Функции управления. Функциями управления называют специализированные виды деятельности аппарата управления

Функциями управления называют специализированные виды деятельности аппарата управления. При этом подразумевается, что совокупность действий, осуществляемых субъектом управления, структурно группируется на базе некоторых признаков, выражающих объединяющее начало для формирования соответствующей группы. Однако состав и принципы выделения этих признаков неоднородны. Поэтому деление системы управления на составные части требует более детального рассмотрения и углубления положений системного подхода.

В соответствии с теорией системного подхода выделенная по определенному признаку часть системы, которую, в свою очередь, можно рассматривать как систему, называют подсистемой. Системы, которые при анализе и синтезе рассматриваются как состоящие из подсистем, называются «большими системами».

Выделение подсистем позволяет локализовать внимание на составной части общей системы и осуществлять ее детальную проработку. Обычно это связано с трудностями единовременного охвата всех элементов системы и всех сторон ее деятельности.

В теории систем наряду с понятием о «большой системе» используется также понятие «сложная система». Под «сложной системой» понимается такая «большая система», в которой выделение подсистем осуществляется неоднократно и по качественно различным признакам. Это означает, что один и тот же элемент сложной системы одновременно входит в состав нескольких подсистем, выделенных с разных точек зрения. Образно это можно представить как деление объемной фигуры (например куба) на составные части путем разрезания его различными плоскостями, разложенными перпендикулярно друг другу.

Системы управления социально-экономическими объектами относят к категории таких сложных систем. Причем наиболее распространенными являются три основных подхода к делению этих систем на подсистемы.

Основным принципом выделения функций считается группировка элементов системы и осуществляемых ими действий по видам деятельности в субъекте управления. Данный подход крайне важен для профессиональной ориентации работников аппарата управления, а следовательно, и для соответствующей подготовки кадров.

Рассмотрим примеры выделения функций на основе вышеизложенного принципа.

Совокупность работ, связанных с определением будущего состояния объекта управления, называют планированием. Специалисты, занимающиеся этим видом деятельности, называются плановиками.

Функция управления, обеспечивающая функционирование управляемых процессов в рамках заданных параметров, называется регулированием. Специалисты, осуществляющие эту функцию, обычно называются диспетчерами.

Процесс создания новых или качественного улучшения ранее созданных и функционирующих систем называется организацией, а специалисты, его осуществляющие, – это организаторы производства.

Аналитическая функция, которая включает наблюдение за течением процессов в объекте управления и за текущим его фактическим состоянием, называется контролем. Одной из разновидностей контроля является бухгалтерский учет.

Другим важным подходом к выделению функций управления является группировка элементов системы по однородным видам деятельности, осуществляемым в объекте управления. В соответствии с этим подходом могут выделятся, например, такие подсистемы: управление подготовкой производства; управление процессами основной деятельности; управление материально-техническим снабжением; управление капитальным строительством; а также другие подсистемы.

Данный подход оказывает весьма существенное влияние на построение организационной структуры аппарата управления.

В основу третьего подхода выделения функций управления положен принцип их специализации в привязке к внутренней структуре объекта управления. Поэтому, если объект имеет крупные структурные формирования (например: цехи, филиалы, факультеты и т.п.), то совокупность элементов системы управления, непосредственно специализирующихся на руководстве только этими подразделениями, рассматривается как соответствующая функциональная подсистема.

Многочисленность подходов к выделению функциональных подсистем приводит в конечном итоге к дроблению функций на отдельные задачи.

Задача – это элемент функции управления, характеризующийся единством состава обрабатываемой информации, целью и алгоритмом обработки.

Задачи, решаемые в системе управления, выступают в качестве основы при проектировании схемы ее функционирования. Устанавливая взаимосвязь между информационным входом и выходом задач, проектировщики системы управления разрабатывают схему, которая обычно называется моделью системы управления.

На уровне позадачной детализации проектируются, главным образом, функциональные подсистемы. Система же в целом моделируется, как правило, в виде схемы взаимодействия отдельных подсистем, так как на уровне задач, которых можно насчитать до нескольких сотен, модель системы управления приобретает необозреваемый вид.

2. Функционирование систем управления

Функционированием системы называют процесс реализации ее функций. Важно отметить то обстоятельство, что данный процесс может осуществляться в различных вариантах, что дает основание для использования понятия «режимы функционирования».

