Формы бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании определенных учетных регистров аналитического и

Под формой бухгалтерского учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании определенных учетных регистров аналитического и синтетического учета в виде карточек, ведомостей и книг, их взаимосвязь, последовательность и способы учетных записей.

Формы бухгалтерского учета определяют комбинацию учетных регистров (первичный документ – карточка – ведомость – регистр - Главная книга); последовательность записей из первичной учетной документации; логическую связь между учетными регистрами. Они

различаются друг от друга по внешнему виду, назначению и содержанию учетных регистров, взаимосвязи и сочетанию хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета, их количеству, последовательности учетных записей, степени использования средств оргтехники, механизации и автоматизации.

Самыми распространенными сегодня в России являются: журнально-ордерная; мемориально-ордерная (и ее разновидность «Журнал-Главная»); упрощенная форма для малых предприятий; автоматизированная. На крупных и средних предприятиях применяют журнально-ордерную форму или «Журнал-Главную». На малых предприятиях – мемориально-ордерную, «Журнал-Главную», упрощенную (реже журнально-ордерную). Автоматизированную форму применяют на всех типах предприятий.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливания за каждый отчетный месяц (выполняется одновременно хронологическая и систематическая запись). Учетная регистрация заключается в том, что однородные операции записываются в хронологическом порядке в специальных накопительных ведомостях, которые называются журналами-ордерами. Записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом других счетов. Шахматная форма записи позволяет за один рабочий прием зафиксировать сумму хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, т.е. реализовать сразу принцип двойной записи. Записи производятся непосредственно из первичных документов, а при наличии большого количества однородных документов – из вспомогательной (разработочной) ведомости (по ее итогам), где эти документы предварительно группируются. Некоторые журналы-ордера

открыты на отдельный счет, а некоторые – на группу взаимосвязанных между собой счетов. Итоги журналов-ордеров являются месячными оборотами соответствующих синтетических счетов, сгруппированных по взаимосвязанным корреспондентским счетам.

Бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме проводится следующим образом. Полученные бухгалтерией первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления. Обработка заключается в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия необходимых реквизитов.

Основное отличие журнально-ордерной формы от других форм заключается в журналах-ордерах и в Главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются полные обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Затем сведения из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, где подсчитываются полные обороты по дебету счетов и определяются сальдо конечные по всем счетам. По сведениям из Главной книги составляется баланс и оформляется отчетность организации (месячная, квартальная и годовая).

В настоящее время на больших и средних предприятиях применяется 16-ти журнальная форма, дополненная совокупностью ведомостей. Перечень журналов-ордеров этой формы следующий:

№ 1 «Касса» (счет 50); № 2 «Расчетные счета» (счет 51, 57) и № 2/1 «Валютные счета» (счет 52, 57); № 3 «Специальные счета в банках» (счет 55); № 4 «Учет кредитов и займов» (счета 66, 67); № 5 «Учет финансовых вложений» (счет 58); № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (счет 60) и № 6/1 «Учет операций по заготовке и приобретению материальных ценностей» (счета 15, 16); № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» (счет 71); № 8 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (счета 58, 62, 68, 73, 75, 76); № 9 «Внутрихозяйственные расчеты» (счет 79); № 10 и № 10/1 «Учет затрат на производство» (счета 02, 04, 05, 10, 11, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 69, 70, 76, 94, 97); № 11 «Учет отгрузки и реализации» (счета 41, 42, 43, 44, 45, 62, 90) и № 11/1 «Учет реализации и выбытия основных средств и нематериальных активов» (счета 01, 03, 04, 91); № 12 «Учет источников собственных средств и целевых поступлений» (счета 14, 59, 63, 80, 81, 82, 83, 84, 86, 96); № 13 «Учет собственных основных средств, долгосрочно арендуемых основных средств и нематериальных активов» (счета 01, 03, 04, 91); № 14 «Учет переоценки ценностей» (счет 14, 59); № 15 «Учет прибыли, ее использования и доходов будущих периодов» (счета 84, 91, 98, 99); № 16 «Учет капитальных вложений» (счета 07, 08, 11).

Заметим, что журнал-ордер № 5 открывается при большом объеме учета в журнале-ордере № 8; журнал-ордер № 6/1 открывается по необходимости, в противном случае счета 15 и 16 входят в журналыордера № 10 и № 10/1; журнал-ордер № 11/1 может быть заменен журналом-ордером № 13.

Основой мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета служат мемориальные ордера. Бухгалтерские записи оформляются составлением мемориальных ордеров, которые представляют собой бланк специального образца. Мемориал-ордер выписывается либо на каждую операцию, либо прикладывается к одной группе первичных документов, подобранных с кредита одного счета – одновременно нескольких счетов или, наоборот, одного счета – с кредита нескольких счетов.

В регистр записывают не каждую операцию по каждому первичному документу, а только сгруппированные однородные операции из всех приложенных документов сразу. Все мемориальные ордера по мере их оформления записываются сначала в регистрационный журнал (журнал хронологического учета), где им присваиваются текущие порядковые номера, затем выполняют записи в Главной книге (регистр синтетического учета). В Главной книге записи группируются: обороты по каждому синтетическому счету как по дебету, так и по кредиту записываются отдельно в колонках по корреспондирующим счетам. На счетах Главной книги (которую иногда называют контрольно-шахматной ведомостью) учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому в конце месяца по итогам Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам по простой или шахматной форме.

Итоговая сумма записей в регистрационном журнале должна соответствовать общей сумме кредитовых или дебетовых оборотов всех синтетических счетов. Записи в регистры аналитического учета делаются непосредственно из документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. Итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам сверяются с итогом оборота по соответствующему синтетическому счету. После сверки данных аналитического и синтетического учета составляется баланс. Недостатками этой формы бухгалтерского учета являются многократность записи одних и тех же операций, разобщенность синтетического и аналитического учета, хронологической и синтетической записи, выполнение основной массы работы в момент составления отчета.

Бухгалтерский учет по мемориально-ордерной форме проводится следующим образом. В начале каждого месяца открываются мемориальные ордера по всем используемым счетам. Полученные первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления.

Обработка заключается в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия необходимых реквизитов.

Заканчивается обработка внесением сведений из первичных документов в журнал хозяйственных операций. Одновременно осуществляется их кодирование в виде бухгалтерских проводок. Затем проводки из журнала хозяйственных операций разносятся по мемориальным ордерам, в которых проводится арифметическая обработка: вычисляются обороты и остатки (сальдо конечные). Результаты вычислений группируются в оборотно-сальдовой ведомости или оборотно-сальдовом балансе.

Учет кассовых операций дополнительно ведется в кассовой книге. Если расчеты с населением ведутся через контрольно-кассовые машины — ККМ, то и в книгах кассиров-операционистов этих машин.

Журнал хозяйственных операций для ведения учета на малых предприятиях значительно облегчает проведение анализа финансовой деятельности, составления баланса и отчетности. Он также может служить для главного бухгалтера обобщающим документом. Кроме этого, он удобен для работы аудиторов и контролирующих органов. Если журнал хозяйственных операций не ведется, то проводки формируются в самих мемориальных ордерах, а затем в них же и обрабатываются.

Разновидностью мемориально-ордерной формы является форма «Журнал-Главная», которая в качестве основного документа имеет комбинацию мемориальных ордеров, журнала хозяйственных операций и оборотно-сальдовой ведомости.

На отчетный период для каждого счета открывается свой мемориальный ордер, в который заносятся данные по хозяйственным операциям. Если журнал хозяйственных операций не составляется, то вся деятельность отражается в совокупности мемориальных ордеров.

В настоящее время применяют два вида мемориальных ордеров – упрощенный и полный (общего вида). При использовании журнала хозяйственных операций наиболее целесообразной является запись в виде обыкновенного счета, в котором помечены номера хозяйственных операций (упрощенный ордер).

Если журнал хозяйственных операций не формируется, то используют мемориальные ордера общего вида, которые включают в себя не только проводки, но и содержание операций. Однако полная картина хозяйственной деятельности может быть составлена только при рассмотрении всей совокупности мемориальных ордеров. Кроме того, появляется еще один недостаток, заключающийся в необходимости фиксации содержания одной и той же хозяйственной операции как минимум в двух мемориальных ордерах.

Упрощенная форма мемориального ордера – это числовая таблица по конкретному счету, в которой отражаются сальдо начальные, операции по приходу и расходу, а также сальдо конечные.

Совокупность мемориальных ордеров того или иного вида позволяет получать ежемесячные оборотно-сальдовые ведомости или оборотно-сальдовые балансы, на основе которых затем составляются баланс и отчетность организации. В настоящее время основным бухгалтерским документом, в котором сосредотачивается вся закодированная хозяйственная деятельность, является оборотно-сальдовая ведомость или Главная книга.

Форма бухгалтерского учета «Журнал-Главная». Одной из наиболее распространенных в настоящее время форм бухгалтерского учета является разновидность мемориально-ордерной формы, носящая название «Журнал-Главная». В этой форме счетоводства все записи хозяйственных операций выделяются из ордеров и помещаются в журнал, подобный журналу хозяйственных операций. С ним непосредственно стыкуются упрощенные мемориальные ордера.

Полученные первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента поступления. Обработка заключается в проверке подлинности документов, наличия в них обязательных реквизитов и соответствия документов законодательству.

Затем данные из первичных документов включаются во вспомогательные регистры, карточки и другие документы или сразу вносятся в «Журнал-Главную» в виде записей хозяйственных операций с оформлением бухгалтерских проводок и разноской по счетам.

Сведения из первичных документов, связанных с кассой, включаются также в кассовую книгу. Вся обработка проводится в «Журнале-Главной», где сосредотачиваются все данные о хозяйственных операциях, все проводки, а также сальдо начальные, обороты и сальдо конечные по всем счетам. Единственным недостатком данной формы является ее громоздкость.

Автоматизированная форма учета, основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. В основе этой формы заложен главный элемент метода бухгалтерского учета – документация. Но группировка и обобщение учетной информации производятся с помощью вычислительных машин. Информация справочного характера вводится в компьютер в виде справочников до начала работы, текущая информация – с первичных документов либо со специальных регистров учетных данных. Обработка учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или распечатываться по запросу в виде любого документа, содержащего систематическую или хронологическую запись.

Бухгалтер получает распечатанные регистры различного содержания, соответствующие требуемым нормам на ведомости, карточки, книги.

Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых предприятий применяется с использованием журнала хозяйственных операций и шахматной ведомости. Бухгалтерский учет по упрощенной форме проводится следующим образом. Первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента их получения. Обработка состоит в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия в них необходимых реквизитов. Заканчивается она внесением сведений из первичных документов в журнал хозяйственных операций с одновременным кодированием этих операций в виде бухгалтерских проводок. Операции по кассе дополнительно заносятся в кассовую книгу.

На основе бухгалтерских проводок, отраженных в журнале хозяйственных операций, составляется шахматная ведомость, в которой суммированием по горизонтали вычисляются обороты по дебету, а суммированием по вертикали – обороты по кредиту счетов. Затем данные из шахматной ведомости используются для составления оборотно-сальдовой ведомости, на базе которой оформляется баланс, и составляется отчетность предприятия.

Все элементы, входящие в данную форму (за исключением шахматной ведомости), нами рассмотрены. Осталось представить шахматную ведомость. Она достаточно проста и по своему виду напоминает журнал-ордер, только формируется по дебетовому признаку и как бы включает одновременно все журналы-ордера.

Контрольные вопросы

1) Кто отвечает за организацию бухгалтерского учета в организации.

2) Назовите требования, предъявляемые к ведению бухгалтерского учета.

3) Для чего необходимы сводные учетные документы.

4) На какие виды подразделяются учетные регистры.

5) Что определяет состав, порядок и последовательность заполнения учетных регистров.

6) Как исправляется ошибочно сделанная запись в учетном регистре.

7) Какие формы бухгалтерского учета применяются предприятиями.

8) В чем принципиальные различия форм бухгалтерского учета.

9) На каких принципах основана журнально-ордерная форма учета.

Дата добавления: 2014-01-05