Оцінка системи внутрішнього контролю

Сутність матеріальних запасів

Тема № 6. Контроль і ревізія матеріальних запасів.

6.1 Сутність матеріальних запасів

6.2 Оцінка системи внутрішнього контролю

6.3 Контроль дотримання законодавства

6.4 Контроль ефективності

Група матеріальних запасів включає в себе різні категорії активів: сировина та матеріали, товари, готову продукцію, напівфабрикати, залишки незавершеного виробництва та витрати майбутніх періодів. Не у всіх організаціях матеріальні запаси складають істотну величину, і в цих випадках перевіряти їх необов'язково.

Якщо величина операцій з запасами та / або їх залишки складають істотну величину, їх перевірка необхідна.

Щодо матеріальних запасів високоризиковими областями є:

• затоварення складів, відсутність роботи з аналізу стану запасів і визначення нормативу запасів;

• завищення вартості запасів у бухгалтерському обліку в порівнянні з ринковою (помилка в обліку, запаси придбані за завищеними цінами з різних причин або втрачені, викрадені і т.п., втратили свою вартість в результаті неправильного зберігання або різкого зниження цін на ринку);

• величина у звітності занижена в порівнянні з реальною (помилка в обліку або існують невраховані запаси).

1. Обговоріть з представниками аудиту, як вони оцінюють ризики, пов'язані з обліком матеріальних запасів:

• чи встановлені нормативи складських запасів;

• чи є бюджет закупівель;

• чи є документ, що встановлює порядок збору інформації про залежаних запасах, та порядок прийняття рішення щодо таких запасів;

• чи проводиться і яким чином контроль за цінами закупівель, що перешкоджає менеджерам отримувати неофіційні «бонуси» від постачальників;
• наскільки керівництво впевнене, що умови зберігання запасів забезпечують збереження їх якості і всі події з різних причин погіршення оцінені та відображені в бухгалтерській звітності;
• наскільки керівництво впевнене, що на складах немає неврахованих запасів, у тому числі запасних частин зі списаних основних засобів, офіційно списаних, але ще не знищених запасів і т.д.

2. Попросіть надати документи, що підтверджують проведення контрольних заходів щодо зниження зазначених вище ризиків, наприклад результати аналізу наявності незатребуваних запасів і причин незатребуваності. Спробуйте встановити, як регламентується виявлення таких запасів, з'ясовуються реальні причини затоварення, які заходи приймаються.
3. Попросіть надати документи, що підтверджують аналіз керівництвом основних тенденцій в русі матеріалів: наростання або зниження запасів, ступінь забезпеченості запасами, динаміка претензій щодо якості сировини та / або до виробленої з нього продукції, вартості списаних запасів і т.д.

4. Повторіть (по можливості) одну-дві контрольні процедури, наприклад щодо виявлення залежалих запасів.

5. Зробіть попередній висновок про стан внутрішнього контролю на даній ділянці.

Ілюстрація. Процедуру повторної перевірки внутрішнього контролю за станом запасів краще організувати наступним чином.

Попросіть принести внутрішній регламент щодо виявлення незатребуваних (залежаних) запасів. Опитайте окремо як мінімум трьох осіб з тих, хто повинен за регламентом займатися цим питанням (а при відсутності регламенту - завідувачів складами):
• чи є на їх складі запаси, що знаходяться без руху протягом останнього місяця;
• чи є в програмному забезпеченні якийсь модуль, що дозволяє вивести перелік запасів, що знаходяться без руху протягом будь-якого періоду (день, місяць, квартал, рік);
• чи можна вважати такі запаси залежалися.

У багатьох випадках ревізор переконається, що «копнув» неосяжну проблему, пов'язану з трактуванням страхового, сезонного, нормального запасів, психології господарника «радянської економіки» і т.п. Завдання - визначити, на якій стадії вирішення цієї проблеми знаходиться організація.

На підставі відповідей опитаних виберіть два-три види запасів, які знаходяться без руху досить довго (наприклад, два види сировини і один вид готової продукції). Уточніть у опитаних їхню версію причини незатребуваності.

Якщо всі опитані особи не можуть дати будь-якої точної інформації, попросіть бухгалтера цієї ділянки роздрукувати (або показати в електронному вигляді, якщо обсяг великий) аналітичну відомість руху матеріалів по якомусь складу.
Потім дізнайтесь, в посадові обов'язки якого співробітника входить вивчення цієї ситуації, і попросіть його принести документи, що стосуються вибраних вами складів і запасів. Зробіть висновок про ефективність роботи організації в цьому напрямку.
Копії деяких вивчених документів слід долучити до акта ревізії.

6.3 Контроль дотримання законодавства

Перевірка дотримання законодавства на даній ділянці може стосуватися наступних питань:
• правильність застосування заліку ПДВ по придбаних товарно-матеріальних цінностей;
• дії посадових осіб при організації закупівель в інтересах організації, а не у своїх власних;
• дотримання бюджетними організаціями законодавства про закупівлі для державних потреб.
Контроль фінансової звітності

Перевірка відображення у звітності запасів полягає у вивченні того, що:
• всі відображені в обліку операції з запасами дійсно мали місце (передумова виникнення);
• всі операції, які дійсно мали місце, відображені в обліку (передумова повноти);
• запаси відображені в обліку в оцінці, що не перевищує їх ринкову вартість (передумова точного вимірювання). Перевірка того, що всі відображені в обліку операції з запасами
дійсно мали місце, спрямована на виявлення фіктивних угод з запасами. На великих та середніх підприємствах такі ситуації вкрай рідкісні. Більш приватним випадком є ​​«неповна інформація» про операції із запасами.

