листи, які застосовуються для списання використаного палива;

- акт списання, типова ф. № З-2, за дозволом керівництва, в якому вказуються дані про найменування запасів, їх описання, номенклатурні номери, одиниці виміру, кількість та вартість, термін перебування в експлуатації, причини списання та спосіб знищення.

Відпускаються (списуються) запаси за балансовою вартістю або за середньозваженою собівартістю.

Метод середньозваженої собівартості застосовується за наявності в установі великої кількості однотипних запасів, придбаних по різних цінах:

С/с ср =

С зн – вартість залишку запасів на початок звітного місяця.

С з. пост. – вартість запасів, що надійшли у звітному місяці.

Зн. – кількість одиниць певного виду запасів на початок місяця (од.).

Зпост. – кількість одиниць запасів даного виду, що надійшли у звітному місяці (од.)

Облік операцій по витрачанню матеріалів, окрім продуктів харчування, ведеться в накопичувальній відомості ф. 396 (меморіальний ордер № 13).

Переоцінка запасів у бюджетній установі на даний час проводиться виключно за самостійним рішенням керівника (за наказом). Комісія визначає нові ціни кожної окремої одиниці запасів та складає Акт про зміну вартості запасів, після затвердження якого виходить наказ про внесення змін у регістри бухгалтерського обліку.

Слід зауважити, що аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок загального та спеціального фондів, ведеться окремо, з використаннях ідентичних облікових регістрів.

Безоплатна передача ТМЦ з балансу на баланс бюджетних установ дозволяється:

- у межах одного центрального органу виконавчої влади (головного розпорядника бюджетних коштів), якщо бюджетні установи фінансуються з державного бюджету;

- у межах одного місцевого бюджету, якщо бюджетні установи фінансуються з місцевого бюджету.

Підставою для безоплатної передачі ТМЦ є рішення відповідного органу (головного розпорядника бюджетних коштів).

Облік операцій по використанню матеріалів, крім продуктів харчування, ведеться у накопичувальній відомості ф. № 396 (меморіальний ордер № 13).

Дата добавления: 2014-01-03