КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Комплексы проектной документация в руководстве проектом
Широкое применение методологии управления проектами должно сопровождаться исследованием, разработкой и внедрением системы документационного обеспечения управления проектами в соответствии с достижениями отечественного документоведения и зарубежного опыта на базе современных программно-технологических решений. В Российской Федерации принятых государственных стандартов по управлению проектами пока нет, хотя Ростехрегулирование создал подкомитет «Менеджмент проектов», на рассмотрении в котором находятся три стандарта по проектному менеджменту: требования к управлению проектом, требования к управлению программой и требования к управлению портфелем проектов.3 Кроме того, неофициально статус стандарта имеют Национальные требования к компетенции специалистов по управлению проектами (НТК), которые были разработаны в соответствии с правилами и требованиями IPMA силами специалистов Российской ассоциации управления проектами -СОВНЕТ.4 3. Видовой состав документации по соответствующим стадиям управления проектами Вернёмся к проекту. Жизненный цикл проекта (промежуток времени между появлением и завершением) является исходным для его финансирования, которое, в свою очередь, служит основанием для разделения работ на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную фазы (стадии). В реальности этот процесс более сложный и многоступенчатый. Его - первая стадия (концептуальная) включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта; - вторая стадия – разработка проекта, в ходе которой определяются структура работ и исполнители, выстраиваются календарные графики работ, разрабатываются бюджет проекта и проектно-сметная документация, проводятся переговоры и заключаются контракты с подрядчиками и поставщиками;
- третья стадия – выполнение проекта, когда осуществляются работы по его реализации (строительство, маркетинг, обучение персонала и др.); - четвертая стадия (завершение проекта) состоит обычно из приемочных испытаний, опытной эксплуатации и сдачи проекта в эксплуатацию; пятая стадия (эксплуатационная) включает приемку, запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию. При этом каждой стадии управления проектами соответствует определенный набор документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информационно-документационную поддержку мероприятий. Однако система его документационного обеспечения, несмотря на довольно широкое распространение в России и за рубежом проектного способа выполнения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, до сих пор не выработана, не определен необходимый и достаточный состав документов, способных обеспечить рациональное исполнение отдельных функций управления в рамках проекта. Понимая насущную необходимость решения этой проблемы, попытаемся представить видовой состав документации по соответствующим стадиям управления проектами и обозначить перспективы совершенствования управления документами в процессе проектной деятельности. Для достижения поставленной цели были проанализированы действующие нормативные правовые акты Российской Федерации (федеральные законы и постановления правительства, стандарты и правила), отечественная и зарубежная литература, преимущественно американских и английских специалистов из различных организаций по управлению проектами, а также практика управления проектами во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела в процессе выполнения заданий федеральных целевых программ.
Состав документов, создаваемых и используемых на первой стадии формирования проекта, установлен лишь для федеральных целевых программ. Это необходимый и достаточный комплекс документов, определяющих концептуальную суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, установленный Федеральным законом Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Иначе обстоит дело с инновационными (инициативными) проектами, документационное обеспечение которых на данной стадии управления до сих пор обсуждается специалистами. Одни специалисты выделяют такие документы, как проектное задание (название, цель, задачи, организация, утверждение проекта с подписями главных его участников), соглашение о цели, задачах и ожидаемых результатах (это Дипроуз Д. Указ. соч. С. 44–46), а другие обосновывают необходимость создания большего количества документов, называя среди них план, график проекта, описание продукта. Так, К.Хелдман (США) важное значение придает разработке устава проекта, считая его основой для планирования, выполнения и контроля работ. По ее мнению, он должен давать общее представление о проекте, его цели и результатах, содержать пакет дополнительных документов, подсчет ресурсов и затрат, а по необходимости и исследование возможностей. В уставе следует также зафиксировать роль и ответственность руководителя, персонала, спонсора проекта и исполнительных менеджеров. При этом К.Хелдман допускает, что если проект реализуется по контракту, то тот может выполнять роль устава. Разумеется, Хелдман постоянно подчеркивает и важность разработки документов, касающихся бюджета проекта. Именно на концептуальной стадии, по мнению А.Д. Орра (Великобритания), необходимо создание экономической модели – одной из ключевых составляющих начального этапа реализации любого сложного проекта, которая может быть представлена бизнес-планом. Отечественные специалисты относят к данной стадии такие документы, как стратегический инвестиционный и бизнес-планы, технико-экономическое обоснование и проектное задание.
