Лекція № 13

План

1. Значення тексту документа.

2. Вимоги до текстів.

1, 2. Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Од­нак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовуються до текстів більшості сучасних ділових документів.

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він повинен бути достовірним, точним, повним, пере­конливим, ясним та лаконічним.

Для того, щоб задовольнити перераховані вище вимоги, текст документа умовно поділяють на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Найчастіше тексти складаються з трьох складових частин: вступ, основна частина, закінчення. Окрім того, компонування цих складових частин може бути як прямим, так і зворотним. При прямому способі викладення застосовують таку послідовність: вступ - основна частина -закінчення. При зворотному - навпаки: закінчення – основна частина - вступ.

Вступ містить безпосередній привід для створення документа. Інакше кажучи, у вступі вказується причина появи на світ даного документа.

В основній частині, яку ще називають доказом, викладаєть­ся суть питання, застосовуються пояснення, наводяться розрахунки, посилання на законодавчі акти та інші матеріали.

У закінченні, яке називається ще висновком, формулюєть­ся мета, задля якої створений документ. Може мати вигляд прохання, пропозиції, відмови, згоди. Висновок може бути, в свою чергу, пасивним та активним.

Активний прямий висновок наштовхує адресата на певні дії. Цей вид висновку застосовується в наказах, протоколах, дея­ких видах листів, телеграмах. У договорах, угодах, інструкціях, правилах, положеннях, де дія очікується або передбачається, застосовується активний непрямий висновок.

Мета пасивного висновку - повідомити адресата про якийсь факт, подію, обставини і та ін.

Текст, який складається з одного висновку, називається простим, а той, що має інші логічні елементи, - складним. В залежності від змісту документів застосовується прямий поря­док розташування логічних елементів. Як правило, при зворотному порядку розташування елементів текст складається з вис­новку і доказів.

Це - традиційно усталений порядок складання документів. Психологи вважають, що найкраще засвоюється початок доку­мента, тому пропонують починати його з основної частини, з викладу суті справи (пропозиції, прохання), а вже потім вказа­ти, що було причиною (підставою) для створення документа. У тому випадку, коли основою складання документа є інший документ, у тексті створюваного на це робиться посилання з вказівкою назви виду документа, дати і порядкового номера, наприклад: " У зв'язку з Постановою Кабінету Міністрів від...". Написання тексту - найбільш трудомісткий процес при складанні документа. Тому необхідно знати раціональні прийо­ми складання текстів і найбільш вживані звороти.

Текст документа може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту чи шляхом комбінації цих форм.

Текст типу анкети застосовується при викладенні цифро­вої чи словесної інформації про один об'єкт за певною сумою показників. Анкетні тексти найчастіше застосовуються в доку­ментах з особового складу, з маркетингу та ін.

Тексти у вигляді таблиць застосовуються при викладенні досить великої кількості цифрових даних, особливо по кількох об'єктах та ряду ознак, що притаманні їм на даний момент. Таблиці викорис­товуються в планових, звітних, довідкових та інших документах.

Зв'язний текст може бути складений довільно чи на основі трафарету, що містить постійну інформацію, вільні місця запов­нюються при потребі для внесення змінної інформації. При складанні листів, факсів, контрактів, актів, довідок та інших документів з однотипною інформацією широко використову­ються трафаретні тексти. Особливо вигідно застосовувати тра­фарети при складанні документів на ЕОМ.

У документах групи ОРД використовуються такі форми викладу тексту:

- від першої особи однини: "наказую", "пропоную", "зобов­'язую", "прошу" (в наказах, розпорядженнях, заявах, до­повідних і пояснювальних записках);

- від третьої особи однини: "вирішило" (в рішеннях); під першої особи множини: "вирішили", "постановили", "ухвалили", "пропонуємо" (в спільному рішенні). У службових листах використовують форму викладу від першої або від третьої особи однини: "прошу не відмовити...", колектив пропонує...".

Такий спосіб викладення доцільний, оскільки документи оформляються від імені юридичної особи (установи чи структурного підрозділу.

Часто використовуються безособові форми з неозначеною формою дієслова: "затвердити запропонований кошторис витрат...", "контроль за виконанням покласти на..."

При створенні документа зазвичай дотримуються такої логічної послідовності дій: обдумування, викладення, аранжування, редагування.

В залежності від ступеня формалізації та стандартизації текст документа може бути написаний у вигляді звичайного лінійного запису.

Всі способи викладення, призначені для службового вико­ристання, повинні бути оформлені друкарським способом.

Повна об'єктивність викладення досягається високим сту­пенем безособовості, відсутністю суб'єктивізму.

Заголовок (короткий зміст) до тексту документа складають обов'язково до кожного документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного основного смислового аспекту. Формулювати заголовок документа лід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про реорганізацію установи; посадова інструкція кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання кафедри. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень.

Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені піл меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту

починається від лівої межі площі) способом. Заголовок переважно пишуть прапоровим способом перед текстом документа.

Тема. Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу

Дата добавления: 2014-01-04