Тема 13.Информационное обеспечение менеджмента

Литература.

Линейные полномочия – передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее вниз. образуется иерархия уровней управления или цепь команд.

при большой длине цепи команд (высокая организация) соблюдение принципа единоначалия может замедлить обмен информации и существенно исказить ее (притча «бедные слепцы!»)

Норма управляемости – количество работников непосредственно подчиненных данному руководителю, которым он может эффективно управлять посредством делегирования своих линейных полномочий.

зависит:

1. от разнообразия функций. Разные функции – до 7 подчиненных; сходные – до 20, одинаковые – до 40.

2. от самостоятельности и квалификации подчиненных

3. от способностей руководителя

Штабные полномочия – право советовать или помогать линейным руководителям и штабному персоналу по вопросам «штабной компетенции».

по широте штабные полномочия нарастают от рекомендательных, через обязательные согласования и параллельные полномочия к функциональным полномочиям.

рекомендательные – консультирование линейного руководства

обязательное согласование - согласование линейным руководством определенные решения со штабным аппаратом.

параллельные – право штабных отклонять определенные решения линейных

функциональные – право штабных предлагать и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.

Выводы: Делегирование - передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Полномочия - представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду («честь отдается мундиру, а не человеку»

Виды штабных полномочий:

Рекомендательные полномочия.

Обязательные согласования по определенным вопросам (например, с отделом маркетинга при запуске нового продукта).

Параллельные полномочия. Штаб имеет право отклонять решения линейного руководства.

1.Кабушкин М.Н. Основы менеджмента. / Учебник. М.:- 2006

2.Морозова И.И. Сборник задач по менеджменту / Уч. пособие. М.: ЮНИТИ, 1998

Цель: Ознакомиться со значением эффективного обеспечения процесса менеджмента информацией.

13.1Понятие информации и ее значение в менеджменте.

13.2 Информационно-управляющая система.

1. Для эффективного управления необходима внутренняя и внешняя информация. Информация (от латинского information – «сведения, разъяснения») – это сведения об объектах, явлениях и процессах, позволяющие уменьшить степень неопределенности и неполноты знаний.

Различают пять ступеней в постижении окружающего мира:

· данные (необработанные, неструктурированные сведения, представленные в текстовой, табличной, звуковой, визуальной форме;);

· информация (обработанные, осмысленные данные, позволяющие связать и сопоставить факты, установить причинно-следственные связи, ответив на вопросы: кто, что, где, когда?);

· знание (организованная информация, которая позволяет получать новые сведения; объединяя разрозненные фрагменты информации, выявить скрытые закономерности, ответить на вопрос «как?»);

· понимание (знания, позволяющие сформировать новые знания вероятностного характера на основе постижения сути процессов и явлений, способность ответить на вопрос «почему?»);

· мудрость (глубокое понимание фундаментальных принципов и взаимосвязей окружающего мира, способность не только глубоко анализировать прошлое и настоящее, но и прогнозировать будущие события, формировать новое видение, новое понимание).

На практике термин «информация» используют для обозначения всех этих уровней.

Управленческая информация выполняет в организации важные функции:

1) обеспечивает выполнение функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль);

2) позволяет подготовить и принять эффективные управленческие решения, оценить их последствия;

3) связывает подразделения организации, позволяя координировать и согласовывать работу функциональных отделов и различных уровней управления;

4) обеспечивает связь с внешним окружением;

5) позволяет эффективно достигать целей организации, своевременно корректируя стратегию и оперативные планы и программы.

Менеджер имеет дело с разнообразной информацией. Различают следующие ее виды:

· по форме отображения выделяют визуальную, аудиальную, кинестетическую, смешанную информацию;

· по качеству – достоверную, вероятностно-достоверную, ложную;

· по сферам деятельности – экономическую, технологическую, социальную, управленческую;

· по возможности использования – необходимую, достаточную, избыточную;

· по форме представления – цифровую, буквенную, кодированную;

· по источнику возникновения – внутриорганизационную и внешнюю;

· по времени поступления – периодическую, постоянную, эпизодическую, случайную;

· по роли в процессе управления – аналитическую, прогнозную, научную, нормативную;

· по степени преобразования – первичную, производную, обобщенную.

Ключевой компетенцией менеджера является умение работать с информацией. Основной проблемой является не недостаток, а избыток информации. Стремясь контролировать все информационные потоки в организации, руководитель может парализовать ее работу. Целесообразно создавать специальные отделы по обработке информации, ее систематизации и обобщению для целевого использования.

Требования к управленческой информации таковы:

1) полнота;

2) достоверность;

3) своевременность;

4) обобщенность (она должна содержать не только первичные данные, но и результаты анализа, обобщенные выводы) (см. рис. 4.1).

Рис. 4.1. Требования к управленческой информации

Особенностями информационной деятельности менеджера являются:

· огромный объем поступающей информации;

· высокая динамика информационного потока, следовательно, значительные требования к скорости и качеству ее переработки;

· сложность и разнообразие параметров информации, что требует от менеджера широкого кругозора и высокой квалификации во многих областях знания и практики;

· опосредованность поступающей информации в результате ее обработки подчиненными;

· дефицит информации при одновременно избытке информационного шума, не имеющего непосредственного отношения к деятельности менеджера.

Средства передачи информации можно разделить на две основные группы: письменные и устные (вербальные и невербальные).

К письменным способам передачи информации относят объявления статьи, письма, меморандумы, отчеты, записки, распечатки. Написанное слово труднее неправильно истолковать, оно постоянно, что побуждает отправителя более тщательно обдумывать сообщение. Недостатком является то, что эффект письменного сообщения становится очевидным не сразу, и необходимые корректирующие воздействия менеджера могут откладываться.

