Трудовые книжки

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Недостатки унифицированных форм

Преимущества унифицированных форм

Бесспорно, что для многих специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное из них состоит в том, что у проверяющих инспекторов не возникает лишних претензий к оформлению кадровых документов. Другое преимущество в том, что у кадровиков значительно сокращается время на составление и оформление документов.

Самостоятельно разработать формы кадровых документов, не унифицированных стандартом, непросто.

К недостаткам унифицированных форм относят то, что в формах не предусмотрена специфика каждой конкретной организации. Одни кадровики утверждают, что в формах недостаточно строк для внесения необходимых сведений, другие – наоборот, испытывают неудобства от лишних колонок и граф. Но больше всего у кадровиков возникает проблем из-за того, что законодательство не дает четких указаний по заполнению унифицированных форм.

По понятным причинам учесть специфику всех организаций невозможно. Вместе с тем Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением от 24.03.1999 № 20 Госкомстата России, позволяет каждой организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа).

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения или сужения граф и строк для удобства размещения и обработки информации.

Изменения в унифицированные формы первичной учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя организации.

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, ор­ганизациях независимо от формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверж­дающих общий, непрерывный, и специальный стаж. При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, веду­щему документацию по личному составу. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основа­нии паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.На титульном листе трудовой книжки указывается фамилия, имя и отчествоработника полностью без сокращений. Дата рож­дения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год. Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или выс­шее) и специальности или профессии указываются на основании доку­ментов: аттестатов; дипломов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена. Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. В графе 1 проставляется порядковый номер записи,В графе 2 — дата приема (09.10.2011),В графе 3 — указание действия и должность (принята на должность менеджера;уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела),В графе 4 — основание (приказ от 07.10.2011 № 17 л/с). Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Личные карточки Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех ра­ботников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предо­ставленных работником. На основании паспорта, в разделе I "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудни­ка указывают на основании записей в трудовойкнижке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной кар­точки и личная подпись работника. В карточке также содержатся разделы "Прием на работу и переводы на другую работу", "Отпуска", "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения". Записи в разделах о приеме на работу и увольнении должны содержать ссылки на даты и номера приказов о приеме на работу, перемещении или увольнении работника. Эти сведения нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе " Прием на работу и переводы на другую работу " должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе "Дополнительные сведения" записываются данные о знании иностранного языка, второй специаль­ности, инвалидности и т. п.Заполняются личные карточки лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы. Все записи должны быть без сокращений. Личная кар­точка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточкидолжны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек ф.Т-2 — 75 лет. Личные дела Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего — на руководителей и ве­дущих специалистов. В состав личного дела должны входить следующие документы:- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;- анкета или личный листок по учету кадров;- автобиография или резюме;- копии документов об образовании;- копии документов об утверждении в должности;- характеристики или рекомендательные письма;- трудовой договор;- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;- справки и др. документы, относящиеся к данному работнику (например: документы на изменение фамилии, имени). Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеру­ются отдельно.Внутренняя опись подписывается се составителем с указанием должности,расшифровки подписи и даты составления. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудо­вой деятельности, семейном положении и др.Личный листок заполняется от руки самим работником при поступле­нии наработу. При его заполнении используются следующие документы:- паспорт;- трудовая книжка;- военный билет;- документ об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство, аттестат);В графе "Образование" личного листка применяют формулировки:"начальное", "неполное среднее", "среднее", "среднее профессиональное","незаконченное высшее", "высшее" — в зависимости от того, какой до­кумент об образовании имеется у работника.В графу " Выполняемая работа с начала трудовой деятельности " све­дения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение вучебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.В графе " Семейное положение " используются следующие формули­ровки: "женат" ("замужем"), "разведен(а)", "вдовец (вдова)", "холост" ("не замужем"), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства ("отец","мать", "жена", "муж", "сын", "дочь"). При этом указываются, фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.В практике оформления приема на работу часто используется " Анкета " — документ аналогичный "Личному листку по учету кадров". В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.В некоторых предприятиях поступающий на работу предоставляет" Автобиографию " или " Резюме ".При формировании личного дела в него помещают копии докумен­тов обобразовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов. Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим ре­шением назначение должностного лица. В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные пись­ма, они также подшиваются в личное дело работника.Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить всостав документов личного дела или храниться отдельно. В личное делопомещается полностью оформленный, подписанный работодателем и работником, заверенный печатью экземпляр договора. Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хро­нологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся тольколицами, ответственными за их ведение.Личные дела уволенных работников должны передаваться на архив­ное хранение и храниться 75 лет. Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основа­нии статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются наиболее важными докумен­тами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учи­тывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и об­стоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан, Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Дата добавления: 2014-01-04