Под режимом функционирования подразумеваются различные варианты последовательности действий, определяющих стабильность и эффективность протекания управляемых процессов. Для каждого режима характерен свой особый ритм функционирования – установленный порядок решения управленческих задач во времени и в пространстве.

Для понимания природы возникновения режимов функционирования системы управления организационными комплексами чрезвычайно важную роль играет их особое свойство, которое называют выживаемостью.

Выживаемость – это способность системы сохранять целостность за счет внутренних перестроек

при наличии внешних и внутренних источников возмущений.

Свойство выживаемости, которое еще называют адаптивностью системы, присуще лишь системам, внутренняя структура которых не имеет четкой упорядоченности и обладает определенной избыточностью. Такие системы называют также стохастическими, так как их состояние переменчиво и не поддается однозначному описанию.

Альтернативой адаптивным системам являются четко упорядоченные системы, которые называются детерминированными. Такие системы не способны приспосабливаться к изменяющимся обстоятельствам. Поэтому выход из строя какого-либо элемента системы нарушает процесс ее функционирования.

В адаптивных же системах при нарушениях и выходе из строя какого-либо элемента происходит переключение внутренних связей, и другие элементы берут на себя выполнение его функций. Этот процесс называется самоорганизацией, а системы, способные его реализовать– самоорганизующимися.

Модель самоорганизующейся системы должна быть многоконтурной (не менее двух контуров). Первый (нижний) контур обеспечивает выполнение функций в соответствии с заданными условиями. Такой режим функционирования называется нормальным.

Если структура объекта управления стабильная, то данный режим называют также стационарным.

В тех же случаях, когда объект имеет стационарный характер, но происходит неблагоприятное воздействие типа аварии, то в работу вступает верхний контур управления, который производит перестройку или модифицирование структуры и порядка работы основного контура управления с тем, чтобы он смог выполнять новые задачи, возникшие в связи с аварийной ситуацией. Такой режим работы системы управления называют аварийным. Применительно к аварийным ситуациям весьма часто разрабатываются типовые варианты принятия решений. Характерным примером может служить, например, план эвакуации посетителей из помещений театрально-зрелищных предприятий на случай возникновения пожара.

В тех случаях, когда объект управления планомерно меняет свою структуру по причине своего развития, возникает ситуация, требующая постоянного упреждающего воздействия со стороны верхнего контура управления. Такое поведение системы управления называется режимом развития. Его особенность заключается в том, что в структуре верхнего уровня должна активно выполняться работа по прогнозированию и оценке будущих состояний системы. Данный вид деятельности должен осуществляться не только по отношению к внутренней структуре объекта управления, но и по отношению к процессам, происходящим во внешней среде системы. В любом случае, если системе что-либо угрожает, необходимо принимать решения по модифицированию и перестройке ее внутренней структуры, т.е. активно осуществлять процесс самоорганизации, чтобы обеспечить выживаемость системы.

Наиболее сложной и тяжелой является ситуация, когда одновременно накладываются друг на друга режим развития и аварийный режим. В этом случае на верхний уровень управления приходится максимальная нагрузка, требующая оперативного принятия творческих нестандартных решений.

Лекция 10. Планирование в системе менеджмента

1. Планирование

Планирование является ведущей функцией системы управления. По своей сути, планирование – это совокупность работ по составлению, обоснованию и утверждению планов (плановых документов).

План – это совокупность взаимосвязанных показателей, определяющих деятельность управляемого объекта на определенный период времени. План – это основной результат планирования, его конечный продукт. Но не все документы, разработанные в процессе планирования, называются планами. Некоторые из них не в полном объеме отвечают требованиям, предъявляемым к планам, и поэтому называются иначе (прогнозы, программы), что несколько расширяет толкование понятия «планирование».

Процесс планирования носит ярко выраженный «сезонный» характер. И таковым он является на практике, если не используется как признак для формирования специализированного подразделения. Такого рода подразделение может называться, например, «плановый отдел». В этом случае неравномерность выполнения работ по разработке плановых документов приводит к расширительному толкованию понятия «планирование», так как работников плановых отделов надо чем-то дозагружать в те периоды времени, когда ведутся работы по выполнению планов. С этой целью в состав работ, выполняемых плановиками, кроме тех, которые непосредственно связаны с планированием, добавляют либо работы по слежению за выполнением планов и анализу этого процесса, либо работы по смежным функциям, например, связанные с управлением финансами.

Важнейшим элементом плана является показатель – количественная и качественная характеристика объекта управления.