Состав документации для второй стадии, связанной с разработкой проекта, столь же строго продиктован условиями его выполнения. Так, правовые отношения и финансовые обязательства участников государственного проекта отражаются в нескольких организационно-правовых документах. Отношения заказчика и головного исполнителя регулируются государственным контрактом, к которому прилагаются техническое задание (технические требования), рабочая программа и календарный план. В свою очередь, отношения головного исполнителя и соисполнителей регулируются договором между сторонами; дополнительным соглашением, включающим календарный план и техническое задание; сметой расходов. В договоре как основном правовом документе определяются его предмет; стоимость (договорная цена) работ и порядок расчетов между сторонами; сроки и порядок исполнения работ; права, обязанности и ответственность сторон; права интеллектуальной собственности на результаты работы; порядок приемки работ; особые условия и форс-мажорные обстоятельства; условия конфиденциальности; организационные вопросы; юридические адреса; банковские реквизиты; подписи сторон. К договору прилагаются смета расходов и техническое задание. Техническое задание (ТЗ) является наиболее сложным из приложений и включает такие разделы, как общие сведения (наименование организаций заказчика и исполнителя, основания для выполнения работы, сроки начала и окончания работ, порядок внесения изменений в ТЗ); цель и основные задачи работы; требования к ее выполнению и содержанию; исходные данные, порядок проведения и этапы; требования к оформлению результатов; порядок их приемки. К договору может прилагаться план-график представления проектных материалов заказчику. К сожалению, в отношении инициативных проектов такой определенности нет, а господствуют разнообразные подходы к определению комплекса документов, образующихся в ходе их реализации.
Например, Д.Дипроуз (США) относит к данному документному комплексу план проекта, включающий намечаемые результаты работы, конкретные задачи и их распределение между исполнителями, графики, смету; план коммуникаций (отчеты о выполнении задач каждым членом команды, способы получения и предоставления информации для участников проекта) и бюджет (расчет сметы проекта, калькуляции), а А.Д. Орр подробно излагает их содержание. Так, по его мнению, общий план дает полную картину деятельности по проекту, устанавливает порядок выполнения работ, собирая информацию для формирования экономической модели, раскрывает главную цель проекта и его задачи, ключевые аспекты (временные рамки, объем, качество) и риски. Составление бюджета проекта А.Д. Орр считает следующим после разработки общего плана действием и выделяет здесь такой документ, как план распределения работ, на котором основана вся деятельность по реализации проекта. Существующие планы разбиваются по управляемым участкам, комплексам работ и группам задач с использованием графика Ганта. Вслед за этим составляется график проекта (структурная схема, последовательность и взаимозависимость работ, снижение рисков), а после его утверждения – план, содержащий общую характеристику проекта, схему контроля и механизмы управления, организацию и структуру проекта, ожидаемый его жизненный цикл, основные результаты, затраты или использование ресурсов. Документацию по планированию выполнения проекта К.Хелдман представляет по функциям управления. Организационная функция, по ее мнению, обеспечивается документом, подтверждающим сферу действия проекта (обоснование, продукт, достижения и цели, критерии успешности проекта), к которому прилагается полный список всех требований к проекту. Он служит основой для соглашения между инвесторами и проектантами. Важным дополнением является самостоятельный документ, где указано, как управлять сферой действия, какие изменения последней могут быть включены в проект. Таким образом, предусматриваются возможность возникновения данных изменений, их частота и последствия. Наряду с другими специалистами К.Хелдман выделяет график проекта (сроки начала и завершения заданий, последовательность операций и их продолжительность) и смету расходов. Для реализации функции обеспечения управления проектом предназначены план управления ресурсами с детальным описанием видов и объемов необходимых ресурсов, а также контракт на поставку товаров или услуг и план управления материально-техническим снабжением. Управление персоналом обеспечивают организационный план (документирование роли и ответственности отдельных лиц или групп за различные элементы проекта и взаимоотношений между ними), коллективные соглашения (с профсоюзами, ассоциациями или группами служащих), ожидаемые задания персонала, матрица распределения ответственности и план управления персоналом. Сюда же отнесены организационная структура и утвержденный список работников проекта. Реализацию функции управления качеством последнего отражают план управления качеством, стандарты и правила. Наиболее сложный и объемный блок документации, судя по российскому опыту оргпроектирования, сопровождает стадию выполнения проекта. Его можно поделить на четыре части: · организационно-правовая, · финансовая, · научно-техническая, · оргпроектная документация. Организационно-правовая документация включает, прежде всего, комплекс договорных документов: контракт (договор генерального подряда), договоры генерального подрядчика с организациями – исполнителями и соисполнителями (организациями и физическими лицами), порядок оформления и содержание которых регламентируются Гражданским кодексом Российской