Цели контроля

Цели контроля цикла реализации можно сформулировать следующим образом:

· Заказы клиентов утверждены, проконтролированы и зарегистрированы для своевременного их исполнения и определения резерва на покрытие убытков в случае невыполнения обязательств;

· Отгруженные товары и выполненные работы находятся под контролем, что является гарантией того, что накладные выписаны, а доход от всех продаж отражен в учете;

· Возвращенный товар и претензии клиентов находятся под контролем, что позволяет определить обязательства по возвращенным товарам и полученным претензиям;

· Счета-фактуры выписанные на реализацию в кредит должным образом проверяются на предмет их точности и наличия разрешения прежде, чем они будут учтены как дебиторская задолженность;

· В учетную документацию вносятся операции с дебиторами точно и в обязательном порядке санкционированные;

· Существуют контрольные процедуры, гарантирующие своевременную оплату по счетам-фактурам и создание требуемого резерва на покрытие сомнительной дебиторской задолженности.

Для достижения указанных выше целей существуют определенные контрольные процедуры:

1. Заказы

1) По мере поступления заказы заносятся в специальный журнал, регистрируются на заранее пронумерованных бланках, подшиваются для дальнейшей обработки или водятся в компьютер. Контроль сводится к периодическому просмотру ответственным лицом файлов документов или книг учета;

2) Администрация разрабатывает процедуру, определяющую размер кредита для покупателей, соответствующим образом дает об этом информацию, и затем контролирует ее выполнение;

3) Во избежание ошибок, заказы подтверждаются у покупателя;

4) Документы на отправку товаров составляются на основании заказов.

2. Отправка

1) Отправка товаров регистрируется. Счет-фактура подписывается ответственным лицом при наличии необходимой документации.

2) Документы на отправку предварительно пронумерованы.

3) Наличие периодической отчетности по предварительно пронумерованным документам по отправке и торговым счет-фактурам с рассмотрением спорных вопросов лицом, не занимающимся функциями отправки или составления счетов-фактур.

3. Выписка счетов-фактур и кредитовые авизо

1) Счета-фактуры на реализованные товары заверяются ответственным лицом на основании первоначально утвержденного заказа и документов на отправку.

2) Все счета-фактуры и кредитовые авизо вносятся в книги ежедневного учета реализации.

3) Все счета-фактуры на реализованный товар и кредитовые авизо проверяются на предмет указанных в них цен, торговых сумм и вычислений лицом, не участвующим в их подготовке.

4) Все счета-фактуры и кредитовые авизо предварительно пронумерованы в соответствии с серийным номером и регулярно осуществляется контроль порядка следования.

5) Кредитовые авизо заверяются лицом, не связанным с отправкой товаров и ведением журнала реализации.

6) Любое аннулирование счетов-фактур приводит к аннулированию документов на отправку. Предварительно заверенные соответствующим должностным лицом аннулированные счета-фактуры сохраняются.

4. Возврат товаров

1) На возвращенный товар составляется акт приемки для последующего контроля и составления отчетности по ним.

2) Любой товар, возвращенный покупателем проверяется на наличие брака, и в случае такового, обязательно находят отражение в соответствующем документе.

5. Дебиторская задолженность

1) Служащие отдела дебиторской задолженности фиксируют номера счетов-фактур и периодически проверяют счета-фактуры по товарам, ожидающим отгрузки в поисках необработанных экземпляров.

2) Регулярно открываются контрольные счета по реализации, периодически подводятся итоги в Главной книге и составляются списки счетов дебиторов.

3) Регулярно отправляются отчеты по реализации клиентам.

4) Осуществляются процедуры, позволяющие контролировать просроченные и безнадежные долги.

5) Применения судебных мер в отношении должников и списание безнадежного долга осуществляется на основании письменного разрешения должностного лица, не имеющим отношения к функциям приема наличности.

Дата добавления: 2014-01-03