Тема. Контроль

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Система контроля позволяет сравнивать полученные ею показатели с запланированными. Контроль обеспечивает организацию механизмом корректировки ее курса, если показатели отклоняются от приемлемых пределов.

Виды контроля:

1. Оперативный контроль: связан с процессами, которые необходимы организации для преобразования ресурсов в продукты или услуги. Может принимать три формы,они различаются временем осуществления:

· Предварительный контроль: основными средствами осуществленияявляется реализация (не создание, а реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано.

· Текущий (Экранирующий) контроль: обеспечивает, чтобы качество продукта или услуги соответствовали стандартам. Осуществляется в ходе проведения работ. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществлять текущий контроль необходима обратная связь. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Обратная связь – это данные о полученных результатах.

· Последующий (Послеоперационный) контроль: концентрируется на отдаче организации. Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция – способствовать мотивации. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

2. Финансовый контроль: связан с контролем финансовых ресурсов по мере их притока в организацию, движения в организации и оттока из нее.

· Сметы: обычно устанавливаются для рабочих групп, отделов, отделений и организации в целом. Обычным периодом является год. Сметы обычно имеют денежное выражение, но тоже могут выражаться в объеме продукции, времени и т.п. Они позволяют измерять показатели и проводить сопоставление между отделами, между уровнями в организации и между разными периодами времени, помогают компании координировать ресурсы и проекты, служат руководством в отношении ресурсов и ожиданий организации. Сметы дают только общие рекомендации, но управляющие не всегда понимают, что изменяющиеся обстоятельства могут потребовать внесения корректировок в сметы. А также процесс разработки смет требует много времени. Система смет может привести к наказанию управляющего, который составил завышенную смету и не уложился в нее

· Финансовые проверки (аудит): является независимой оценкой учетных и финансовых процедур организации. Внешний аудит - это финансовая оценка, проведенная экспертами, которые не являются служащими организации. Внутренний аудит проводится служащими организации. Его задачей, как и задачей внешнего аудита, является подтверждение точности финансовых учетных процедур. Внутренний аудит, кроме того, проверяет данные процедуры на эффективность и пригодность.

· Финансовые отчеты – это очерчивание определенного аспекта в финансовых обстоятельствах организации. Информация из таких отчетов используется для того, чтобы рассчитать важные финансовые ресурсы.

3. Структурный контроль: сосредоточивается на том, насколько структурные элементы организации соответствуют своему назначению.

· Бюрократический контроль: характеризуется формальными и механическими структурными построениями. Цель - добиться подчинения служащих. Предполагаются строгие правила, жесткая иерархия, дополнительные структуры и строгие стандарты деятельности.

· Клановый контроль: более гибкий подход, и целью его является преданность служащего организации. Основывается на групповых нормах и развитой корпоративной культуре и возлагает на служащих бремя ответственности самоконтроля. Организации, использующие данный подход, обычно имеют «плоскую» структуру. Они поощряют групповую деятельность и участие служащих в общем процессе.

4. Стратегический контроль: фокусируется на том, насколько эффективны стратегии организации в достижении целей. Обычно сосредоточивается на структуре, руководстве, технологии, трудовых ресурсах организации, а также на информационных системах и системах оперативного контроля.

Методы документального и фактического контроля:

1.Проверки: производятся по отдельным вопросам финансово-хозяйственной деятельности на основе отчётных, балансовых и расходных документов. Выявляются нарушения финансовой дисциплины и намечаются мероприятия по их устранению.

2.Обследование: охватывает широкий спектр финансово-экономических показателей обследуемого экономического субъекта для определения его финансового состояния и возможных перспектив развития. В ходе обследования могут осуществляться контрольные обмеры выполнения работ, расхода материалов, топлива, энергии и т.д.

3.Надзор: производится контролирующими органами за экономическими субъектами, получившими лицензию на тот или иной вид финансовой деятельности, и предполагает соблюдение ими установленных правил и нормативов, нарушение которых влечёт за собой отзыв лицензии. Например, осуществляется надзор со стороны ЦБ России за деятельностью коммерческих банков; со стороны Департамента страхового надзора Минфина России – за страховыми фирмами.

4.Анализ финансового состояния: предполагает детальное изучение периодической или годовой финансово-бухгалтерской отчетности с целью общей оценки результатов финансовой деятельности и ликвидности, обеспеченности собственным капиталом и эффективности его использования.

5.Наблюдение (мониторинг) – постоянный контроль со стороны кредитных организаций за использованием выданной ссуды и финансовым состоянием предприятия-клиента; неэффективное использование полученной ссуды и снижение ликвидности может привести к ужесточению условий кредитования, требованию досрочного возврата ссуды.

6.Ревизия – взаимосвязанный комплекс проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций, проводимых с помощью определенных приемов фактического и документального контроля. Ревизии проводятся органами управления в отношении подведомственных предприятий и учреждений, а также различными государственными и негосударственными органами контроля

Этапы процесса контроля:

Дата добавления: 2014-01-04