Структура делового совещания

Для эффективных совещаний целесообразна следующая структурно-смысловая схема (табл. 7):

Таблица 7 – Структурно-смысловая схема совещания[29]

1. Начало	2. Обсуждение проблемы	3. Концовка
Открытие совещания. Вступительное слово ведущего.	Выступление А. Реплики. Выступление Б. Резюме ведущего. Выступление В и т.д.	Итоговый монолог ведущего (или принятие постановления). Итоговый диалог: анализ самого совещания.

Название организации   ПРОТОКОЛ ________ № ______ (дата)   Председатель – Секретарь – Присутствовали – ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. 2.   1. СЛУШАЛИ:   ВОПРОСЫ:   ПОСТАНОВИЛИ:   … Председатель (подпись) ФИО   Секретарь (подпись) ФИО

Открытие совещания необходимо начинать совещание в указанное время, четко сформулировать цель совещания, уточнить повестку дня, обозначить круг обсуждаемых проблем, сообщить регламент работы, представить всех новых, неизвестных участников совещания, назначить ответственного за ведение протокола. Протокол – основной документ, в котором отражаются ход ведения совещания (обсуждение вопросов и принятие решения) и необходимая процедурная информация (рис. 4).

Рис. 4. Образец оформления протокола

Обсуждение проблемы центральная по объему и по значимости часть делового совещания, где происходит диалог: обмен информацией, коммуникативное взаимодействие участников группового общения. Предполагается, что человек ведущий, актуализирующий общественное мнение, человек честный, доверяющий коллективу, открытый в своих намерениях. Часто ведущим является руководитель компании и подразумевается, что он готов откликнуться на всякое разумное конструктивное предложение, лишь бы оно продвигало компанию и укрепляло ее имидж. Ведущий должен уметь кооперативно взаимодействовать с аудиторией (табл. 8).

Таблица 8 – Стили проведения совещаний[30]

Стиль проведения совещаний	Описание
Диктаторский	Руководитель ведет совещание и фактически единственный пользуется правом голоса, принимает решения, не обращая внимания на мнения других.
Автократический	Руководитель задает вопросы поочередно всем участникам и выслушивает их ответы, а затем принимает решение.
Псевдодискуссионный	Сначала руководитель или кто-либо по его поручению делает сообщение, потом проводится дискуссия, в которой участвуют несколько сотрудников по выбору руководителя, а остальные не получают возможности высказаться.
Дискуссионный	Происходит свободный обмен мнениями и выработка общего наиболее эффективного решения.

При этом важно, чтобы он мог принять точку зрения слушателей, и создать доброжелательную деловую атмосферу общения. Основная задача председательствующего заключается в том, чтобы создать условия для эффективного обмена мнениями, предложениями участников и выработать коллективное решение (табл. 9).

Таблица 9 – Памятка для ведущего и участников совещания

Памятка для ведущего совещания	Памятка для участников совещания
Следите за тем, чтобы все выступления соответствовали теме и задачам совещания.	Называйте по имени и отчеству всех участников совещания.
Подчеркивайте и фиксируйте конструктивные предложения.	Не начинайте свою речь с извинений и оправданий.
Активизируйте пассивных участников совещания.	Избегайте категоричных выражений несогласия: «Меня не интересует ваше мнение…», «Я абсолютно с вами не согласен».
Следите за регламентом.	Избегайте в выступлении поучений.
Подытоживайте результаты обсуждения.	Благодарите за внимание к вашему мнению (выступлению).
Записывайте оригинальные суждения.	Извиняйтесь, если просите выступающего повторить или уточнить что-либо (Извините, не могли бы вы уточнить…).
Спокойно выслушивайте противоречивые мнения.
Записывайте главное для заключительного слова и для принятия решения.

Регулирование хода обсуждения осуществляется ведущим с помощью вопросов: У Вас все по этому вопросу? вы еще что-то хотите добавить? Сколько времени Вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль? Кто еще хочет высказаться по данному вопросу?

Ведущий предоставляет или не предоставляет слово не только для сообщений, но и в ходе обсуждения вопроса, постановления, выводов. При необходимости он называет фамилию следующего выступающего для того, чтобы у него была возможность подготовиться к выступлению[31].

Итоговый диалог важная часть совещания, как правило, к сожалению, не проводится. Обычно в каждой компании, организации складывается свой стандарт ведения совещания, и, как показывают наблюдения, далеко не самый эффективный. Итоговый диалог проводится для того, чтобы обсудить совещание, насколько успешно оно прошло, что удалось решить, а что не удалось. Если рассматривать совещание как управляемое групповое общение, то желательно выслушать выделенных ведущим или всем совещанием наблюдателей, условно говоря, анализаторов-рецензентов, задача которых наблюдать за ходом совещания, кто и какое участие в нем принимал, где и почему было потеряно время и т.д. Также анализирует и оценивает свое речевое поведение ведущий (где он отошел от темы, потерял время), и, наконец, выступают участники совещания с критикой своего речевого поведения и самого процесса совещания, с советами и предложениями организации совещания на будущее.

Организовывать совещания более эффективно возможно, если определять:

· количество проведенных совещаний;

· оптимальное количество сотрудников для конкретной организации (в компании общей численностью до 10 человек, на совещании должно быть не более 3 – 4 человек; в фирме до 1000 человек на совещании могут присутствовать до 25 человек);

· количество принятых управленческих решений, которые были внедрены на практике;

· количество дублируемых тем и решений;

· количество совершенных ошибок (количество совещаний с привлечением сотрудников, не имеющих отношения к рассматриваемым вопросам, несоблюдение тайм-менеджмента и т.п.)[32].

Такого рода анализ рекомендуется проводить один раз в месяц или ежеквартально.

Дата добавления: 2017-01-14