Управління інформаційними потоками організації

Інформаційні ресурси (бази) організації представляють складну структуру внутрішніх інформаційних продуктів і носіїв інформації, що зробили або створених у результаті інформаційного обміну із зовнішнім середовищем, і узагальнення результатів власної роботи. Вони також іменуються локальними інформаційними ресурсами. За останній час усе частіше інформація архівується у вигляді електронних файлів на сервері організації. Однак значна частина документів на паперових носіях буде продовжувати зберігатися у вигляді натуральних оригіналів. Крім текстової інформації на традиційних носіях (папір, картон, полотно, кіно- і фотоплівка й ін.), інформація втримується на магнітних носіях. Будемо вважати ці три способи зберігання: цифровий (електронний накопичувач), оригінальний (архів спеціальних документів), аналоговий (архів магнітних і ін. подібних носіїв) – основними видами зберігання в інформаційних базах організацій. Є, звичайно, і спеціальні види інформаційних ресурсів, наприклад колекція предметів мистецтв немузейного фонду (скарбу церкви, запасники кіностудій) або зібрані в одному місці раритети й цінності (піраміди Єгипту, Велика китайська стіна). Або ж матеріальні сліди природньої історії (Великий каньйон, Мертве море), наукові факти й доказу або предмети матеріальної культури в сховищах музеїв. Але, незважаючи на широку популярність таких видів зберігання інформації, вони представляють все-таки унікальний клас інформаційних ресурсів.

Найпоширеніші інформаційні ресурси організацій у вигляді різноманітних архівів, які є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народу, відображають його матеріальне й духовне життя, мають наукове, соціальне, політичне й духовне значення. Увесь архівний фонд можна розділити на дві складові – державну й недержавну частини. Перша – це власність держави в особі його адміністративних утворів і структур. Друга належить недержавним організаціям, господарським структурам, перебуває в приватній власності.

На відміну від державних сховищ, недержавні орієнтовані на найрізноманітніші інформаційні й духовні потреби. У багатьох архівах зібрані документи, що представляють важливу державну цінність. У СРСР діяла тверда тоталітарна система охорони прав держави на всю інформацію. У перші роки нової Росії державні архіви піддалися розкраданню й розтаскуванню. У цей час устоялися нові правила архівування, завдяки чому потреби держави, приватних осіб і суспільства в збереженні документальних свідоцтв минулих років поступово балансуються.

Для практичних цілей комунікації архіви дають чимало систематизованої й частково переробленої для зручності користування інформації. Тут можна знайти дуже цікаві подробиці кар'єрного росту деяких персоналій, що дозволяє коректувати характер спілкування з ними. У них зберігається багато не реалізованих по різних причинах ідей і проектів. Відомі приклади реанімації проектних пропозицій минулих поколінь у сучасних умовах. Однак пошуки в архівах – справа трудомістка, Найчастіше вимагає спеціальних знань методик архівування. Цією справою з успіхом займаються не тільки фахівці-архівісти, але й спеціалізовані оператори.

Допомога таких операторів потрібно при захисті інтересів організації з використанням прецедентного історичного досвіду дозволу аналогічних ситуацій. Так, украй важлива допомога архівістів при підготовці законопроектів, інших нормативних актів. У самих організаціях, за спостереженнями фахівців, приблизно 15% прийнятих документів дублюють раніше прийняті або представляють злегка оновлену їхню редакцію. Якщо не весь текст знайденого в архіві старого документа може бути використаний, то вже його основні ідеї й фрагменти – безумовно. По-друге, в архівах легко знайти сліди колишніх зв'язків, контактів і сталих відносин і результати взаємодії практично будь-якого юридичного або фізичної особи. Сам контрагент або керівники організації можуть і не пам'ятати про такі зв'язки, але інформація про них може виявитися на руку конкурентам або опонентам. Подібні знахідки далеко не завжди радісні для об'єкта вивчення. Поширення інформації про них може зруйнувати намічену угоду, підписання Контракту або ж негативно відбитися на рейтингах і оцінках в аналітичних оглядах. Професіонали знають, що цінність знайденої інформації може виявитися непорівнянної з вартістю розшукових робіт в архівах. По-третє, в архівах зберігаються звітні результати роботи організації за багато років. Крім звітів, які представляють публічне посвідчення показників і динаміки розвитку і які неможливо виправити або сховати, в архівах зберігаються письмові звіти про проведені аудиторські перевірки й ревізіях. Ці документи не тільки фіксують якість і описують сумлінність організації і її менеджменту в минулому, але і є доказом об'єктивності й професіоналізму аудиторів. Драматична доля відомого міжнародного консалтингового гіганта «Артур Андерсен» є яскравою ілюстрацією необхідності опікуватися про свою репутацію взапас. Для того щоб насторожити партнера по переговорах, конкурентові досить натякнути про деяких обставинах фінансової діяльності організації або про її ускладнені відносини з податковими органами, або про інші неафішуємі провини.

Наведені приклади показують актуальність і важливість строгого дотримання режиму інформаційного захисту у відомчих архівах. Це нескладно, тому що на практиці архів організації є структурним підрозділом, який контролюється й управляється з єдиного центру управління. Методи захисту інформації можуть обиратися різними, але в будь-якій захисній системі головним є регулювання доступу до масиву документів. Про це буде докладніше сказане нижче.

