Требования к оформлению делового письма

Общие черты делового письма

И так, письмо относится к категории контролируемых материалов. Рассмотрим общие рамки, установленные для достижения ожидаемой реакции целевой аудитории на сообщение. Такие документы, как письма, приглашения, благодарности, напоминания почти всегда имеют персональную адресную форму. Ясность и точность так же являются положительными аспектами составления делового письма. При этом необходимо учитывать объем информации, который зависит от заранее известных предпочтений адресата. Одновременно быть кратким, но в то же время дать полную информацию — вот главная задача PR-специалиста в работе над составлением информационного письма. Установка цели создания документа помогут обеспечить полное понимание и предопределение возможной реакции со стороны получателя. Так же, следует быть вежливым, но без излишеств. Все зависит от близости знакомства сторон. На всех письмах и документах данного типа обязательно проставляется имя составителя или организации.

Деловые письма, как правило, пишутся на бланке организации — белый лист формата А4. На нем должно быть обязательно указано полное наименование организации-отправителя, ее контактные телефоны и почтовый и электронные адреса. Если письмо пишется не на бланке, то эти данные должны быть указаны в любом случае. Сам текст печатается через один интервал, а абзацы разделяются красной строкой. Объем письма не должен превышать двух страниц, но если объем информации больше, то должным будет приложить сопроводительное письмо.

В верхнем левом углу письма указываются имя адресата, его должность или звание и тема сообщения. Обратиться к адресату можно так: «Уважаемый господин Сидоров». Если не известна фамилия, то вместо нее указывается должность.

Далее следуют три абзаца. Первый, вводный, абзац должен содержать причины и цели написания данного письма именно этому адресату. Во втором абзаце следует раскрыть суть дела. А в третьем можно изложить какие-либо предложения, исключительно в вежливой форме.

Подпись ставится под напечатанным именем отправителя с указанием должности и организации, либо справа от него.

Так же существует несколько правил оформления конвертов. Должен быть указан полный и точный адрес получателя: фамилия, имя, должность, полное название компании, дом, название улицы и страны. Адрес отправителя может не указываться, но в рамках этикета, лучше указать, если для этого есть свободная строка.

Составление списка адресатов — ответственное дело. В него должны входить все компании, частные лица, организации, направление информации которым будет работать в интересах организации-отправителя. Со списком адресатов должна вестись постоянная работа, так как он постоянно меняется, в зависимости от направления деятельности организации и ее интересов в данный момент.

Специалисты по связям с общественностью вывели список наиболее важных видов деловых писем:

информационное письмо, релиз;

письмо-напоминание;

письмо-подтверждение;

письмо-претензия (должны быть указаны причины для предъявления претензии, сами претензии и конкретные требования);

письмо-отказ;

письмо-извинение;

рекомендательное письмо

Дата добавления: 2014-01-06