Подготовка к деловой презентации

Чтобы подготовиться к бизнес-презентации необходимо продумать и выполнить целый ряд принципиально важных действий: определить цель презентации и потребности аудитории; выбрать время и место проведения презентации, подготовить необходимые материалы; подобрать ведущего; подготовить презентационную речь.

Определение целей. Презентация может быть инструментом достижения цели, как отдельного человека, так и целой организации (табл. 10).

Таблица 10 – Цели презентации [37]

Личные цели	Цели организации
Создать мнение о вас как о высококвалифицированном специалисте, знающем свою работу и относящемся к ней творчески	Продвинуть продукцию, услуги, расширить интересы.
Показать, что вы мастер вести деловые переговоры, что высоко ценят все работодатели	Распространить информацию внутри организации или среди широкой публики
Убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложения или точку зрения.	Повысить узнаваемость имени или названия
Проявить лидерские качества и интеллектуальный потенциал	Поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам
Продемонстрировать инициативность, организованность и способность к творчеству	Найти пути и новые возможности воздействовать на клиентов

Определение потребностей аудитории. Предложение товара (услуги) находит отклик у людей, когда обещает удовлетворение одной или нескольких потребностей. Американский психолог А. Маслоу проанализировал человеческие потребности и расположил их в виде иерархической лестницы (пирамиды) (рис. 6). Потребности Маслоу распределил по мере возрастания, потому что человек не может испытывать потребности высокого уровня до тех пор, пока нуждается в более примитивных вещах. В основании – физиология (утоление голода, жажды, сексуальной потребности и т. п.). Далее разместилась потребность в безопасности, следом за ней – потребность в привязанности и любви, а также в принадлежности какой-либо социальной группе. Следующая ступень – потребность в уважении и одобрении, над которой Маслоу поставил познавательные потребности (жажда знаний, желание воспринимать как можно больше информации). Затем следует потребность в эстетике (жажда гармонизировать жизнь, наполнить ее красотой, искусством). И наконец, последняя ступень пирамиды, наивысшая, – стремление к раскрытию внутреннего потенциала, т.е. самоактуализация.

Рис. 6. Пирамида потребностей А. Маслоу[38]

Следовательно, необходимо максимально точно выяснить потребности, пристрастия, общее отношение к теме презентации (профессиональный интерес, любопытство и пр.) аудитории, которая будет присутствовать на презентации. Если аудитория разнородная, надо проанализировать, какие факторы могут ее объединить. Чем точнее выступающий определит собеседника (аудиторию), тем эффективнее будет коммуникация.

Сегодня предлагаются различные методы моделирования аудитории: географический, когда аудиторию объединяет место проживания; демографический включает пол, возраст, образование, уровень дохода; градация аудитории по лидерам мнений, т.е. ориентироваться и воздействовать следует именно на лидеров группы, куда человек входит или куда стремиться войти (католики, христиане, студенты, семья и пр.).

Е.Н. Зарецкая предлагает путь, по которому следует идти оратору при подготовке к выступлению:

· сегмент аудитории (30 – 50 лет);

· ее идеалы (родители, сверстники, учителя);

· ее каналы коммуникации (устный / письменный);

· техника воздействия на данную аудиторию.

Обязательно для презентующего надо получить обратную реакцию на свои речевые действия и проанализировать ее.

Выбор времени, места проведения презентации и подготовка необходимых материалов. Публичная презентация длится 1,5 – 2 часа. Специалисты рекомендуют проводить презентации после 15:00 часов, для того чтобы поле нее можно было организовать коктейль или фуршет (с 17:00 до 19:00). Главная цель послепрезентационных мероприятий – дать людям в неформальной обстановке познакомиться, пообщаться, установить контакты.

В помещении, где проводится презентация, должны быть все мультимедийные средства и необходимая оргтехника. Для демонстрации товара или услуг заранее готовятся пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования.

Выбор ведущего. Ведущий должен суметь произвести впечатление на партнеров, клиентов и всех участников презентации. Говорящий должен помнить, что это публичная речь, а он в определенной мере является публичным человеком. Поэтому это должен быть человек с индивидуальным, желательно, сложившемся, стилем общения, приятной внешностью и личностными качествами коммуникативного лидера. В имидже любого человека, в том числе и выступающего с презентацией, можно выделить вербальный и невербальный компонент (табл. 11).

Таблица 11– Вербальные и невербальные компоненты в имидже человека

Вербальный компонент	Невербальный компонент
Иметь большой словарный запас	Внешность должна соответствовать ситуации (предпочтительнее надеть классический костюм)
Обладать языковым вкусом	В процессе речи лучше стоять
Говорить, соблюдая правила ударения, произношения	Жесты должны быть выше пояса
Придерживаться законов логики	Позы должны быть открытые (табу – скрещенные ноги и руки, опора руками на стол)
Выражаться уместно, ясно и доступно
Говорить ярко и выразительно

Ведущий должен всегда ориентироваться на запрос клиентов, аудитории. Это должен быть человек эрудированный, компетентный, творческий, обладающий навыками речевой коммуникации.

Однако больше всего влияет на первое впечатление аудитории речь ведущего. Вербальное содержание его речи должно быть грамотным, с правильными ударениями. Нельзя говорить слишком быстро, необходимо произносить приблизительно 120 – 150 слов в минуту. На презентациях говорящий, несомненно, испытывает стресс, а стресс имеет тенденцию ускорять темп речи до 250 – 300 слов в минуту, поэтому для того, чтобы говорить умеренно, нужно тренироваться и репетировать. Также следует избегать монотонности.