Федерации, а также дополнительные соглашения об уточнении или изменении содержания договоров. За ним следует комплекс документов, регламентирующих ход проектных работ и организацию управления созданными для этого временными творческими коллективами (ВТК). Сюда можно отнести техническое задание на проектирование, приказы и распоряжения руководителей о создании ВТК, распределении прав и обязанностей между участниками проекта, положения о ВТК и об оплате труда его членов, календарный план, индивидуальные и групповые задания на выполнение отдельных видов работ, индивидуальные договоры подряда, заключаемые руководителем ВТК или иным должностным лицом с исполнителями и регламентирующие состав, объем выполняемых работ и форму оплаты труда, а также документы, регулирующие вопросы приемки результатов и оплаты труда исполнителей. Самостоятельный комплекс образуют документы, отражающие ход работы по проекту (переписка, протоколы и решения производственных совещаний, промежуточные информационные отчеты о ходе выполнения проекта). Весьма важная компонента этой стадии управления проектом – финансовая документация. Главная роль здесь принадлежит финансовым разделам вышеназванных договоров и смете проекта, а все финансовые операции сопровождаются стандартным, строго регламентированным государством набором финансово-расчетной и бухгалтерской документации. Специфической частью документационного обеспечения управления проектами является научно-техническая документация, в которой, как правило, отражаются основные результаты проектирования. Формы отчетов о проектной деятельности обычно фиксируются в договоре (контракте), а содержание определяется требованиями заказчика, изложенными в техническом задании. Специальные требования к проектам научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ оформляются согласно действующему государственному стандарту (ГОСТ 7.32-2001 СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. М., 2008. Если оргпроект – часть более масштабных проектов, то и оргпроектная документация отражает именно эту часть проектной работы: процесс сбора, обработки, анализа первичных данных об объекте организационного проектирования. Ее состав зависит от применяемых методов проектирования: графических, матричных, математических, описательных и др. Это могут быть данные анкетирования, фотографии рабочего времени, графики, диаграммы, таблицы, схемы, математические модели, чертежи и другие документы, обычно включаемые в отчеты в качестве приложений или накапливающиеся у разработчиков в виде рабочих материалов. При анализе состава документации данной стадии управления проектами обращает на себя внимание отсутствие некоторых документов в отечественной практике. Речь идет, например, о заявке на внесение изменений в план проекта, служащей основанием для корректировки плана, графика работ и бюджета. Несущественные различия в составе отечественной и зарубежной документации отмечаются и на пятой стадии – завершения проекта. Обычно это программы, акты и протоколы приемо-сдаточных испытаний и устранения недостатков, отчеты об опытной эксплуатации, организационно-распорядительная документация о сдаче проекта в эксплуатацию вместе с пакетом проектной документации, окончательный отчет и документы о финансовых расчетах. Таким образом, результаты проведенного исследования свидетельствуют прежде всего о том, что управление проектами как сфера деятельности использует для реализации своих задач значительный по объему и разнообразный по составу комплекс документации. В нем представлены различные унифицированные системы документации, а также документы, в них не входящие. Очевидно, что для управления таким документным массивом необходимо методическое обеспечение, позволяющее построить единообразную систему работы с ним в ходе управления проектами. В данной сфере деятельности не обойтись без современных информационных технологий. В этой связи представляет интерес появившееся в зарубежной литературе понятие «офис проекта», трактуемое в развитых странах не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение, где осуществляется управление проектом, сколько как инфраструктура, обеспечивающая все процессы управления проектом. Одним из важных условий организации его работы является программное обеспечение, выбор и внедрение которого должны обусловить функционирование электронного офиса как единой интегральной intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, в том числе работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом применяются программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот. Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в форме документов, что предполагает замену ручных методов их обработки автоматизированными. Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотами: исходящей и внутренней переписки как в электронной, так и в бумажной форме. База данных документов должна формироваться в виде централизованного электронного архива документов (включающего бумажные оригиналы, их электронные копии) и стать совокупным элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта. Система документации по управлению проектами как совокупность современных уникальных документных комплексов, которые должны найти свое место в теории и практике документационного обеспечения управления и архивного дела, заслуживает пристального внимания со стороны документоведов и архивистов в качестве предмета серьезного научного исследования.
Дата добавления: 2014-01-04; Просмотров: 7014; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |