КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Архівна робота в правоохоронних органах
План 1. Номенклатура справ 2.Формування справ 3. Оформлення справ 4. Відбір документів і справ на зберігання і знищення 5. Архівна робота в ОВС (наказ МВС України №350 від 16.06.92)
Номенклатура справ — це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання. Номенклатура справ складається з метою обгрунтованого розподілу документів І формування справ, забезпечення пошуку документів та їх обліку. Вона є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи. Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачені, тоді знайти потрібний документ буде не складно. Номенклатура справ с покажчиком індексів документів, що присвоюється при реєстрації, оскільки Індекс документа може містити індекс структурного підрозділу структури та номер справи за номенклатурою. Таким чином, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів структури, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом структурного архіву. Розрізняють три види номенклатурних справ: типову, індивідуальну та рекомендовану. Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності та структури організацій. Як правило, вона встановлює єдину індексацію справ для структур усієї системи МВС України і має обов'язковий характер.
Індивідуальна — відображає документи конкретної структури. Рекомендована — розробляється для того, щоб уніфікувати групування документів структури певної категорії з однаковим характером діяльності. Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково погоджують з архівними установами. Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ. Під час складання номенклатури справ слід керуватися положенням про орган, службу або інший підрозділ, його штатним розкладом, планами і звітами про роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ за попередні роки. При цьому вивчаються документи, що створюються в діяльності підрозділу, їх види і склад. Номенклатура на наступний рік складається наприкінці поточного року, погоджується з архівним підрозділом і затверджується керівником. Відповідальність за її розробку покладається на начальників секретаріатів (канцелярій) та відповідних керівників підрозділів. Основними принципами побудови номенклатури справ с: єдність у підході до обліку, систематизації, опису й пошуку документів, застосування індексації документів, що забезпечує внесення до відповідних розділів номенклатури змін, доповнень і поправок, стабільність індексів справ, збереження за номенклатурою справ функції обліку документів. Номенклатура справ щороку переглядається, аналізується й уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи. Вона підлягає переукладанню й повторному затвердженню в разі змін у структурі, функціях і характері роботи органу. До номенклатури справ повинні включатися також не закінчені провадженням справи, що надійшли з інших органів, для їх провадження. Крім справ, до номенклатури включається журнал обліку журналів, картотек, закінчених провадженням справ.
Розділами номенклатури можуть бути найменування підрозділів, які розміщуються відповідно до затвердженої структури органу, причому в першому розділі зазначаються заголовки справ секретаріату (канцелярії). Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відбивати основний зміст і склад документів справи. Він складається із зазначенням різновиду документів, що формуються (листування, протоколи, накази, рішення тощо), відомостей про адресатів, кореспондентів, короткого змісту документів, які уточнюють зміст справи тощо. Не допускається вживання у заголовку справи неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів. Якщо протягом року в підрозділі виникають нові документовані ділянки роботи і не передбачені номенклатурою справи, то вони додатково вносяться до номенклатури в кінці відповідного її розділу. При внесенні до номенклатури справ документів, не передбачених діючими переліками, термін зберігання цих документів погоджується в установленому порядку з Центральною експертно-перевіряючою комісією МВС України. Протягом всього строку дії номенклатури в ній необхідно робити відмітки про заведення справ, їх закриття, постановку на інвентарний облік, перереєстрацію на наступний рік перехідних справ, передачу до інших органів та до архівних підрозділів. Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ працівником канцелярії, що веде діловодство, робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів). Наприклад: У1998 р. заведено 36 справ у 42 томи, які поставлені на інвентарний облік, з них постійного строку зберігання 10 справ у 14 томах, десятирічного — 10 справ у 10 томах, 16 справ перехідних на 1999 р. Начальник секретаріату (канцелярії) ___ (підпис)___ ініціали, прізвище. Номенклатури справ реєструються в журналі реєстрації вихідних документів та підшиваються до справ з номенклатурами. Номенклатуру справ складає спеціаліст, який відповідає за роботу з документами.
Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Загальний відділ»), йому присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розміщують після секретаріату в порядку важливості. Номенклатура справ складається не менш як у трьох примірниках: перший примірник зберігається у справі; другий — робочий вивішується на внутрішньому боці стінки шафи чи сейфу; третій — передається до архіву. Реквізити номенклатури справ: назва структурного підрозділу; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту (наприклад, «На 2001 р.»); текст (заповнюють табличну форму); підпис; візи; позначка про виконання документа й направлення його до справи. Номенклатура справ — це документ, який створюють на спеціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4.
Дата добавления: 2014-01-04; Просмотров: 863; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |