Запит на відкриття рахунка

Шановні панове!

Ми маємо намір відкрити поточний рахунок у Вашому банку. Будемо вдячні, якщо Ви повідомите відсоткові ставки, банківські комісійні, а також тарифи на операційні послуги.

З повагою…

Лист-відповідь на запит. Лист-запит, безперечно, потребує відповіді; ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні.

Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.

Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.

Наприклад:

Шановні добродії!

У відповідь на Ваш запит від … (дата) повідомляємо, що уважно ознайомилися з Вашими зразками … (назва товару). Хочемо запевнити Вас, що зможемо виготовити вироби належної якості.

Щоб задовольнити Ваші щорічні потреби, ми можемо запропонувати Вам такі умови договору:

ціна за одну одиницю … грн.;

загальна вартість усієї партії …грн.;

оплата: готівкою;

термін постачання: … днів після отримання замовлення.

Усі технічні характеристики наведено в нашому каталозі.

Просимо Вас надіслати відповідь упродовж п’яти днів з моменту отримання цього листа.

З повагою …

Якщо Ви не можете надати пропозицію на постачання того чи іншого потрібного замовникові товару, неодмінно надішліть аргументовану відмову:

Шановні панове!

Із вдячністю підтверджуємо, що отримали Ваш запит від …(дата). Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання через те, що всю нашу продукцію вже реалізовано. Ситуація, що склалася, не дає нам змоги вже сьогодні збільшити наші виробничі потужності.

Сподіваємося на розуміння.

Залишаємося з пошаною …

Лист-підтвердження – письмове підтвердження угоди, попередньої домовленості, запрошення; це засіб утвердження репутації досвідченого ділового партнера, що виявляє повагу до свого спільника та підтверджує зацікавленість у співпраці. Це може бути й підтвердженням про одержання кореспонденції, вантажів, про чинність раніше укладених договорів чи погодженість взяти участь у запропонованому заході.

Наприклад:

Шановні колеги!

Офіційно підтверджуємо домовленість, якої ми досягли в листі від … (дата).

Бронювання: номерів з … по … (дата) на одну особу і номерів на дві особи вартістю …;

Конференц-зали на …осіб з … по … (дата) вартістю … за день.

Харчування:

обід о 12.30 на …осіб, враховує також оплату за надані послуги.

Оплата: у гривнях.

Фірма: … (назва).

Додаток: проспект засідання.

З повагою …

Супровідний лист – це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів, їх детальне описання, зазначаючи кількість аркушів тощо. Заголовок до тексту супровідного листа слід починати словами: «Про надіслання…» або «Про направлення…».

Наприклад:

Про надіслання списку

будівельних матеріалів

У зв’язку з початком будівництва нового корпусу університету, запланованого на 2011-2012 рр., надсилаємо Вам список потрібних нам будівельних матеріалів.

Додаток: на 2 арк. у 2 прим.

Обов’язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про наявність додатків.

Лист-прохання – тактовне звернення адресанта до адресата-партнера, клієнта, спонсора з певним проханням – про участь у заході, про доброчинну пожертву чи можливу фінансову допомогу у проведенні важливого заходу. Текст прохання має бути конкретним, лаконічним, переконливим, тактовним, із зазначенням причини, яка спонукала до його написання. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Наприклад:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання.

З повагою…

Лист-відповідь на прохання. Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

У листі від … (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за … (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою …

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдання – переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Вельмишановний пане..!

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (установи, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вас, що місце нашого генерального представника у … (назва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через … місяців.

Бажаємо успіхів…

Лист-нагадування – це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, у зв’язку з чим необхідно вжити відповідних заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов’язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Вельмишановний пане …!

Нам дуже незручно, що змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, ми утривалюємо термін оплати до … (дата), виконуючи при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованості до … (дата) і не надішлете чека, що засвідчить оплату, ми змушені будемо тимчасово зупинити виконання всіх Ваших замовлень.

Чекаємо на вашу відповідь.

Зі щирою повагою …

Лист-претензія, рекламаційний лист – це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім – претензію.

Шановні…!

Підтверджуємо отримання … (назва товару) відповідно до замовлення № …від… (дата). Під час перевірки ми виявили, що бракує… одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.