Показатели, входящие в план, должны отвечать определенным условиям: они должны быть содержательны, привязаны ко времени и выражены конкретным числом, имеющим единицу измерения.

Содержание показателя раскрывает его наименование, которое дается в словесной форме. Что касается привязки ко времени, то в планах используются два подхода к данному вопросу: показатель может выражать состояние объекта на конкретный момент времени или выражать объем проделанной работы за период времени. Например, численность работников в организации определяется на момент времени, а выпуск продукции – за период (месяц, квартал, год и т.п.).

Наибольшую трудность для планирования представляет выбор единицы измерения, характеризующей смысл конкретного числа, величиной которого представлен показатель. Существует несколько вариантов подхода к решению данной проблемы. Рассмотрим основные из них.

Все показатели делятся на две категории: абсолютные и относительные.

Абсолютные показатели имеют простую однозначную единицу измерения, которая может быть двух видов: натуральной или стоимостной.

Натуральные показатели выражают естественную, присущую измеряемому предмету форму и могут иметь вид: штуки, кг, литры и т.п.

Стоимостные же показатели измеряют тот же предмет, но не в физических величинах, а в денежных. Таким образом, выпуск продукции можно выразить двояко: в физических величинах или в рублях.

Абсолютные показатели точно выражают количество измеряемого предмета. Поэтому их называют также количественными. Но они неудобны для сравнительного анализа результатов работы, осуществляемой в различных системах, которые отличаются друг от друга масштабами и другими характеристиками. Чтобы преодолеть это препятствие, используют показатели, которые принято называть качественными, так как они позволяют сравнивать уровень качества работы разных систем.

Качественные показатели всегда с точки зрения используемых единиц измерения являются относительными. Их принципиальным отличием является то, что единица измерения представлена дробью. При этом, если в числителе и знаменателе дроби стоит одно и то же понятие, то такой показатель становится безразмерным и выражает удельный вес. В качестве варианта удельный вес может преобразоваться в процентное соотношение. В любом случае такие показатели называют удельными.

Если же в числителе и знаменателе относительного показателя использованы разные понятия, то тогда показатель относится к категории сложных. Примерами могут служить: руб/чел; кг/м и т.п. Такого рода показатели весьма часто используются при принятии нормативных решений.

Множественность подходов к измерению результатов конкретного процесса обусловлена тем, что ни один из них не является универсальным, а потому не может признаваться наилучшим. Поэтому каждый раз в зависимости от конкретной ситуации плановики вынуждены прибегать к различным единицам измерения, что в некоторых случаях приводит к определенным трудностям или негативным последствиям.

Сами по себе показатели не определяют характер, стратегию или тактику планирования. Эти вопросы решаются, когда плановики придают показателям определенную функциональную роль. Поэтому в зависимости от режима использования различают утверждаемые, расчетные и справочные показатели.

Утверждаемые показатели обязательны к исполнению. Поэтому их также называют директивными, что в свою очередь предопределяет конкретную адресность и персональную ответственность за выполнение плановых заданий.

Директивность является принципиальной особенностью плановых заданий, что отличает их от других видов документов, разрабатываемых на перспективу: прогнозов и программ. Однако для придания плановым показателям статуса утверждаемых необходимо соблюдение ряда обязательных условий.

Во-первых, субъект, принимающий плановые решения, должен обладать властными полномочиями поручать адресату директивные задания. В этом заключается условие компетентности планирования. Для его соблюдения необходимо единство формы собственности. Поэтому в условиях рыночной экономики не может приниматься государственный план развития народного хозяйства. В данном случае государство компетентно принимать директивные решения, обязательные к исполнению только в государственном секторе экономики. Применительно же к негосударственному сектору экономики могут даваться лишь прогнозы и рекомендации.

Вторым необходимым условием грамотного принятия директивных решений является их выполнимость. Для этого необходимо обеспечить комплекс мер (организационных, финансовых, материальных и др.) для выполнения задания. При несоблюдении данного условия планирование теряет смысл.

Третьим условием корректного поручения директивного задания является конкретность его формулировки, однозначность трактования ожидаемого результата. Это должно обеспечить возможность контроля за выполнением задания.

Расчетные показатели, используемые в плановых разработках, отражают различные аспекты развития объекта управления. Они могут носить аналитический характер или использоваться в качестве исходных или промежуточных величин при расчете утверждаемых показателей. Расчетные показатели не обладают директивностью, но служат целям обоснования плановых заданий. Поэтому при контроле за ходом выполнения планов осуществляется лишь анализ совпадения реально протекающих процессов с расчетными величинами, но не контроль их выполнения. В связи с этим ответственности за выполнение расчетных показателей не устанавливается.

