Обработка данных средствами

Шаблон

Стиль

Кадр

Шрифты

Текстовые документы

Современные текстовые процессоры позво­ляют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, кото­рые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только тех­ническими возможностями печатающего устройства.

Электронные документы в формате текстового процессора. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электрон­ный документ, как правило, не является окончательным. Можно его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.).

Преимущество создания электронных документов, заключается в том, что, используя самые различные шрифты и типографские стили, можно оценить достоинства и недостатки документа до получения его твердой копии.

Шрифт (Font) — это набор символов одного размера и гарнитуры. К при­меру, все буквы, цифры, знаки препинания и прочие символы, образуют один шрифт. Тот же набор иного размера представляет собой другой шрифт. Шрифты имеют следующие характеристики: кегль (size), гарнитура (typeface family), насыщенность (weifiht) и стиль (style). Например, в названии «Cou­rier New, полужирный курсив, 12 пунктов»: 12 пунктов — это кегль шрифта Courier New — название гарнитуры полужирный — насыщенность, а кур­сив стиль. В тех случаях, когда шрифт определен как «нормальный» по насыщенности и «прямой» по стилю, эти названия обычно опускаются.

Кегль шрифта обычно измеряют в пунктах (point). Пункт - это единица измерения, использующаяся в полиграфии -1/72 дюйма. Кегль шрифта указывает примерное расстояние в пунктах между вершиной самого высокого символа и нижней точкой самого низкого. Наиболее распространенными стилями шрифтов являются прямой (roman) и курсив (italic). Символы прямого стиля выглядят «привычно» в них пре­обладают вертикальные штрихи. В курсиве символы наклонены вперед и обычно имеют округлую форму - этот стиль используется в основном для выделения наиболее важных фрагментов текста и в заголовках.

Насыщенность характеризует толщину штрихов символа. Чаще всего исполь­зуется нормальное (иногда его называют обычным) и полужирное начерта­ния.

Большинство шрифтов можно отнести к одной из двух категорий с засеч­ками (serif) или рубленым (sans serif). В шрифтах с засечками основные линии, формирующие символ, завершаются маленькими засечками, такими, как, например, в основании заглавной буквы Т и по краям ее перекладины. Рубленые шрифты не имеют таких «завершающих засечек». Считается, что для обычного текста (газетного или книжного) больше подходят шрифты с засечками, как, например, Times New Roman. Рубленые шрифты, такие, как Helvetica и Arial, чаще используются при офор­млении заголовков, табличных материалов (вроде отчетов в электронных таб­лицах) и при подготовке рекламной продукции. Шрифты, все символы которых имеют одинаковую ширину, принято называть равноширинными (monospaced), а те, в которых одни символы (такие как м и щ) шире, а другие (например, ь и ч) уже остальных, называются про­порциональными. Примером пропорциональных шрифтов может служить Arial или Times New Roman. Из равноширинных чаще всего используется Courier.

Таблицы

Таблицы — это простой и быстрый способ размещения содержимого документа по строкам и столбцам. Содержимое таблицы может включать в себя числа, текст, графическую информацию и любую комбинацию этих элементов. Таблица Word предоставляет особую структуру и методы для работы с такой информацией.

В Word можно использовать таблицы не только для наглядного размещения информации, но также для составления документа данных, который использу­ется в функции слияния. Можно использовать в таблицах Word даже формулы, создавая несложные электронные таблицы для автоматизации вычис­лений. Кроме того, таблицы полезны для оформления любых документов, содержимое которых имеет клеточную структуру. Бланки (формы) с заполняе­мыми полями также легко создаются с помощью таблиц. Овладение мастерством создания и редактирования таблиц совершенно необходимо для полноценной работы с Word.

В Microsoft Word есть специальное меню, команды которого предназначены для построения и оформления таблиц. Достаточно сообщить Word, где в документе необходимо поместить таблицу и сколько столбцов она должна иметь, и Word создаст для вас готовую таблицу. После того как таблица создана, можно заполнять ее содержимым, не заботясь о величине или формате ячеек. Word позволяет преобразовывать содержимое документа в табличную форму. Возможна и обратная операция — Word может преобразовать таблицу в обычную текстовую форму, убрав табличную разметку.

В таблицах Word высота каждой строки таблицы изменяется по мере того, как заносится в эту строку содержимое, и, наоборот, уменьшается, когда это содержимое удаляют. Таблицы Word могут иметь разную ширину столбцов для разных строк таблицы. Наконец, Word предос­тавляет средства для вставки линеек вокруг любой части содержимого таблицы, вокруг любой части таблицы, вокруг всех ячеек таблицы или вокруг всей таблицы.

Вычисления в таблице. Достаточно часто таблицы в документах используются для представления чисел, а также вычисления и вывода их сумм и результатов других операций. Таблицы в Word позволяют облегчить и автоматизировать такого рода вычисления. Особенно часто применяются такие вычисления с помощью таблиц, например, в деловых отчетах, счетах, проектах и т. п. Программы для работы с электронными таблицами, такие как Microsoft Excel, разрабатываются специально для выполнения различных расчетов по данным, представленным в табличной форме. Word позволяет импортировать таблицу или часть таблицы, созданной в Microsoft Excel. Тем не менее, бывает очень полезной возможность производить некоторые несложные вычисления в таблицах прямо в Word. Word позволяет вставлять в любое место любой таблицы вашего документа формульные поля. С помощью этих полей можно производить вычисления и вставлять в таблицу их результаты.

