Електронні форми та бланки

Основою кожного документа є шаблон. Шаблон — це набір параметрів форматування, доступний при створенні нового документа. Звичайний (стандартний) шаблон також містить елементи автотекста, макроси, панелі інструментів, меню і операції. Для полегшення роботи програма Word містить додаткові шаблони попереднього форматування документів, а також майстри шаблонів, які допоможуть пройти етапи попереднього форматування.

По команді Файл > Создать користувачу надається набір шаблонів. На малюнку показана вкладка Письма и факсы діалогового вікна Создание документа. Спочатку список шаблонів визначається при установці програми Word, але туди додаються і нові шаблони, створені самостійно. Різні значки відповідають власне шаблонам і інтерактивним майстрам. Виберіть шаблон, щоб побачити його у вікні попереднього перегляду. Для шаблонів, створених іншими користувачами, попередній перегляд часто неможливий. Після вибору шаблона клацніть на кнопці ОК.

Шаблони містять підставлені символи там, де можна вставити свій текст. В шаблон можна ввести обов'язковий текст і зберегти його як новий шаблон — тоді назва і інформація про нього з'явиться в кожному документі, що використовує цей шаблон. Можна також самому повністю створити новий шаблон.

При збереженні документа, створеного за допомогою шаблона, йому надають ім'я, як і будь-якому іншому документу. Щоб використовувати документ як шаблон для майбутніх документів або якщо документ із самого початку створюється як шаблон, розкрийте список Тип файлу в діалоговому вікні Сохранение документа і виберіть пункт Шаблон документа (*.dot).

Одним з варіантів без паперового документообігу є застосування електронних бланків. Якщо необхідно створити форму заяви на відпустку, навіщо турбуватися про її друк, розмноження і заповнення? Але це ще тільки частина справи. Коли службовець заповнює і представляє цю форму, начальник накладає резолюцію і передає бланк помічнику, який робить копію, повертає перший екземпляр працівнику, а другий кладе в папку, де вже зберігаються аналогічні папери. При роботі з електронними формами картина міняється: службовець відкриває форму, заповнює її і відправляє по електронній пошті своєму начальнику, який її затверджує (або не затверджує) і повертає по електронній пошті. Все це займає лише декілька хвилин.

Дата добавления: 2013-12-13