К устным способам передачи информации относятся собрания, презентации, переговоры. Устной информации может недоставать обоснованности, но её преимуществом является возможность получения мгновенной реакции на сообщение. В процессе осуществления личных контактов можно усилить воздействие информации различными формами невербального общения (мимика, жесты, поза).

Одной из основных трудностей связанных с устной передачей информации является быстротечность (звучащее слово длится столько, сколько оно произносится). Впоследствии люди часто отрицают или уточняют то, что на самом деле сказали. Для фиксации высказываний на собраниях, совещаниях целесообразно поэтому использовать аудио- и видео аппаратуру, вести стенограмму.

В практике менеджера особенно часто встречаются такие способы передачи информации как письменные отчеты, переговоры или презентации.

Письменный отчет в основном является результатом исследования фактов и определенной ситуации. Он предназначен для того, чтобы соотнести факты, сделать выводы подвести итоги, дать рекомендации. Отчет состоит из следующих частей:

· название;

· введение;

· вступительные пояснения (комментарии);

· полученные данные;

· выводы для организации;

· заключение;

· рекомендации и предложения;

· имена авторов и дата;

· приложения (для объемных отчетов).

Такая схема дает возможность авторам отчетов представить данные и идеи в логической последовательности.

Презентации в системе внутренних коммуникаций используют для представления организационных планов и проектов, важных отчетов, новых идей или предложений, новой продукции.

Презентация включает в себя три основных элемента:

1) подготовку;

2) содержание;

3) представление (см. рис. 4.2).

Подготовка предполагает изучение вопроса, подбор и отбор материала, его оформление. Содержание – это круг вопросов, который с учетом целей, потребностей и знаний аудитории, может быть представлен во время презентации. Представление предполагает использование наглядных пособий, электронных и медийных средств.

Рис. 4.2. Элементы презентации

Правилами успешной презентации являются:

· знание аудитории и её потребностей;

· подбор фактов и идей;

· разработка наглядных пособий;

· использование дополнительной информация (чертежей, спецификаций, отчетов);

· предоставление плана презентации;

· эмоциональность и увлеченность выступления;

· естественность и органичность;

· зрительный контакт с аудиторией;

· готовность отвечать на вопросы, как во время, так и после презентации.

Система управления информацией, которая создается в современных организациях на основе концепции менеджмента знаний (Knowledge Management), основана на следующих принципах:

1) постоянный сбор информации;

2) формирование знаний (использование приемов и методов обработки и преобразования исходных данных и информации в знания);

3) постоянное обновление информации и знаний;

4) непрерывный анализ знаний, их актуализация и переосмысление.

Важной управленческой проблемой является эффективная и своевременная передача информации, а также правильное понимание передаваемой и получаемой информации. Информацию в организации получают и передают посредством коммуникации.

3.Информационно-управляющая система (ИУС) - это формальная система, снабжающая руководящих работников информацией, необходимой им для принятия решений. Эффективная ИУС принимает во внимание различия между уровнями управлении, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому руководящему работнику информацию только того типа и качества, которая ему необходима.

Управленческие информационные системы перенесли несколько этапов развития. При моделировании управленческих информационных систем основываются на трёх фундаментальных методах. Первый- метод сетевого планирования, когда бизнес- процесс разбивается на отдельные операции с заданной продолжительностью. Второй и третий метод- это описание зависимости между затратами и выпуском через продукции производственную функцию и функцию производственных издержек.

Первой появилась методика Material Requirements Planning (MRP) - планирование потребности в материалах. Благодаря ей можно, зная дату окончания заказа, спланировать производственную программу.

Следующим заметным событием стало появление методики планирования потребностей производства Manufacturing Resource Planning (MRP II), которая включила в себя методику MRP и методику Capacity Requirements Planning (CRP). Добавление последней к MRP позволило избежать задержек и срывов в выполнении заказов из- за нехватки производственных мощностей.

При объединении двух методик (MRP и CRP) стало наглядно видно в какой точке производственный план, разработанный с применением MRP, превышает производственные мощности компании. В соответствии с этими данными происходит «выравнивание» загрузки мощностей.

Однако и методика MRP II имеет определённые недостатки. Она не может оптимизировать производственную программу в случае существования ресурсных ограничений.

Эту проблему удалось решить с помощью методики Constraint Planning (CP) - планирование в условиях ограничений. Кроме того, CP является в отличие от MRP и MRP II системой реального времени, и в нужный момент реагирует на появление новых ограничений.

К известным программным разработкам в области управленческих информационных систем относятся продукты компании SAP и в нашей стране- корпорации Галактика.

Основными этапами создания ИУС являются анализ системы принятия решений, анализ требований к информации, группировка решений, проектирование системы обработки информации, а также создание системы управляющих воздействий и ее контроль.

Для повышения эффективности ИУС необходимо привлекать пользователей к процессу создания системы, проводить обучение пользователей, концентрировать внимание лишь на нужной информации, обеспечивать высокие экономические показатели работы системы, содержать необходимый штат технических работников для ее обслуживания, проводить тестирование ИУС, а также модернизировать ее в соответствии с возникающими изменениями.

Выводы: Информация имеет большое значение для успешного менеджмента. Качество информации определяется целым рядом факторов.

Информационно-управляющая система (ИУС) - это формальная система, снабжающая руководящих работников информацией, необходимой им для принятия решений.

Литература:

1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: «Дело», 1992.

2. Словарь-справочник менеджера / Под ред. М.Г. Лапусты. - М.: ИНФРА-М, 1996.

3. Исследование операций в экономике: Учебное пособие для вузов / Н.Ш.Кремер и др; Под ред. проф. Н.Ш.Кремера. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997.

Дата добавления: 2013-12-13