Лекція 2. Документація з кадрово-контрактних питань

План

Лекція 1. Документ як засіб писемної професійної комунікації

1.1.Поняття про документ. Функції документів. Класифікація документів. 1.2.Національний стандарт України.

1.3.Поняття про реквізит, види реквізитів. Склад реквізитів документів. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

1.4.Вимоги до бланків документів.

1.5.Оформлювання сторінки. Вимоги до тексту документа.

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Юридична сила - це властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

Загальні функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Специфічні функції документів:

1) управлінська (документ як засіб управління);

2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3) історична (документ як джерело історичних відомостей).

Класифікаційні ознаки документів:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, тощо.

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації: організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); обліково-фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою — типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності — звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

- документи тимчасового зберігання (до 10 років);

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом.

11. За структурними ознаками — стандартні (мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику. Тут переважно подаються конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища); нестандартні (містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків).

Сукупність взаємопов’язаних службових документів, що застосовується у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163 – 2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, які створюються в результаті діяльності:

- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

- підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлення реквізитів можуть бути поширені на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Основні реквізити документа:

1) Державний герб;

2) емблема організації;

3) назва міністерства чи відомства;

4) назва підприємства (установи, фірми, організації);

5) поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти;

6) номер рахунка в банку;

7) назва виду документа;

8) дата (стандартні способи запису дати: 01.02.04 або 01 лютого 2004 р.);

9) індекс (вихідний номер документа);

10) місце складання чи видання;

11) гриф обмеження доступу;

12) адресат;

13) гриф затвердження;

14) резолюція;

15) заголовок до тексту;

16) текст;

17) позначка про наявність додатка;

18) підпис;

19) візи;

20) відбиток печатки;

21) позначка про виконавця;

22) позначка про виконання й направлення документа до справи;

23) позначка про перенесення даних на машинний носій;

24) позначка про надходження.

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання і полегшує їх оброблення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр — це модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів документів:

— лівого — 20 мм;

— правого — не менше, ніж 8 мм;

— верхнього — не менше, ніж 10 мм;

— нижнього — не менше, ніж 8 мм.

Розрізняють такі види формулярів:

1) з кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів;

2) з центрованим і лівобічним розміщенням реквізитів;

3) одно- і двомовні.

Ефективність того чи іншого документа залежить від мовних засобів, конструкції, застосованих у ньому, насиченості найнеобхіднішою інформацією.

Бланк — друкована стандартна форма з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Штамп — це група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок.

Гриф узгодження — це зовнішнє узгодження документа.

Віза — це внутрішнє узгодження документа.

Резолюція — змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розташовується у правому верхньому кутку.

Назва виду документа — обов’язковий для всіх документів, крім листів, реквізит, що розташовується зліва або посередині рядка і визначає формуляр документа, структуру його тексту та особливості викладу.

Заголовок до тексту — реквізит, який відображає головну ідею документа, друкується малими літерами під назвою виду документа і, як правило, починається з прийменника про.

У соціальному плані буд-який документ виконує декілька функцій, що дозволяє задовольнити людські потреби.

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

— власне тексту;

— анкети (текст, що містить словесну/цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);

— таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного — двох речень.

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

В діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми словосполучень. Це прискорює складання і сприйняття документа. Дієприслівникові звороти слід вживати на початку речень.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що...”;

2) від першої особи множини, наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.

3) від третьої особи однини, наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.

Стандартизація тексту документів — це відбір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень, що сприяє підвищенню загальної культури професійного мовлення.

Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві категорії:

а) документи з текстами високого рівня стандартизації;

б) документи з текстами низького рівня стандартизації.

Документи з текстами високого рівня стандартизації — це документи, які складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.

Типові тексти — це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).

Трафаретні тексти — це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).

Документи з текстами низького рівня стандартизації — це документи, у яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії поділяють на розповіді, описи, міркування.

У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).

У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, рекомендаційний лист).

Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).

Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.

У текстах документів можуть уживатися скорочені слова. При цьому типи і способи скорочення слів визначаються чинним “Українським правописом” і ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в український мові в бібліографічному описі”.

Розрізняють кілька типів скорочень (абревіатур):

1. Скорочення, які утворені з частин слів, називають одиничні установи, заклади тощо і пишуться з великої літери: Укрінформ, Рівнерада, Мін’юст, Кабмін;

2. Скорочення, які утворені з частин слів, називають родові назви і пишуться з малої літери: райрада, медінститут, техробітник;

3. Скорочення, які утворені з початкових (ініціальних) літер, пишуться великими літерами і можуть відмінюватися: ВАТ, ТО, ІРА, НДІ; у ВАКу, до ТЮГу;

4. Графічні скорочення, які вимовляються повністю й скорочуються лише на письмі; при цьому зберігається написання великих і малих літер, дефісів; на місці скорочення ставиться крапка (крім стандартних скорочень мір: м, см, мм): півд.-зах., Півн. крим. канал, акад., див., і т.ін., напр., до н.е., о., оз., пор.

Слова не скорочуються на голосний (крім початкового в слові) і на ь, наприклад: укр., україн., українськ.

Запитання для самоконтролю:

1. Що таке документ?

2. Які функції виконують документи?

3. Який документ називається письмовим?

4. Якими документами найчастіше послуговуються у практичній діяльності установ?

5. Який стандарт установлює склад реквізитів документів?

6. Які вирізняють види документів: 1) за найменуванням; 2) за походженням; 3) за місцем виникнення; 4) за призначенням; 5) за напрямом; 6) за формою; 7) за строками виконання; 8) за ступенем гласності; 9) за стадіями створення?

7. З яких елементів складається документ? Як ці елементи називаються?

8. Які реквізити в документах є обов'язковими?

9. Яких правил слід дотримуватися, складаючи текст документа?

10. Що означає «юридична сила документа»?

Дата добавления: 2014-01-04