Печатные средства внутрикорпоративных коммуникаций

7.

Симпатии работников в отношении всей ор­ганизации и ее менеджмента нарабатываются, в том числе и путем информированности, проявления внимания и за­боты о своих сотрудниках.

Любой сотрудник компании является ретранслятором информации о предприятии во внешнюю сферу и, по су­ществу, в какой-то мере является его имиджмейкером. Очень важно, чтобы каждый работник отождествлял себя с предприятием, жил корпоративными интересами, кото­рые совпадали бы с его собственными.

Очень полезны внутренний форум и блог (blog — жур­нал). На них можно инициировать высказывания (с эти­ческими ограничениями) сотрудниками своего мнения по любым корпоративным вопросам. Форум эффективен и в рамках корпоративной культуры. Похвалив сотрудни­ка «во всеуслышание» на форуме, менеджер дополни­тельно стимулирует его. Блог можно использовать и как рабочий журнал, по которому линейные руководители могут отслеживать выполнение планов.

Отметим две важные коммуникационные проблемы, су­ществующие внутри корпораций:

2) главным источником информации для себя сотрудни­ки считают своего непосредственного руководителя. Не получая от него сведений в достаточном объеме, они ищут другие источники, что приводит к рожде­нию слухов, искажающих реальную ситуацию;

3) ведущий менеджмент компании для коллектива, как правило, «невидим». Это ошибка руководителей мно­гих компаний, полагающих, что можно реально уп­равлять людьми, не общаясь с собственным персона­лом.

Условия сотрудничества и взаимодействия в коллективе должны характеризоваться:

o уверенностью друг в друге и доверием между руково­дителем и сотрудником;

o свободным движением информации как вверх, так и вниз по иерархической структуре, а также налажен­ными горизонтальными каналами коммуникации;

o удовлетворением членов коллектива своим статусом, обеспечивающим их активное участие в деятельности компании;

o постоянным сотрудничеством в работе без злонаме­ренных интриг;

o хорошим психологическим климатом;

o положительными достижениями предприятия на рынке;

o оптимистическими оценками будущего компании.

Основные принципы ПР для внутренних взаимосвязей определяются рядом существенных положений.

1. Мониторинг корпоративного общественного мне­ния на базе персональных опросов. Их можно проводить в устной или письменной форме.

2. Разумеется, наиболее объективным будет анонимное анкетирование. А живое собеседование имеет преимущество интерактивности, когда вопросы работника тут же находят ответы.

3. На Западе широко используется система информато­ров, как бы нас это ни смущало. Информатор — это не «стукач» в российском понимании, а человек, сознатель­но или благодаря своей болтливости передающий руко­водству информацию, которая помогает предупредить развитие недоверия или даже враждебности персонала к менеджменту.

Любые методы сбора информации позволяют управлен­цам «держать руку на пульсе» коллектива, устранять претен­зии и выполнять пожелания и предложения работников.

o Признание положительного вклада сотрудников в успехи предприятия.

o Поощрение, одобрение. Все исследования в облас­ти коммуникационного менеджмента доказывают, что важнейшими стимуляторами являются деньги, а также различные привилегии, предоставляемые сотрудникам. Кроме них существует еще такой важный фактор, как простая похвала.

o Свобода выражения сотрудниками собственного мнения по всем вопросам управления, включая обосно­ванную критику руководства.

o Стирание граней между менеджментом и обычны­ми сотрудниками в отношении привилегий.

o Приоритет внутренних коммуникаций над вне­шними. Худшее, что может случиться с компанией, — это когда ее сотрудники узнают о плохих новостях из инфор­мационного выпуска по телевидению.

o Непосредственное и косвенное вовлечение сотруд­ников в процесс управления, выявляя и учитывая их мне­ния, позиции, а также представленные ими идеи.

o Информированность о планах организации. Со­трудники любой компании всегда стремятся знать, в ка­ком направлении движется их организация и какова их реальная роль в этом процессе.

o Обязательное выполнение обещаний, данных ру­ководством компании.

o Удовлетворение потребности сотрудников в персо­нальном внимании; бейджи позволяют им обращаться друг к другу по имени. Коллеги быстрее узнают друг дру­га, что способствует формированию благоприятного пси­хологического климата в компании.

При оптимальной организации менеджмента ука­занные мероприятия ПР-отдел проводит в согласова­нии с кадровой службой.

Для повышения их эффективности рекомендуется ряд правил.

· Информация для персонала, в принципе знакомого с компанией, должна иметь актуально-новостной ха­рактер. Поэтому печатные материалы должны выхо­дить регулярно.

· Для уменьшения стоимости публикации некоторые из них могут содержать рекламу. Поэтому форма подачи материала должна удовлетворять интересам рекламо­дателя.

· Подбор информации должен учитывать возможность попадания ее к конкурентам.

· Все желающие должны иметь возможность задать воп­росы редакции. Внутренние публикации обеспечива­ют отличный механизм для обратной связи, поскольку сотрудники при непосредственной встрече с руково­дителем не всегда решаются на обсуждение конфликт­ных вопросов.

Рассмотрим некоторые особенности основных средств печатной внутрифирменной коммуникации.

1. Многотиражка. Некоторые крупные предприятия еще выпускают такие газеты, в которых рассказывается о корпоративной жизни. Будет ошибкой относиться к та­кой прессе как к «совковому» пережитку. В мно­готиражках наибольшим спросом пользуются актуальные новости, касающиеся экономического положения, перс­пектив. Здесь должны поощряться выступления работни­ков всех рангов и из всех подразделений с обсуждением горячих проблем. А с точки зрения нематериального сти­мулирования труда, например, номер газеты со своей фо­тографией — это одна из самых ценных наград для лиде­ров производства.

