Складання описів справ

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою) за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства в структурному підрозділі, за методичною допомогою працівників архіву установи.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил [59]:

♦ номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклатурою справ з додаванням великої (початкової) літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.

(Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2009 р., можуть мати номери: 5П-09, 5Т-09 та 5К-09);

♦ графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справі тривалого зберігання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;

♦ графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передавання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;

♦ систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

♦ кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

♦ у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; решта відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

♦ справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за_____рік, №__».

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням своєї посади; далі опис погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії опис розглядається і затверджується нею.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складають у трьох примірниках, оскільки один із них додається як підстава до протоколу експертної комісії.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних чи відомчих архівів України.

Зведений опис справ постійного зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Опис справ підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження державного архіву надсилають усі чотири примірники описів, один із яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі.

Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само, як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.

Дата добавления: 2014-01-04