Конфіденційні документи

Під конфіденційним (закритим, що захищається) документом розуміється необхідним чином оформлений носій документованої інформації, що містить відомості обмеженого доступу або використання, які становлять інтелектуальну власність юридичної або фізичної особи. Конфіденційні документи не слід називати секретними або ставити на них гриф секретності, так як конфіденційні і секретні документи відображають різні види таємниці.

Конфіденційні документи включають в себе:

- у державних структурах: службову інформацію обмеженого поширення, іменовану в чиновницькому побуті інформацією для службового користування, тобто інформацією, що віднесена до службової таємниці, а також документи, що мають робочий характер і не підлягають публікації у відкритій пресі (проекти документів, супутні матеріали тощо);

- у підприємницьких структурах: відомості, які їх власник відповідно до законодавства має право віднести до комерційної (підприємницької) таємниці, таємниці фірми, інших видів недержавної таємниці;

- незалежно від приналежності: будь-які персональні (особисті) дані про громадян, а також відомості, що містять професійну таємницю, технічні та технологічні нововведення (до їх патентування), таємницю підприємств зв'язку, сфери обслуговування і т. п.

Особливістю конфіденційного документа є те, що він представляє собою одночасно:

- масовий носій цінної, що захищається інформації;

- основне джерело накопичення та об'єктивного розповсюдження цієї інформації, а також її неправомірного розголошення або витоку;

- обов'язковий об'єкт захисту.

Конфіденційність документів завжди має значні розбіжності за термінами обмеження вільного доступу до них персоналу фірми (від декількох годин до декількох років). Слід враховувати, що основна маса конфіденційних документів після закінчення їх використання або роботи з ними втрачає свою цінність і конфіденційність. Наприклад, листування до укладення контракту може мати гриф конфіденційності, але після його підписання цей гриф з письмового дозволу першого керівника фірми знімається.

Виконані документи, які зберегли конфіденційний характер і цінність для діяльності фірми, формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Період перебування конфіденційних документів у справах може бути короткочасним або тривалим залежно від цінності інформації, що міститься в документах справи. Період конфіденційності документів визначається відповідно до вказаного вище переліку конфіденційних відомостей і залежить від специфіки діяльності фірми. Наприклад, виробничі, науково-дослідні фірми мають значно більше цінних документів, ніж торговельні, посередницькі підприємства.

Документи довготривалого періоду конфіденційності (програми і плани розвитку бізнесу, технологічна документація ноу-хау, ноу-хау, винаходи тощо.) мають ускладнений варіант обробки і зберігання, що забезпечує безпеку інформації та її носія. Документи короткочасного періоду конфіденційності, що мають оперативне значення для діяльності фірми, обробляються і зберігаються за спрощеною схемою і можуть не виділятися з технологічної системи обробки відкритих документів при наявності в цій системі мінімальних захисних, контрольних та аналітичних елементів.

Отже, конфіденційні документи характеризуються специфічними особливостями, які відображають їх сутність як носіїв інформації обмеженого доступу і визначають побудову системи захисту цієї інформації.

Дата добавления: 2014-01-04