Работа с другими программами и системами

№ стрелки	Передаваемая информация
	информация о предстоящих заездах и выездах; информация о наличии мест в гостинице; информация о состоянии счетов гостей;
	ввод данных о заездах (check-in, check-out); размещение гостей; текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер, прием и отправка сообщений для клиентов и т.п.);
	информация о количестве и типе заказанных пансионов на ближайшие дни;
	информация об изменении стоимости тех или иных стандартных типов или блюд, либо других услуг, предоставляемых рестораном;
	информация об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должна поддерживаться телефонной станцией);
	полная информация о совершенных звонках и их стоимости с одновременным включением итоговой суммы в счет клиента;
	нетарифицированная информация о звонке от телефонной станции;
	информация о предоставленных киосками услугах, об их стоимости и оплате;
	информация о запросе клиентом тех или иных услуг (напитки, экскурсии, и т.п.);
	информация о состоянии номера (должна поддерживаться телефонной станцией);
	информация о заезде и выезде; передача сообщений для клиентов; сервисные функции (побудка, запись телефонных звонков и т.п.);
	статистическая информация с возможностью анализа по различным критериям или группе критериев (национальность, социальный статус, предпочитаемые виды услуг, стандартные пакеты, номера, цель поездки и т.п.); доступ к архиву;
	изменение цен, видов услуг, предоставление скидок для тех или иных туроператоров, групп или индивидуалов, категорий туристов, установление квот по загрузке и порядка поселения при овербукинге и т.д.;
	информация о текущей загрузке и количестве брони на будущее, автоматическая печать подтверждений по брони;
	резервирование с указанием статуса (временное, постоянное; возможна и более подробная градация), количества и типа заказываемых номеров, информации о группе (тип, пол, возраст и др.), время заезда и выезда, возможных заказанных услуг и др.; информация о внесении авансовых платежей;
	печать и выставление счетов клиентам; изменение (совместно с отделом маркетинга) расценок на те или иные гостиничные услуги; изменение различных коэффициентов, процентных ставок и т.п.;
	информация обо всех платежах (вид платежа, кто, когда, от кого и за что принял), полученных всеми изображенными на рис.1 службами и ее сохранение в течение заданного периода; сведение бухгалтерских проводок за отчетный период (смена, бизнес-день, неделя, месяц и т.д.) и печать стандартных отчетов; доступ к архиву гостей / групп; доступ к журналу событий / проводок;

Таковы основные информационные потоки, протекающие между рабочими станциями и сервером системы.

Естественно, что конкретное распределение функций между отделами и даже сами названия и количество структурных подразделений могут меняться от гостиницы к гостинице. При этом может меняться и количество необходимых рабочих станций, и список функций, ими выполняемых.

Более того, при необходимости, одно рабочее место (один компьютер) может использоваться несколькими работниками, например бухгалтерией и отделом маркетинга. Здесь стоит заметить, что для разграничения уровней доступа в Эдельвейсе предусмотрена система паролей, которые приписываются каждому пользователю и описывают, кто к каким операциям имеет доступ. Первоначальная установка прав производится разработчиком, последующие изменения или добавления могут производиться непосредственно гостиничным специалистом (на рабочем месте "Администратор сети").

Как показывает практика, в гостиницах чаще всего используется комплексная АСУ, в которой функции разных подразделений выполняют смежные программные продукты или системы. В этой ситуации, Эдельвейс позволяет пользователю самому выбрать, где провести "водораздел" между ним и этими системами. При этом пользователь должен решить, в каком виде должны обмениваться информацией эти системы. Принципиальных вариантов здесь три:

1. Отсутствие обмена как такового. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда та или иная гостиничная служба работает в сугубо автономном режиме (например, телефонная связь или ресторан). Встречается редко.

2. Документальный обмен. Информация поставляется в виде стандартных отчетов (передаваемых на бумаге), после она может быть перенесена в ту или иную параллельную систему вручную. Достаточно распространенный на сегодняшний день путь, хотя и неудобный.

3. Электронный обмен. Это наиболее удобный, с точки зрения общей организации работы в гостинице путь (необходимо только, чтобы эта программа поддерживала функцию экспорта-импорта).