2. Информационный бюллетень — наиболее часто ис­пользуемая форма внутренней периодической публикации.

3. Стенгазета. Чтобы газета стала действенным кана­лом общения, важно, чтобы как можно больше сотрудни­ков выражали в ней свое отношение к волнующим их вопросам: новостям, проблемам, событиям, мероприяти­ям корпоративной культуры низовых, первичных подраз­делений организации.

4. Ежегодный отчет является эффективным ПР-инструментом. В результате оглашения конкретных цифр и фактов сотрудники получают полное представление о го­довых итогах развития и перспективах роста компании.

Такой отчет может содержать:

o письмо руководителя, в котором выражается благо­дарность сотрудникам и описывается работа компа­нии, ее основные достижения в течение года;

o отчет об использовании фондов. Этот документ часто оформляется в виде графиков и диаграмм, характе­ризующих использование организацией поступивших средств;

o анализ финансового положения предприятия, данный, как правило, в диаграммах, в динамике отражающих активы и пассивы компании, доли ее акционеров;

o характеристика основных средств компании, данная в простой, графической форме: что представляет собой предприятие, где и в каком виде находятся его основ­ные средства;

o отчет об участии компании в социальных программах;

o характеристика расходов на аппарат. Заметим, что в большинстве случаев основной статьей расходов компании является именно содержание аппарата. Освещение расходов на зарплату и прочие издержки, связанные с содержанием сотрудников и управлен­ческого аппарата, является важной частью подобного отчета;

o вопросы управления. В этой части, как правило, диску­тируются наиболее важные действия менеджмента, по­ложительный и отрицательный опыт в этой области;

o информация о контингенте сотрудников. Это — клю­чевая тема, которая призвана проходить красной нитью через весь отчет, подчеркивая важность тех людей, которые работают в организации: интервью с сотрудниками, их комментарии по поводу условий и результатов работы в компании, фотографии сотруд­ников на рабочих местах и т.д.

К сожалению, для подавляющего большинства рос­сийских компаний проблемой в подобных публикаци­ях, как правило, является несоответствие представляе­мых в них данных реальной ситуации, особенно в части, описывающей финансовые активы и результаты органи­зации.

5. Доски объявлений. Для повышения их привлека­тельности используются графика, фотографии, элементы декора, цветное оформление и т.д. Крайне важно регу­лярное своевременное обновление информации назна­ченным ПР-менеджером.

6. Агитационные плакаты обычно размещают на сте­нах или колоннах внутри рабочих помещений. Они напо­минают обычно о:

- корпоративной миссии;

- славных традициях;

- поставленных перед подразделением целях;

- трудовой дисциплине;

- охране труда;

- производительности труда и пр.

7. Брошюры, руководства, справочники можно разде­лить на три вида:

1. литература общего плана, типа проспектов, предна­значенная для новых сотрудников, студентов-практи­ков или визитеров. Они содержат правила организа­ции, отмечают преимущества, которые может полу­чить новый сотрудник (клиент, партнер) организации, если будет с ней сотрудничать и придерживаться этих правил. Такая литература необходима новичку для адаптации, она дает возможность проникнуться идея­ми организации, ознакомиться с ее культурой;

2. справочная литература. Здесь могут рассматриваться, например, виды и способы страхования, пенсионные и медицинские программы, распределение прибыли, формы и методы поддержания безопасности, инфор­мация о стажировках и обучении, различные органи­зационные вопросы.

3. справочники предназна­чены для обеспечения сотрудников специфичной ин­формацией по тому или иному важному вопросу; институциональная литература служит для понимания философии организации. Она описывает ее ценности, принципы функционирования (управления), а также касается качества работы, конкурентоспособности, социальной ответственности, роли организации в об­ществе. Здесь могут описываться празднования юби­леев, вручение наград, рассказываться об истории, успехах, деятельности основателей и «героев» органи­зации.

8. Письма призваны как бы имитировать прямое, личностное общение ведущих руководителей с целевы­ми аудиториями в разговорной, персональной манере общения.

Среди преимуществ использования писем — экономия средств, прямой и индивидуализированный гуманистиче­ский подход, скорость и убедительность воздействия. Письма направляются от официальных лиц компании, со­трудниками и их семьями лидерам общественных органи­заций, законодателям, поставщикам, журналистам и т.д.

9. Поздравления. За рубежом и во многих крупных российских банках и компаниях важная информация о со­трудниках, клиентах и партнерах компании вводится в базу данных. В соответствии с ней специальные программы ав­томатически отслеживают направление поздравлений по поводу дней рождения, праздничных дат и юбилеев.

10. Памятки и репринты отвечают на вопросы по пово­ду выступлений руководителей, а также на слушаниях, обсуждениях, пресс-конференциях. Распечатка выступ­лений и их опубликование иногда является средством защиты организации от недобросовестных журнали­стов, использующих отдельные реплики из выступле­ний руководителей компании в средствах массовой ин­формации.

Основной целью использования этого метода комму­никации является необходимость проинформировать и успокоить людей, озабоченных теми или иными пробле­мами, связанными с организацией. Такие материалы рассылаются сотрудникам, официальным правительствен­ным лицам, финансовым аналитикам, руководителям групп, средствам массовой информации, лидерам обще­ственных организаций и т.д.

Дата добавления: 2013-12-12