Язык и стиль распорядительной корреспонденции

Информационная часть письма

В деловой переписке часто используются глаголы-перформативы. Глаголы-перформативы (от лат. performо - действовать) – особые слова, эквивалентные действию, поступку. Их использование создаёт социальную ситуацию, влекущую за собой определённые последствия. Написать «Обращаемся к Вам с просьбой» значит выразить эту просьбу.

Значение глагола- перформатива	Пример
этикетные фразы	благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения
сообщения	сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем
подтверждение	подтверждаем
заявления	заявляем, объявляем
требования, просьбы	приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой
обещания	гарантируем, заверяем, обязуемся
напоминания	напоминаем
предложения	предлагаем

Глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-ого лица единственного и множественного числа, реже – в форме 3-ого лица единственного числа.

Стандартные конструкции, характерные для деловых писем

Функция	Пример
1) Причина обращения	Согласно протоколу о взаимных поставках … По причине задержки оплаты … Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договорённостям … В ответ на Ваш запрос … Учитывая, что производственные показатели снизились … В связи с неполучением счёта-фактуры … В связи с проведением совместных работ... Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...
2) Ссылки	Ссылаясь на Ваше письмо от … В соответствии с достигнутой договорённостью … В соответствии с протоколом... На основании распоряжения о … На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем … В подтверждение нашего телефонного разговора...
3) Цель	В целях скорейшего решения вопроса … Для согласования спорных вопросов … В целях усиления охраны имущества... В порядке оказания технической помощи...
4) Этикетные фразы	Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Примите наши поздравления … Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) …
5) Речевые действия	Предлагаем в счёт взаимных поставок на … год … Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду... Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение... Извещаем, что мы …. Сообщаем, что, к сожалению, не можем …...

Концовка письма (не все элементы обязательны):

1. Деловые просьбы.
2. Предположения, что переписка будет регулярной.
3. Уверения в уважении.
4. Должность, подпись.
5. Возможно «Приложение».

Деловые письма заканчиваются подписью официального лица с указанием его должности. В некоторых случаях в конце письма стоит круглая печать.

Традиционно запятая после слов «С уважением» не ставится, т.к. они связаны с подписью (т.е. «Никифоров с уважением к Вам»). Однако в последнее время под влиянием английского языка стали ставить запятую.

К распорядительной (или организационно-распорядительной) корреспонденции относятся документы следующих жанров: приказ, распоряжение, докладная записка, протокол (постановления), служебные письма.

Документ	Определение	Классификация	Структурные и языковые особенности
Приказ	Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.	1)приказы по вопросам общей деятельности; 2) приказы по личному составу.	Имеется заголовок («О реорганизации предприятия», «Об изменении графика работы»); Текст приказа состоит из двух основных частей: 1) констатирующей и 2) распорядительной. Используются глаголы– перформативы: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ОСВОБОДИТЬ, ОБЪЯВИТЬ (БЛАГОДАРНОСТЬ, ВЫГОВОР); ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ кому что сделать до какого числа, ПОСТАНОВЛЯЮ.
Распоряжение	Акт волеизъявления не администрации предприятия в целом, а его подразделения, поэтому распоряжение подписывается не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб.		Распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Предлагаю».
Докладная записка (ДЗ)	Письменное сообщение, подаваемое сотрудником руководителю предприятия, учреждения по вопросам, связанным со служебной деятельностью.	Внутренняя ДЗ (адресуемая руководителю учреждения, в котором работает составитель); внешняя ДЗ (адресуемая руководителю вышестоящего органа).	Текст докладной записки должен состоять из двух основных частей: 1) излагаются факты, послужившие поводом к написанию докладной записки; 2) формулируются выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Могут использоваться фразы «По СОСТОЯНИЮ НА 01.01.95» или «ЗА ПЕРИОД С 01.01.95» по 01.09.95».
Протокол	Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаний коллегиальных органов.	Подробный и краткий	Разделы: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:».

Дата добавления: 2013-12-11