Формы первичных учетных документов и документов внутренней бухгалтерской отчетности

Правила документооборота и технология обработки учетной информации

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации

Формы первичных учетных документов и документов внутренней бухгалтерской отчетности

Рабочий план счетов бухгалтерского учета

Тема 2. Организационно-технические аспекты учетной политики

В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами — первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

По нашему мнению, указанный перечень следует зафиксировать в учетной политике организации, как это указано в таблице 1.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В настоящий момент формы первичных учетных документов утверждены документами, перечисленными в таблице 2.

В случае оформления хозяйственных операций документами, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, организация должна соблюдать определенные правила.

Так, согласно пункту 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете подобные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

Наименование первичного учетного документа	Лица, имеющие право первой подписи документа	Лица, имеющие право второй подписи документа
Указывается наименование первичного учетного документа, в отношении которого устанавливаются лица, имеющие право подписи.	Указываются лица, имеющие право распорядительной подписи на первичном учетном документе.	Указываются должности лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов за главного бухгалтера
Например, документы по учету материалов: доверенность (форма № М-2), накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)	Например, лица, имеющие право подписи доверенностей за руководителя организации, а также лица, разрешающие отпуск материалов на сторону. По нашему мнению, в данной графе следует указывать должности (а не конкретные фамилии) указанных лиц. Например, доверенность имеют право подписывать: главный инженер, заместитель руководителя по снабжению и т. п.	-

Перечень унифицированных форм первичной учетной документации

Унифицированные формы первичной учетной документации	Утверждены
По учету труда и его оплаты	Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
По учету основных средств	Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 года № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»
По учету нематериальных активов, материалов, работ в капитальном строительстве	Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71 а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»
По учету расчетов с подотчетными лицами (Авансовый отчет)	Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»
По учету кассовых операций и результатов инвентаризации	Постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27 марта 2000 года № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»
По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ	Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 года № 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно- строительных работ»
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения	Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 года № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения»
По учету торговых операций	Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»
По учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте	Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»
По учету сельскохозяйственной продукции и сырья	Постановлением Госкомстата России от 29 сентября 1997 года № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья»

Кроме того, в соответствии с пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета в формах первичных документов могут быть включены дополнительные реквизиты. Они могут быть внесены в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации.

Таким образом, в учетной политике организации следует закрепить:

• перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

• хозяйственные операции, которые оформляются первичными учетными документами, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

• формы первичных учетных документов, которыми оформляются указанные выше операции;

• перечень первичных учетных документов, в которые вносятся дополнительные реквизиты. В данном перечне, по нашему мнению, следует указать, при каких условиях вносятся такие реквизиты (всегда или в определенных обстоятельствах), а также наименование таких реквизитов.

2.2. Формы документов внутренней бухгалтерской отчетности

Формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности утверждаются для целей представления обособленными подразделениями организации (в том числе выделенными на отдельный баланс) информации о своей деятельности.

Такие формы документов должны быть построены таким образом, чтобы они содержали все показатели, необходимые для последующего формирования достоверного и полного представления о финансовом положении организации в целом, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.

Данные формы могут полностью повторять формы бухгалтерской отчетности организаций и в таком виде, как правило, применяются в отношении подразделений организации, выделенных на отдельный баланс.

Организация также вправе установить иные формы отчетности для своих подразделений. Они могут быть составлены в виде регистров учета, перечней, оборотно-сальдовых ведомостей и т. п. При утверждении форм документов особое внимание следует обратить на то, какие лица подразделения, представляющего внутреннюю бухгалтерскую отчетность, имеют право ее подписи (руководитель подразделения, бухгалтер и т. п.). Ограничения в отношении форм рассматриваемых документов нормативными актами по бухгалтерскому учету не предусмотрены.

Кроме того, организации следует установить способ представления форм внутренней бухгалтерской отчетности (на бумажных носителях, на магнитных и иных носителях информации (дискеты, диски и т. п.)) и сроки ее представления.

Каких-либо ограничений по способам представления внутренней бухгалтерской отчетности нормативные акты по бухгалтерскому учету также не содержат. При утверждении сроков представления внутренней бухгалтерской отчетности организации следует исходить из сроков, установленных для представления бухгалтерской отчетности организации, а также периода времени, необходимого для составления данной отчетности на основании сведений, представляемых обособленными подразделениями.

В случае, если на обособленные подразделения организации, не выделенные на отдельный баланс, не возложена обязанность по составлению внутренней бухгалтерской отчетности (отчетность обособленных подразделений не формируется, бухгалтерский учет всех операций, в том числе совершаемых обособленным подразделением организации, ведет бухгалтерия головной компании), следует установить срок, в течение которого первичные учетные документы, которыми оформлены хозяйственные операции, совершенные обособленным подразделением, подлежат передаче в бухгалтерию, а также лицо, ответственное за их представление. Срок представления документов обособленным подразделением, а также лицо, ответственное за их представление, могут быть определены при утверждении графика документооборота.

Таким образом, при утверждении учетной политики организации следует отразить:

• перечень подразделений, выделенных на отдельный баланс;

• формы документов внутренней бухгалтерской отчетности для подразделений, выделенных на отдельный баланс;

• способ представления внутренней бухгалтерской отчетности подразделениями, выделенными на отдельный баланс;

• срок представления внутренней бухгалтерской отчетности подразделениями, выделенными на отдельный баланс, а также список лиц, ответственных за ее представление;

• перечень подразделений, не имеющих отдельного баланса, но обязанных представлять внутреннюю бухгалтерскую отчетность;

• формы документов внутренней бухгалтерской отчетности для подразделений, не имеющих отдельного баланса, но обязанных представлять внутреннюю бухгалтерскую отчетность;

• способ представления внутренней бухгалтерской отчетности подразделениями, не имеющими отдельного баланса, но обязанными представлять внутреннюю бухгалтерскую отчетность;

• срок представления внутренней бухгалтерской отчетности подразделениями, не имеющими отдельного баланса, но обязанными представлять внутреннюю бухгалтерскую отчетность, а также лицо, ответственное за ее представление;

• срок представления первичных учетных документов, которыми оформлены хозяйственные операции, совершенные обособленным подразделением, в бухгалтерию головной компании, а также лицо, ответственное за их представление.