Кадр представляет собой единый объект, заключающий в себе фрагмент како­го-либо содержимого. С помощью кадров можно выделять части документа и располагать их в любом удобном месте страницы, создавая, таким образом, страницы со сложной композицией. Кадр представ­ляет собой прямоугольный или квадратный объект, который может заполняться почти любым содержимым, допустимым в документах Word. Кадр обладает определенным фиксированным местоположением либо относительно краев стра­ницы, либо относительно определенного абзаца. Для кадров можно выбирать оформление линейками и заливкой, а также разрешать обтекание текста вокруг кадра или, наоборот, запрещать размещение текста по бокам кадра.

Раздел

Разделы позволяют делить документ на части, отличающиеся друг от друга по оформлению элементов страницы.

В ситуациях, когда документ содержит несколько частей, для которых потребуется различное число колонок текста. Различают верхние или нижние колонтитулы, различая величины полей для размещения на них тех или иных элементов и т. д. Для того чтобы дать возможность устанав­ливать различные параметры оформления для различных частей документа, Word позволяет делить документ на разделы. Внутри каждого раздела можно устанавливать эти параметры совершенно независимо.

Любой документ Word изначально строится на двух стилях, которые хранятся в шаблоне документа. Стили в Word предназначены для оформления содержимого документа. С помощью назначения стилей можно мгновенно устанавливать множество пара­метров оформления текста, абзаца или группы абзацев вместе с их содержимым. Word использует стили для оформления особых элементов документа, таких как номера страниц, верхние и нижние колон­титулы, оглавление (содержание) и различные указатели (индексы).

Word содержит два типа стилей: стили абзацев и стили символов. Стиль абзаца устанавливает внешний вид строк и содержимого для целого абзаца. Стиль символов устанавливает параметры форматирования содержимого внутри абза­ца.

В шаблонах документов хранится содержимое (текст, изображения и пр.), параметры оформления страницы, элементы автотекста, стили, макросы, моди­фицированные меню, настройка клавиатуры и панелей инструментов, а также пользовательские панели инструментов. Все это, собранное в одном шаблоне, определяет внешний вид и методы работы с каким-нибудь одним видом доку­ментов (например, отчетами). Иными словами, шаблон документа — это план строительства документа. Когда дается команда создать новый документ на основе шаблона, Word сразу же располагает на странице, добавляет и форматирует материал. Все документы Word основаны, в конечном счете, на шаблоне Обычный (Normal). В шаблоне «Обычный» хранятся стандартные описания встроенных стилей Word и стандартная настройка меню, клавиатуры и панелей инструмен­тов. Поскольку шаблон «Обычный» лежит в основе любого документа, его называют «общим» (или «глобальным») шаблоном. Создавая документ, можно выбрать дополнительный, специальный шаблон, который будет вместе с шаблоном «Обычный» определять условия создания и работы с документом. Специальные шаблоны документов (то есть все шаблоны, кроме шаблона «Обычный») позволяют настраивать Word на конкретные условия работы и требования к конечному результату.

Специальный шаблон может включать в себя некое содержимое, общее для всех документов данного типа, а также определять такую настройку панелей инстру­ментов, меню и клавиатуры, которая лучше всего подходит для работы над этим типом документов. Как правило, специальные шаблоны документов включают в себя некое содержимое, уже имеющее определенное форматирование. Это содержимое, отформатированное и расположенное на странице так, как указано в шаблоне, будет вставляться в любой документ, который вы создаете на основе этого специального шаблона. Например, все письма, созданные на основе шаблона писем, обладают общими параметрами оформления и стандартными текстовыми элементами.

Один из самых простых способов создать шаблон — это создать базовый документ и сохранить его как шаблон. Создав базовый документ и сохранив его как шаблон, затем можно строить другие аналогичные документы, исполь­зуя в них созданный шаблон. Это позволит не тратить каждый раз время на настройку аналогичных документов.

Макрос представляет собой набор действий, необходимых для выполнения какой-либо одной задачи. Макросы лежат в основе настройки Word под конкретного пользователя, так как представляют собой удобный способ встраивания в Word дополнительных команд и свойств. Весьма удобно также, что Word сохраняет созданные вами макросы в шаблонах документов. Коротко говоря, макросы позволяют создать свой собственный Word.

Любой макрос выполняет последовательность инструкций, направленную на решение какой-либо задачи. Другими словами, каждый макрос — это как бы еще одна встроенная команда Microsoft Word, но важное отличие состоит в том, что такие «команды» вы можете создавать сами. Макросы позволяют намного облегчить и ускорить ручную работу над документом, давая вам возможность обратить больше внимания на творческую сторону работы. Одно из самых ценных свойств макросов Word — это то, что они совершенно равноправны с обычными командами Word.

Литература к лекции

1. Симонович С.В. Информатика для юристов и экономистов. — СПб: Питер, 2001

2. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс. — СПб: Питер, 2000

3. Косарев В.П. Компьютерные системы и сети: Учебное пособие. — М.: Финансы и статистика, 1999

электронных таблиц

Рассматривается технология обработки числовых данных в электронной таблице Excel. Обсуждаются форматы данных, помещаемых в ячейки таблиц и правила работы с текстовыми, числовыми и формульными типами данных. Уделено внимание абсолютным и относительным ссылкам и операциям с ними. Анализируются возможности представления данных в виде диаграмм и графиков, особенности создания баз данных.

План лекции

1. Табличные процессоры

2. Основные понятия электронных таблиц

3. Ввод, редактирование и форматирование данных

4. Вычисления в электронных таблицах

5. Автоматизация ввода

6. Использование стандартных функций

7. Построение диаграмм и графиков

8. Технологии анализа данных в Microsoft Excel

9. Построение баз данных

Дата добавления: 2014-01-03