Структура прес-релізу

Передача прес-релізів

Поширюються прес-релізи за допомогою технічних засобів (факс, телетайп, електронна пошта, комп’ютерні мережі), звичайною поштою або кур’єрами. Можливе використання допомоги інформаційних посередників – національних чи міжнародних інформаційних або ПР-агентств, які поширюють прес-релізи у численні засоби масової інформації.

Прес-релізи, пов’язані з візитами делегацій, у країні перебування розповсюджують закордонні дипломатичні установи.

Правила підготовки прес-релізу

1. Фахівці рекомендують починати підготовку прес-релізу з формування його мети та основної ідеї.

2. Прес-реліз повинен бути зорієнтований на конкретну аудиторію, тому варто її встановити ще до початку складання тексту прес-релізу.

3. Необхідно визначити вид прес-релізу та канал поширення, оскільки від цього буде залежати і форма документа, і його мова, структура.

Прес-релізи значно відрізняються від інших видів інформаційних текстів. У чому особливості структури цього документа?

Схема прес-релізу

Частина	Запитання	Відповідь
Лід	Хто?	Повна назва підприємства чи організації, її адреса (поштова та електронна), номери телефонів, факсу
Що?	Опис події, що стала основою новин
Де? Коли?	Місце та час здійснення події
Текст	Як?	Яке значення вона має, кому може бути корисною, кому адресована
Чому?	Чому поширюється ця інформація

Прес-реліз, як правило, складається з чотирьох основних блоків:

1. Помітний, яскравий заголовок, що дозволяє виділити конкретне інформаційне повідомлення з безлічі подібних і привернути увагу редактора видання;

2. Лід (lid) - перший абзац. Це стисла інформація; суть того, що буде викладено нижче; відповіді на ключові питання, обов'язкові для прес-релізу: хто, що, де, коли, чому, як. Основна вимога до першого абзацу - відсутність деталей і подробиць;

3. Інформаційний блок - докладна, розгорнута інформація з використанням цитат і конкретних цифр;

4. Довідковий блок - адреса, контактний телефон, факс та інша довідкова інформація.

Вимоги, що пред'являються до підготовки прес-релізу

1. Обсяг прес-релізу - 300-500 слів, тобто 1-2 сторінки тексту. Коли інформація не вміщується на одній сторінці, в нижньому правому кутку ставиться позначка "див. далі ". Якщо виникає необхідність у поданні об'ємної фактичної інформації, краще її оформити у вигляді додатку до прес-релізу, ніж робити довгий прес-реліз.

2. Текст прес-релізу повинен бути віддрукований на одній стороні аркуша, з широкими полями для заміток редактора і через два інтервали.

3. Абзаци повинні бути короткими, не більше 6 рядків, і друкуватися з нового рядка. Кожна пропозиція може бути окремим абзацом. Щоб уникнути помилок при наборі тексту слова не розриваються для перенесення, а абзац не переноситься на наступну сторінку.

4. Текст не повинен містити двозначностей, прикметників у найвищому ступені, великої кількості додаткових пропозицій, технічних деталей (за винятком матеріалу для спеціалізованої преси).

5. Слід вказувати точні, а не приблизні цифри; при згадці конкретної особи необхідно привести його повне ім'я та посаду.

6. При наявності фотографій по темі прес-релізу слід повідомити, яким чином їх зможуть отримати зацікавлені представники ЗМІ.

Прес-реліз краще друкувати на фірмовому бланку; в ідеалі він повинен повністю чи частково відтворювати фірмовий стиль організації. Оскільки подання інформації диктується спрямованістю конкретного видання, іноді доцільно готувати декілька варіантів прес-релізу по одній темі, так як різні видання будуть по-різному висвітлювати подію, викладене в прес-релізі.

4. Вважають, що у класичному прес-релізі кожен наступний абзац слід робити менш важливим.