Критерії фіктивної угоди чітко не визначені, і кожен раз остаточне рішення виносить суд. Для перевірки необхідно переглянути перелік матеріалів і постачальників хоча б за якийсь місяць (що теж забирає багато часу), і вибрати дві-три нетипові поставки - як правило, це середнього обсягу постачання від не надто відомого постачальника. Не рекомендується відбирати стандартні поставки, наприклад цементу від постачальника «Цементний завод № 7». У більшості випадків там все в порядку, хоча повністю ймовірність помилки виключити не можна. Вибираємо, наприклад, «цегла червона, 1200 шт.», Постачальник ТОВ «Торг-строй». Запитуємо договір (хоча його відсутність в стандартній письмовій формі не є порушенням законодавства), накладні і рахунок-фактуру з цієї поставки.

Ознаками (але не доказами!) Фіктивності накладної є:

• оформлення «простий», а не товарно-транспортної накладної;

• ідеальний стан накладної, відсутність слідів згину і потертостей по її краях (в принципі експедитор повинен був її вести з собою в машині, але іноді накладні возять в папках для паперів, що дійсно виключає залишення на документах будь-яких слідів);

• відсутність номера накладної, або неточний номер (з індексом, дробом і т.п.);

• відсутність номера автомашини та прізвища водія;

• відсутність адреси доставки;

• нечітке опис вантажу;

• відсутність даних про тоннажі вантажу;

• відсутність вказівки часу під розвантаження;

• візуальна схожість підписів у накладній «дозволив», «відпустив», «прийняв», або вони зроблені ручкою одного кольору та ін З'ясовуємо, чия була машина - організації, постачальника або третьої сторони. Просимо принести з кладу картка обліку цього матеріалу, звіряємо дані картки (дату, кількість, вартість) з даними накладної.
По можливості з'ясовуємо, як і хто розвантажував машину; оцінюємо, чи могли вантажники зробити це вручну, і чи була в цей час на складі необхідна техніка.

Наприклад, за накладною вантаж складається з чотирьох бобін з проводом, кожна з яких важить близько 1,5 т. Дані про наявність навантажувача на складі відсутні; дані про витрати на оренду або послуги вантажників або автокрана відсутні. На питання, як могла бути розвантажена на складі машина з таким вантажем, зрозумілої відповіді ревізор не отримав.
Перевірка того, що всі операції, які дійсно мали місце, відображені в обліку, спрямована на виявлення неврахованих запасів.

При наявності «тіньового обороту» у організації виникають запаси, не відображаються в офіційному бухгалтерському обліку. Виявлення таких запасів також можливо методом інвентаризації. Якщо виявлення випадків розкрадання запасів проводиться шляхом звіряння даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю запасів, то в даному випадку - навпаки: фактичну наявність звіряється з даними бухгалтерського обліку.
Для перевірки ревізор повинен вибрати на будь-якому складі, в тому числі відкритому, два-три будь об'єкта для перевірки. Не рекомендується вибирати об'єкти, характеристики яких з різних причин визначити за короткий строк неможливо, наприклад занесені снігом поклади щебеню, насип дрібних металевих виробів і т.д. Краще відбирати запаси, кількість яких можна перерахувати протягом 10-15 хв., Наприклад продукція, розфасована в марковані коробки, готова продукція середнього розміру (наприклад, двигуни). Ревізор визначає характеристики та обсяг запасів (кількість). Звіряє з даними картки складського обліку та бухгалтерського обліку. Окремою перевірці можуть піддаватися дати надходження в обліку товарів та маркування. Іноді можуть виявлятися факти, коли за даними обліку товар надійшов у березні 2005 р., а на самому товарі вказана дата виготовлення - вересень 2006 р. Ця ситуація виникає у разі, коли офіційно відображають в обліку лише першу партію товару, наступні партії в обліку не відображаються, а прикриваються даними на прихід першої партії. Особливо актуальна ця проблема у відношенні імпортованих товарів, коли таким чином можуть приховувати нерозмитнений товар.
Наявність «зайвих» запасів часто прикривається оформленням договорів тимчасового зберігання продукції «чужих» організацій. Якщо надається можливість, ревізор може провести зустрічну перевірку організацій, яким, судячи з наданими документами, належить товар, і переконатися в достовірності наданої інформації.
Перевірка того, що запаси відображені в обліку в оцінці, що не перевищує їх ринкову вартість, рідко виявляє помилки, так як високий рівень інфляції швидко «з'їдає» можливі погіршення запасів в результаті зберігання. Найчастіше зустрічаються випадки недооцінки запасів, коли їх вартість в обліку 1 коп., А ринкова ціна зараз вже 100 руб.
Для перевірки можна за тими ж запасам, які відбиралися для перевірки наявності незатребуваних запасів і двох попередніх передумов, розглянути відповідність їх оцінки в обліку і поточної ринкової вартості. Це трудомістка робота, оскільки вимагає вивчення пропозицій цін на ринку, тобто довідників, прейскурантів, в тому числі в Інтернеті, причому ціни, природно, відрізняються залежно від обсягів закупівлі, знижок постійним покупцям, способів доставки і т.д.

Дата добавления: 2013-12-13