Оформлення справ

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом документів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюється в установленому порядку.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в конверти, які потім підшиваються до справи.

Усі підшиті до справи документи нумеруються простим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому краю аркуша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців.

Усі документи, незалежно від міри секретності, терміну зберігання, вносяться до внутрішнього опису документів, який підшивається на початку справи (тому).

У внутрішньому описі (в графі «Примітка») зазначається про вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.

У кінці внутрішнього опису справи працівник, який оформляє справу, із зазначенням своєї посади і дати складання робить підсумковий запис, зазначає кількість внесених до справи документів, на скількох вони аркушах; окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису. Аркуші внутрішнього опису мають свою нумерацію.

У кінці справи (тому) працівник, який оформив справу, із зазначенням своєї посади й дати складання робить засвідчувальний підпис, в якому зазначає цифрами та словами кількість підшитих у справі (томів) аркушів. Окремо зазначаються кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, наявність конвертів із вкладеннями, особливості нумерації, стан документів тощо.

Справи, незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарським, скріплюються печаткою

Закінчені провадженням томи справ ставляться на інвентарний облік за журналом обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ.

Дата добавления: 2014-01-04