К категории справочных показателей относятся параметры объекта управления, которые отражают объективную реальность и не могут изменяться по воле и инициативе плановиков. Такие показатели используются в качестве исходных данных, закладываемых в основу плановых расчетов. Применительно к данным показателям допускаются лишь прогнозы их изменений в перспективе, которые делаются на основе анализа хода объективно протекающих процессов.

2. Состав планов

Состав планов определяет их разнообразие в зависимости от двух основных критериев: пространственного и временного.

На основании пространственного критерия в рамках одного и того же временного интервала могут разрабатывать планы для объектов различного масштаба: государственного, регионального, отраслевого, хозяйственного, внутриструктурного, индивидуального. Нижним уровнем планирования в данном случае является индивидуальный или личный план работы конкретного лица. Данный план входит как структурный элемент в план более высокого уровня (отдела, сектора и т.п.), которые в свою очередь объединяются по уровням иерархии до тех пор, пока соблюдается принцип компетентности планирования.

На основании временного критерия планы различают в зависимости от отрезка времени, на который они рассчитаны. В данном случае планы, составленные на более короткие промежутки времени, рассматриваются как составная часть планов на более длительную перспективу. При этом краткосрочные планы обычно имеют более детальную конкретизацию показателей. Общепринято деление планов на долгосрочные (перспективные), текущие и оперативные. Однако величина конкретных отрезков времени применительно к данным категориям планов зависит от отрасли общественного производства. Поэтому текущие планы в одной отрасли могут составляться на год, а в другой – на квартал или месяц.

Специфика текущих планов заключается в том, что они контролируются целиком за весь период. В случае их перевыполнения или невыполнения происходит корректировка долгосрочных планов, которые рассматриваются как состоящие из цепочки последовательно выполняемых текущих планов. Поэтому директивность перспективных планов носит условный характер.

В свою очередь, оперативные планы рассматриваются как конкретизация на короткие отрезки времени текущего плана. При этом срыв оперативного плана обычно не рассматривается как достаточное основание для корректировки текущего плана. Как правило, это ведет к применению более напряженного плана на последующий оперативный период.

Между планами различного уровня как в пространстве, так и во времени существуют два типа связи: прямая и косвенная.

В основе прямой связи лежит использование единых по наименованию показателей, которые, однако, отличаются разной степенью детализации. При этом процесс укрупнения показателей называется агрегацией, а обратный процесс – дезагрегацией.

Косвенная связь предполагает наличие смысловой взаимообусловленности показателей, имеющих принципиально различные наименования. Примером может служить планирование работы высшего учебного заведения в виде числа обучающихся студентов, а планирование работы преподавателей осуществляется в показателях времени их учебной нагрузки. Между числом студентов и количеством часов работы преподавателя нет прямой связи, но косвенная, безусловно, присутствует. При этом эта связь вариативна и определяется совокупностью дополнительных факторов.

Если ход выполнения планов свидетельствует о невозможности достижения первоначально намеченных значений директивных показателей, то инстанция, принявшая план, может вносить изменения или корректировки по ходу протекающего процесса. При этом во всем разнообразии планов различного уровня выделяется важнейший уровень как в пространственном, так и во временном аспекте, на выполнении которого сосредотачиваются основные усилия. Такой план называют основным звеном планирования. Весьма часто основное звено совпадает с нижним уровнем дезагрегации важнейших показателей.

Описанный характер взаимодействия планов различного уровня характеризует взаимосвязь между стратегическим и тактическим планированием. При этом под стратегическим планированием понимается принятие планов более высокого уровня. Граница же между стратегическими и тактическими планами в реальной деятельности определяется в зависимости от специфики той сферы общественной деятельности, для которой эти планы разрабатываются.

В практике планирования находит применение разработка документов, называемых программами. Программа – это совокупность скоординированных планов различных объектов, отличающихся формой собственности или ведомственной принадлежностью, но объединенных единой целевой направленностью. Программы выходят за рамки компетенции органа, их рассматривающего. Поэтому они не утверждаются, а одобряются. И хотя каждый план содержит свою совокупность директивных показателей, сводные показатели программы директивными не являются, а выполняют роль расчетных ориентиров. Программный подход в условиях рыночной экономики является альтернативой государственному планированию и, по существу, играет роль основного механизма регулирования экономического развития всего общественного производства.

