Тема 10. Документационное обеспечение делового общения

Другая важная часть делового этикета – служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывает отпечаток прежде всего адресат, затем – конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но, тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете прочесть в нашем компьютерном пособии. Мы же попытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Деловое письмо должно быть:

1. достаточно кратким – не более 1–1,5 стр. по объему.
2. хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным.
3. в деловом письме старайтесь также избегать многосложных, непонятных слов и выражений (иностранных, сугубо специальных). В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делают стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, какова специфика фирмы, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах и т.д. Это еще одно требование к служебному письму.

Но даже при таком, казалось бы стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет Вам решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. За рубежом порядок написания адреса прямо противоположен нашему: сначала пишут «кому», а потом – «куда». Конкретный пример подробной формы письма содержится в КОПР. Там же можно знакомиться с различными видами корреспонденции, включая служебные записки; особенностями неформальной деловой переписки. И еще один не малозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание– интерес– просьба– действие. Надо только помнить, что, формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Визитная карточка, как и этикет, впервые появилась во Франции в Х VIII веке и в наши дни имеет существенное значение для плодотворного делового общения. В большинстве случаев она заменяет любой документ, в частности, удостоверение личности. В России приняты двусторонние визитки на двух языках – на английском и русском. В крайнем случае, можно печатать текст на одной стороне, чтобы вторая была свободна для записи.

На визитной карточке печатаются имя и фамилия, а на русском языке также и отчество, указываются должность и адрес фирмы, номер телефона, телефакса и телекса. Текст должен быть расположен вдоль длинной стороны и поскольку визитная карточка представляет лично Вас, а не фирму, где Вы работаете, крупным шрифтом должны быть набраны Ваше имя, отчество и фамилия.

Не рекомендуется на визитных карточках указывать домашний адрес и телефон. Зато важно указать месторасположение офиса и не только свою должность, но и реальную сферу интересов и служебных полномочий. Требования к пользованию визитными карточками подробно изложены в прилагаемом компьютерном пособии. На этом позвольте мне закончить лекцию. Надеюсь, что она поможет Вам в подготовке к экзаменационному зачету.

В заключение хотелось бы отметить, что настоящая лекция не преследовала цели детального изложения дисциплины. Она лишь навигатор в предстоящем Вам изучении политологии. Надеемся, что изучив эту лекцию, Вы составили общее представление о структуре и наиболее важных проблемах курса.

Дата добавления: 2014-01-04