Найкраще прес-релізи друкувати на фірмовому бланку організації – з назвою, адресою, вказаною точною датою його випуску і вказівкою – “До негайного розповсюдження або “Ембарго до… години”. Рекомендується також указувати повне прізвище людини, з якою можна встановити контакт, та номер телефону, за яким можна одержати довідку. Вважають, що використання офіційного бланка надає професійності матеріалу, поданому в прес-релізі.

5. Щоб текст прес-релізу сприймався як ціле, доречно друкувати його на одній сторінці через два інтервали, з великими полями. Але це не завжди можливо, тому рекомендується внизу сторінки писати “див. далі” і продовжувати текст на наступній сторінці.

Готуючи систематично великі прес-релізи, як це робиться в прес-службі МЗС України, їх, по-перше, нумерують, а, по-друге, на першій сторінці розміщують заголовки всіх частин прес-релізу (своєрідний зміст) так, щоб відразу можна було побачити, який матеріал міститься в даному номері.

6. Після закінчення тексту іноді вказують на кінець матеріалу, використовуючи знак # # #, який друкують посередині рядка.

7. Прес-релізи підписують представники організації, що розповсюджує прес-реліз – керівник установи або керівник прес-служби. Можна вказати, хто підготував прес-реліз – наприклад, прес-служба. У такому випадку прес-реліз не підписується відповідальними особами.

8. Друкувати текст прес-релізу треба без переносів.

9. Цитати та коментарі повинні належати офіційним особам, перші слід ретельно звірити. Рекомендується вказувати повні імена та прізвища учасників події (якщо іноземних, то в дужках подати іноземне написання) та їх посади.

10. Прес-релізи можуть доповнюватися фотографіями (про їх наявність частіше повідомляють наприкінці прес-релізу) або іншими матеріалами. Спеціально підготовлена папка з вичерпною інформацією на певну тему називається прес-кітом.

11. При підготовці прес-релізу рекомендують уникати спеціальних термінів (за винятком тих випадків, коли прес-реліз призначений для професійних видань). Варто вживати просту і зрозумілу мову. Фахівці зазначають, що у прес-релізі небажане вживання простого найвищого ступеня прикметників та методів відвертої самопромоції (наприклад, “компанія – гігант індустрії”). Недоцільно також використовувати зображальні засоби, які потребують додаткового пояснення і в яких нечітко простежується зв’язок між образом, порівнянням та ідеєю підприємства. Т.Лебедєва ілюструє це положення таким прикладом.

Статті для преси про виставку в Манежі фірми “Вілеруа і Бош” були представлені під тією ж назвою, що й сама виставка – “250 миль”, і малася на увазі паралель між 250-річним ювілеєм фірми та відстанню у 250 миль від Землі до Місяця. Цьому поясненню з уточненням того, що знак Місяця і Сонця використовувалися у спеціальних дизайнерських рішеннях для виробів марки “Вілеруа”, і присвячений весь абзац – лід. Незважаючи на гарний літературний прийом, він не є класичним для матеріалів, призначених для преси, оскільки потребує додаткового “обігрівання”.

Готовий прес-реліз відправляється в ЗМІ звичайною або електронною поштою, факсом або передається через кур'єра.

Література:

1. Евстифеева О.Г. Связи с общественностью: Учебное пособие. - Волгоград: ООО «Волгоградское научное издательство», 2006, 116 с.

2. Лукашенко М.А. «Паблик рилейшнз» / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. – М., 2002 – 94 с.

3. Почепцов Г. Паблик рилейшнз, или как успешно управлять общественным мнением, — М., 1998.

4. Тихомирова Є.Б. Зв’язки з громадськістю: Навчальний посібник. – Київ: НМЦВО, 2001 – 560 с.

5. Егоров В.В. Телевидение: теория и практика. — М., 1992.

6. Лазутина Г. Журналистика и массовые информационные потоки. //Журналист, 1997, №7.

7. Яковлев И. Паблик рілейшнз в организациях. — Санкт-Петербург, 1995.

[1] Національна безпека і оборона, 2001, №1, с. 8.

Дата добавления: 2014-01-05