Основные информационно-справочные документы

Тема 7 Информационно-справочная документация.

Существуют многочисленные группы документов, относящихся к данной системе. Справки - документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций. Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите "адресат". Справки информационного характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения (внутренние) и направляемые за пределы учреждения (внешние). Внутренние справки оформляют на листах формата А4, которые содержат реквизиты общего бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке и обязательно имеет справочные данные об организации и заголовок, т.к. регистрируются по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства. Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата, регистрационный номер, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений). По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: 1) записки, являющиеся приложением к основному документу; 2) объяснительные записки составляемые отдельными работниками оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие. Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово "Основание" начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова "Присутствовали", напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе Российской Федерации - доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др. Официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование вида документа, дата, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), печать того предприятия, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действительной, если в ней не указана дата выдачи.

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Служебные письма оформляются на бланке письма организации. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает и себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 (Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные oб организации), и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа)

Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа. Наименование вида документа не указывается. Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

Существует много классификаций деловых писем. Приведем некоторые из них:

По тематическому признаку:

коммерческие – составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции и снабжения (письма-запросы, оферта, рекламация);

деловые – решают организационные вопросы, вопросы экономических и правовых отношений корреспондентов (письмо-просьба, письмо-отказ, циркулярное письмо);

По функциональному признаку:

письма, требующие ответа – инициативные (коммерческие, рекламация, обращение, просьба)

письма, не требующие ответа – ответные (письмо- подтверждение, напоминание, предупреждение, извещение, сопроводительные письма);

По признаку адресата:

обычные;

циркулярные (направляется ряду подчиненных инстанций из одного источника);

По структуре:

регламентированные (стандартные) – решают типичные вопросы экономико-правовых отношений, составляются по определенной форме (формат бумаги, реквизиты, содержат стандартные синтаксические конструкции);

нерегламентированные – это индивидуальный авторский текст, который реализуется в виде формально-логического повествования или этикетного текста;

По композиционным особенностям:

одноаспектные (простые), т.е. посвященные одному вопросу;

многоаспектные (сложные) – решают несколько проблем.

Можно выделить следующие аспекты в содержании ДП:

факт напоминания – письмо-напоминание;

выражение гарантии – гарантийное письмо;

указание на достигнутую степень согласия – письмо-подтверждение, письмо-отказ;

информирование о намечаемых / проводимых мероприятиях – информационное письмо;

предупреждение о возможных ответных шагах – письмо-предупреждение;

указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо и т.п.;

Изложение каждого аспекта содержания начинается с нового абзаца, т.о., абзац служит показателем перехода от одной темы к другой. Обычно абзац состоит из трех частей:

абзацного зачина – тема абзаца;

абзацной фразы – основная информация абзаца;

комментирующей части – подведение итога сказанному;

Средняя длина абзаца – четыре-шесть предложений, но может быть и абзац, состоящий из одного предложения. Независимо от длины, абзац всегда является замкнутой смысловой единицей.

По форме отправления:

традиционные почтовые отправления (письма, которые имеют юридическое значение);

электронная корреспонденция

факсовые отправления

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением. Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: "Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования", или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает.

Основные требования к тексту письма:

Точность, однозначность высказывания. С одной стороны – это предметная точность, т.е. точность фактическая, достоверность. С другой стороны – коммуникативная точность или точность содержания. Предметная точность достигается точностью использования слов в соответствии с их лексическим значением. Коммуникативная точность достигается точностью соотношения смысла слов, контекста, грамматической конструкции и частей текста.

Логичность. (Тезис ® доказательство ® вывод).

Грамотность – соблюдение норм правописания.

Корректность. Нейтральный доброжелательный тон. Тон задается официальностью или неофициальностью письма и чаще всего выражается в так называемой этикетной рамке – это приветствие адресата (начальная формула вежливости – Уважаемый + Имя + Отчество!) и слова прощания (заключительная формула вежливости – С уважением).

Дата добавления: 2014-01-05