Определение коммуникационного процесса и его этапов

Коммуникации между уровнями и подразделениями (внутренние коммуникации)

Коммуникации между организацией и ее средой (внешние коммуникации)

ТИПЫ КОММУНИКАЦИЙ

Приведите классификацию типов коммуникаций.

Ранее были рассмотрены факторы внешней среды, влияющие на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения:

- с имеющимися и потенциальными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

- В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне.

- Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и представлять этой связи письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем положении, возможностях карьеры, льготах и т.п.

- Используя лоббистов и делая взносы в пользу различных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.

- Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился.

Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на внешнее окружение.

При этом необходимо подчеркнуть, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие ВНУТРИ организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые ВНЕШНИМ ОКРУЖЕНИЕМ.

1) Межуровневые коммуникации в организации

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается информация текущих задач, изменения приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей.

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Пример: инженер разработал новое предложение. Его необходимо последовательно согласовать на всех уровнях для внедрения, требующих организационных и финансовых затрат. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящей ради повышения конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности. Однако на любом из уровней могло быть принято решение об отклонении новой идеи. Если идея была хорошей, то организация может лишиться многих серьезных возможностей повышения производительности и получения экономии. При коммуникации по восходящей выполняется функция оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Последняя управленческая инновация при этом – создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно 1 час в неделю, собираются для обсуждения потребителей – так называемые кружки качества (из Японии).

2) Коммуникации между различными отделами (подразделениями)

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей, организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях.

В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. В этом случае производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации инноваций отдела НИОКР, чтобы дальнейшее производство было конкурентоспособным.

3) Коммуникации руководитель – подчиненный

Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, мы рассматриваем этот вид обмена информацией отдельно, поскольку 2/3 коммуникативной деятельности руководителя реализуются между управляющими и управляемыми.

Разновидности обмена информацией: - прояснение задач и ожидаемых результатов;

- обсуждение проблем эффективности работы; - достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;

- совершенствование и развитие способностей подчиненного; - сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;

- оповещение подчиненного о грядущем изменении;

- получение сведений об идеях и предложениях.

4) Коммуникации между руководителем и рабочей группой

Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Кроме того иногда группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой. Группы могут быть формальными и неформальными.

5) Неформальные коммуникации

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются этим для запланированной утечки и распространения информации или сведений типа «только между нами».

Хотя слухам приписывается передача неточной информации, тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения чаще оказывается точной, 80-99 % слухов точны в отношении информации о самой компании, однако уровень точности значительно ниже, если речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации.

Дата добавления: 2013-12-13