Іншої складним завданням технологічної властивості є оптимальне архівування інформації шляхом створення електронних інформаційних ресурсів. З кожним роком усе більше число організацій переходить на комбінування способів зберігання інформації. Зі збільшенням числа інформаційних баз одночасно можна спостерігати дві суперечливі тенденції. З одного боку, ростуть можливості доступу до інформації, усе більше число документів розміщається у відкритих мережах і ЗМІ. Простіше стає самостійне проведення пошуку потрібної інформації. З іншого боку, удосконалюється методологія схоронності інформації, на захист відомчої або комерційної таємниці залучаються всі нові програмні й технічні кошти, що обмежують вільний доступ організацій і громадян до шуканих документів. Сполучити задоволення суперечливих умов дозволяє залучення спеціалізованих операторів, що пропонують послуги по структурованому пошукові різної інформації. Треба відзначити, що створення власного структурного інформаційно-аналітичного підрозділу в організації – справа дуже дорога й доцільне тільки при частих і об'ємних інформаційних запитах інших підрозділів.

Необхідність дбайливого відношення до власних інформаційних даних виникає з важливості таких ресурсів для режиму нормального існування й розвитку організації: її інформаційні ресурси враховуються в будь-якій оцінній методиці, як активи невиробничого характеру, що впливають на її капіталізацію. Інформаційні ресурси, що належать організації, поряд з інтелектуальними активами, репутацією, брендом або технологічним «ноу-хау», на сучасному ринку оцінюються як власність, що має цілком певну ринкову вартість. У нелегальному (і чималому за обсягом!) сегменті ринку інформаційних послуг можна знайти не тільки бази даних ДАІ, паспортних столів або інших структур. Це становить практичний інтерес не тільки для комерсантів, але й для політичних, суспільних об'єднань, наукових співтовариств, силових і кримінальних структур.

Інформаційні ресурси в організації створюються або планомірно, або утворюються в чинність практики й у міру вміння й бажання відповідальних за це співробітників. Другий випадок розглядати не будемо по наступних причинах. По-перше, у результаті найчастіше виходить безсистемна різноманітність випадково й частково впорядкованих документів. Такі «інформаційні ресурси» не дотягають до відповідності поняттю. По-друге, у міру розвитку інформаційних технологій і культури адміністрування, внутрішнє інформаційне господарство організацій буде стандартизуватися й усе більш відповідати Вимогам сучасного інформаційного суспільства. Що стосується принципів формування інформаційних ресурсів, нормативів і регламентів їх управління й обслуговування, те, з одного боку, кожна організація вільна вибирати собі будь-яку систему інформаційного забезпечення своєї діяльності. З іншого боку – не тільки національні інтереси держави й суспільства, але й міжнародні стандарти вимагають, щоб існувала принципова можливість інтеграції або доступності до інформаційних ресурсів усіх форм власності (державних, часток, суспільних), незалежно від умов і порядку такої інтеграції або такого доступу.

До основних принципам формування інформаційних ресурсів організації (локальних інформаційних ресурсів) можна віднести:

- наявність затвердженої програми управління інформаційними ресурсами (процедур і технології створення, нагромадження, архівування, Обслуговування, захисту й доступу до інформаційних ресурсів), що є власністю організації;

- застосування єдиної методології й загального алгоритму роботи з інформаційними потоками й ресурсами у всіх підрозділах організації;

- розробка й прийняття пакета необхідних практичних правил, регламентів і корпоративних норм роботи з інформаційними ресурсами й безумовне проходження прийнятим регламентам;

- узгодження ідеології діючої системи управління інформаційними ресурсами організації із принципами її інформаційного середовища (державними, галузевими, професійними, суспільними, муніципальними та ін. інформаційними системами) для можливості інформаційного обміну й інтеграції.

Створена на основі цих принципів система буде дружньої стосовно навколишнього інформаційного середовища, легко відповідати на її запити й вступати в діалог.

Виходячи з описаних принципів, кожна організація по-своєму розпоряджається своїм інформаційним масивом. Увесь цей масив можна умовно розділити на три групи інформації:

I. Про доцільну функціональну діяльність.

II. Про допоміжну функціональну діяльність.

III. Інша інформація, що надходить або вироблювана в організації.

Інформація першого типу – це основна (профільна) і сама коштовна інформація, у якій утримуються відомості про результати діяльності організації по реалізації своїх завдань.

Другий і третій тип інформаційних масивів по своїй структурі в більшості організацій відрізняються незначно. Це документи й інформація кадрового господарства, переписка з контрагентами, що забезпечують (оренда, транспорт, зв'язок, комунальні послуги та ін.), відомості про виконувані суспільні функції (обов'язки юридичної особи, політична й соціальна активність, суспільні роботи, добродійність і ін.). Це, звичайно, необхідні для життєпису організації інформаційні архіви, але вони являють собою рутинні відомості про факти й акції обов'язкового характеру, не є ексклюзивною інформацією для даної сфери діяльності. Треба відзначити ще й те, що вступник по різних каналах інформація являє собою компіляцію друкованих (переважно), вербальних, електронних, візуальних, звукових і образних форм її кодування. Це вносить свої закономірності в переробку, зберігання, перенесення на носії й обмін даними.

Дата добавления: 2014-01-04