Таким образом, во время презентации ведущий должен осуществлять сознательный контроль за образом, который он создает, чтобы произвести хорошее впечатление.

Подготовка к выступлению. Существует несколько способов подготовки к выступлению: экспромт (выступление без подготовки) и план-конспект выступления. Для презентации речь должна быть заранее спланирована в соответствии со сценарием. Задачи оратора в презентации – дать определенный эмоциональный заряд слушателям «добиться от них посткоммуникативных действий». В процессе презентационной речи у слушателей должно сформироваться позитивное чувство по поводу новой продукции или новых услуг, демонстрирующих новые возможности. Поэтому желательно заранее подготовить речь, прорепетировать ее, мысленно разбить выступление на 3 – 4 тематических блока и продумать план презентации, проговорить друзьям и родственникам основные мысли (ключевые моменты выступления), подготовиться к диалогу со слушателями.

В ходе подготовки конспекта выступления рекомендуется записывать чужие и свои мысли, разбивать текст на вступление, основную часть и заключение, соблюдать логические переходы от одной мысли к другой, подкреплять каждый выдвигаемый тезис фактами (не менее трех)[39].

Рекомендации по психологической подготовке к выступлению:

1) не бойтесь слушателей;

2) сконцентрируйте внимание не на собственном переживании, а на содержании своей речи;

3) говорите не все, резервные мысли укрепят вашу уверенность;

4) не готовьтесь в день вступления;

5) за час – полтора до выступления не занимайтесь непривычными и неожиданными делами, не начинайте новых дел, это рассеет ваше внимание;

6) не ешьте перед выступлением, чтобы излишне не расслабиться и во время выступления быть в тонусе;

7) займите свои руки: шевелите пальцами за спиной или пальцами ног, держитесь за спинку стула или трибуну, зажмите в руках маленький предмет, например монету.

Разработка презентации. Для эффективного восприятия предлагаемой информации необходимо учитывать, что презентация – коммуникативное событие, следовательно, оно должно быть логически организовано, отражать демонстрацию слайдов, определять время демонстрации каждого из них, оптимально использовать гиперссылки[40]. Деловая презентация должна отличаться высоким уровнем исполнения и художественного оформления, полнотой информации, наглядностью, логичностью и последовательностью изложения. Таким образом, деловая презентация имеет четко структурированное содержание, блочную схему построения материала, развитую гипертекстовую структуру и дополнительные приемы изложения материала (звук, анимация, графика).

Слайд содержит ключевые фразы, определения, наиболее важный текстовой материал презентации. Не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: человек может одновременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений. Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отображаются по одному на каждом отдельном слайде. Кроме того, отдельные слайды могут использоваться в качестве демонстративного материала. Следует уделять особое внимание расположению текстовой информации на слайде: на одном слайде должно быть не более десяти строк, главное рекомендуется выделять шрифтом или подчеркиванием. Также необходимо использовать короткие слова и предложения, удалять неинформативные обороты (Проекты обслуживают менеджеры, занимающиеся мониторингом трудовой дисциплины – Проекты обслуживают менеджеры, которые занимаются мониторингом труда; Подведя итоги прений, председатель собрания отметил общность взглядов докладчика и участников совещания – В итоге (в конце) председатель собрания отметил общность взглядов докладчика и участников совещания),минимизировать количество предлогов, наречий, прилагательных. При этом оратор должен грамотно соотносить визуальный и произносимый материал, коммуникативно-рецептивный и коммуникативно-интерактивные компоненты, адаптировать письменный текст для устного выступления[41]. Главным условием проведения презентации является сопровождение визуального материала устной речью выступающего (текст слайда не читать!).

Гипертекстовая структура позволяет обучающемуся определить не только оптимальную траекторию презентации, но и удобный темп, способ изложения материала, соответствующий психофизиологическим особенностям его восприятия. Так, наличие у слушателей ведущей сенсорной модальности (основного канала восприятия информации) приводит к тому, что одни легче усваивают видеоинформацию (визуалы), для других важную роль играет звук (аудиалы), третьим для закрепления информации необходима мышечная активность (кинестетики).

При работе с презентационным текстом, необходимо соблюдать требования, касающиеся его оформления. Визуально грамотно представленная информация на слайде не только способствует усвоению информации, но и играет важную эстетическую роль. С особой аккуратностью следует использовать готовые шаблоны слайдов, предлагаемые программой Power Point, так как многие из них не подходят для деловой презентации. Проблема сложности восприятия текста возникает при использовании в качестве основного фона разноцветных изображений, поэтому рекомендуется устанавливать монохромный фон (лучше использовать холодные тона) презентации, на котором хорошо читается темный и светлый текст. На одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовков, один для текста. Особое внимание следует обратить на цвет гиперссылок (до и после использования). Существуют определенные требования к шрифтам, используемым в презентации: для заголовков – не менее 24 пт, для информации – не менее 18 пт, шрифты без засечек легче читать с большого расстояния, нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации, для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание, нельзя злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных).

Используя анимацию, следует помнить, что она является мощным инструментом привлечения внимания, поэтому ее необходимо применять в умеренных количествах или совсем не применять.

В презентации бизнес-проектов необходимо сложную для восприятия информацию представлять в наглядной форме – диаграммах, графиках, таблицах. При этом таблицы должны содержать не более пятнадцати ячеек, а круговые диаграммы не более семи секторов.

Дата добавления: 2017-01-14