З повагою…

Лист-відповідь на претензію – це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у перебігу виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Шановні…!

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів.

З повагою…

Рекомендаційний лист – це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики:

· рекомендацію не обов’язково подають з місця роботи;

· за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

· особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

· у рекомендаційному листі обов’язковим є висновок – «рекомендую» чи «не рекомендую».

Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати:

· з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

· рівень її професійної майстерності;

· чи має вона авторитет;

· які досягнення має особа тощо.

Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку ви не можете поручитися, краще ввічливо відмовте; за будь-яких умов не забувайте, що об’єктивність рекомендації справа вашої честі.

Шановні панове!

Ми одержали Ваш запит про фірму… (назва). На жаль, маємо повідомити, що наш досвід роботи з нею був негативним. Керівництво фірми виявилося ненадійним. Терміни постачання товарів порушувалися. Зрештою, ми змогли отримати замовлену нами продукцію лише через суд.

Три місяці тому ми розірвали ділові стосунки з цією фірмою і не плануємо їх поновлювати. Просимо врахувати, що ця інформація є конфіденційною.

З повагою…

Лист-подяка – це службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

«Кодекс ввічливості» ділової людини передбачає: не варто чекати слушної нагоди, щоби висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої та порядної людини.

Наприклад:

Шановні панове!

Учора…, (дата), ми завершили перемовини з паном… (прізвище). Сподіваємося, що домовленості, яких було досягнуто на зустрічі є взаємовигідними.

Користуючись нагодою, хочемо також щиро подякувати Вам за візит пана (прізвище). Особливо вдячні за доброзичливий і відкритий тон переговорів між паном …і керівництвом нашої фірми.

Ще раз дякуємо.

Колектив фірми…

Лист-вибачення – це службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо.

Отже, усвідомивши свою провину, ви неодмінно маєте вибачитися та вжити всіх необхідних заходів, щоб такі прикрі випадки більше не повторилися.

Шановні панове!

Щиро просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося … (дата) у програмі «Доброго ранку, Україно». Через недогляд операторів не вийшов у ефір рекламний ролик Вашого концерну.

Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності й зобов’язуємося відшкодувати Вам збитки. Сподіваємося, що Ви й надалі користуватиметеся нашими послугами, а ми докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних непорозумінь.

Ще раз просимо вибачення.

З повагою…

Лист-вітання – це різновид службового листа, в якому вітаємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Лист-вітання – це особливий вид кореспонденції, що припускає урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гумористичних натяків.

До таких радісних подій, як весілля, народження дитини тощо, можете випробувати свій поетичний хист і написати кілька віршованих рядків.

Певна річ, якщо ви хочете засвідчити свій інтерес до успіхів партнера й зробити йому приємне, не варто чекати ювілею, Різдва, дня народження, одруження – надішліть листа з кількома теплими вітальними словами з будь-якої нагоди (наприклад, публікації статті, відкриття філії) та поділіть із ним радість успіху.

Шановні панове!

Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди 25-річного ювілею Вашої компанії.

Завдяки неабияким зусиллям та самовідданості Ваших працівників навіть за нинішніх складних умов Ви зуміли досягти значних успіхів.

Ще раз вітаємо з ювілеєм і зичимо подальших успіхів. Щиро дякуємо Вам за приємну і взаємовигідну співпрацю упродовж багатьох років. З повагою…

Лист-запрошення – це різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

У листі-запрошенні обов’язково вказується, хто,кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що й засвідчить вашу повагу до адресата. Крім чіткого і недвозначного викладу змісту, дуже важливим є дотримання таких вимог:

· слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідченням надійності вашої установи (фірми, компанії);

· важливо пам’ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланкові;

· оформлюючи листа, текст слід симетрично розмістити на аркуші.

Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на ділові заходи (з’їзди, конференції, форуми, симпозіуми, презентації) пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки.

Пам’ятайте, що вашим партнерам приємно буде отримати листа, який естетично і грамотно оформлений. Подаємо зразки письмових запрошень, що виконують функцію квитка чи перепустки:

Вельмишановна пані…!

Маємо честь запросити Вас на відкриття персональної виставки, присвяченої …річчю творчої діяльності…Урочистість відбудеться… (дата, адреса).

Дата добавления: 2014-01-04