3. Методы разработки плановых заданий

Разработка плановых заданий – это процесс обоснования утвержденных показателей на основе расчетов и логического анализа факторов, оказывающих существенное влияние на их значение.

Данный процесс носит творческий характер, так как формализованные процедуры составляют лишь некоторую часть, а окончательные решения принимаются на основе экспертного анализа результатов проведения расчетов и совокупности различных факторов, которые поддаются лишь качественной оценке. Строго говоря, в соответствии с ранее приведенной классификацией, такого рода решения относятся к разряду полутворческих. Причем наблюдается тенденция к совершенствованию той части процесса принятия планового решения, которая поддается формализованным расчетам.

Одним из основных формализованных методов обоснования плановых заданий является прямой расчет. Данный метод предполагает скрупулезный обсчет каждого поддающегося количественной оценке фактора в соответствии со схемой их взаимосвязи (технологической, сметной и т.п.). На первый взгляд, создается впечатление, что такой метод дает наиболее достоверные результаты. Однако это впечатление обманчиво, так как прямые расчеты (типа калькуляции) дают достоверные данные только в отношении свершившихся событий. Что же касается плановых расчетов на будущее, то неопределенность, присущая будущим событиям, существенно обесценивает значение прямых расчетов.

Альтернативой прямым расчетам является нормативный метод, который позволяет предсказывать будущие значения ключевых показателей планирования на основе существенно более простых расчетов, чем при использовании прямого счета. В основе этого метода лежит умножение нормативного показателя (всегда относительного) на величину, определенную базовым справочным показателем. Нормативный показатель при этом определяется на основе анализа сложившейся ситуации и корректировки на будущее с использованием экспертных оценок. Базовый показатель определяется на основе статистических данных или прогноза их ожидаемого значения на планируемый период.

Особое место в системе формализованных плановых расчетов занимает балансовый метод. Его смысл заключается в сопоставлении результатов двух расчетов, выполненных по разным методикам и с разной целью. Первый – это расчет потребности в каком-либо ресурсе (материальном или финансовом), необходимом для выполнения планового задания. Второй – это расчет возможности обеспечения необходимого вида ресурса для выполнения того же задания. Данный расчет делается на основе анализа запланированных заданий по выпуску соответствующей продукции или по формированию доходной части бюджета. Далее осуществляется сопоставление потребности и возможности (как вариант – сопоставление расходной и доходной части бюджета).

Если возможности равны или превышают потребность, то план считается сбалансированным. При этом превышение возможностей по сравнению с потребностями называют профицитом. В тех же случаях, когда потребности превышают возможности, план признается дефицитным.

Если дефицит (разница между потребностью и возможностью) сопоставим с ошибками, обусловленными неточностью предвидения будущих событий (обычно не более 3-4 %), то такой план может быть признан сбалансированным. План же с существенно большим значением дефицита заведомо невыполним. Если такой план утверждается, то по ходу его выполнения неизбежны корректировки в зависимости от реально складывающейся ситуации. Такой план нельзя считать научно обоснованным. Поэтому его принятие обычно носит характер некоего компромисса в расчете на то, что жизнь сама подскажет, что надо будет урезать и от чего придется отказаться по ходу выполнения плана, так как априори это не всегда удается с достаточной точностью предсказать.

Наиболее сложным методом формализации плановых расчетов является использование экономико-математических моделей для оптимизации плановых решений. Данный метод имеет много различных вариантов в зависимости от использования разных математических моделей. Их объединяет то, что при расчетах обсчитывается большое число вариантов и определяется наилучший с позиции заданного критерия. При этом объемы расчетов таковы, что их можно выполнять только с использованием электронных вычислительных машин. Эффективность таких расчетов прямо зависит от соответствия математической модели поставленным задачам.

К формализованным методом планирования относится также «сетевое планирование». В данном случае плановые расчеты сочетаются с принятием решений по оперативному управлению. Все работы и события, которые должны свершиться для достижения конечной цели, изображаются в виде сетевого графа в соответствии с их естественной последовательностью. Продолжительность во времени и объём финансирования каждой работы обычно оцениваются с использованием ранее описанного метода экспертных оценок. В результате с помощью сетевого графа выявляется «критический путь»,требующий повышенного внимания в части оперативного регулирования и обеспечения установленного конечного срока выполнения всего объема запланированных работ.

Дата добавления: 2013-12-13