Определение цели и планирование времени

Основы управления временем

Работа руководителя во многом схожа с деятельностью жонглера, так как на него одновременно наваливаются десятки дел, что порождает нехватку времени. Из ста менеджеров, лишь одни имеет достаточно времени. Время является самим ограниченным ресурсом. И тот, кто не контролирует свое время, тот не контролирует свою жизнь. Основной задачей самоменеджмента является максимальное использование собственных возможностей за счет управления течением своей жизни и предоставление внешних обстоятельств. Многие люди ориентированы на процесс деятельности, а не на конечную цель. Зачастую менеджеры предпочитают:

¾ решать проблемы вместо их устранения;

¾ экономить деньги вместо максимизации прибыли;

¾ исполнять обязанности, а не добиваться результатов.

Научиться управлять своим временем - значит, прежде всего, навести порядок в своей деятельности. Поэтому в процессе самоменеджмента следует выделить следующие три функции:

1) постановку цели и планирование времени;

2) реализацию плана и контроль;

3) работу с информацией.

Первым шагом к повышению эффективности является организация учета и анализа затрат времени. Для этого необходимо выполнять самофотографию рабочего времени, заполнив таблицу. Примером самофотографии может служить таблица 5.1.

Затем следует проанализировать причины помех в работе, ответить на следующие вопросы:

(А) ‑ следовало ли вообще делать эту работу;

(Б) ‑ можно ли было сократить затраты времени;

(В) ‑ выполнялась ли работа в запланированные сроки.

Таблица 5.1

Самофотография рабочего дня

№ п/п	Вид деятельности	Интервал времени	Продолжительность, мин	А	Б	В
1.	Подготовка к работе	8^00-8^14		Да	Нет	Да
2.	Работа с документами	8^15-9^15		Да	Да	Нет
3.	Прием посетителей	9^15-12^00		Да	Да	Да

В случае если не существует конкретной цели, к которой будет двигаться, то это свидетельство тупика. Без цели не возможно выбрать критерии оценки, по которому оцениваются достигнутые результаты. Цели являются представлением о будущем. Постановка цели предполагает:

¾ выбор жизненных целей;

¾ изучение своих сильных и слабых сторон, а также внешнего окружения;

¾ постановка практических целей;

¾ постановка тактических целей.

Сначала следует выбрать долгосрочные жизненные цели, например, стать руководителем среднего предприятия в конкретной отрасли, стать лучшим специалистом, получить степень доктора, сделать политическую карьеру, заработать много денег и жить в живописном месте. Затем следует определить, какие требования предъявляются к выбранной должности по возрасту образованию, личным качествам, имиджу, взаимоотношениям с работниками.

Далее следует определить свои сильные, слабые стороны на основе анализа специальных знаний, личных качеств, способностей руководителя, интеллектуальных способностей. Для вышеназванной цели можно проанализировать свои наиболее крупные достижения и неудачи, чтобы определить их причину. Впоследствии для долгосрочной жизненной цели необходимо разработать практические цели и подцели.

Например, долгосрочная цель – стать руководителем предприятия. Практические цели: добиваться повышения каждые три года; стать заметной личностью на предприятии; жениться на дочери главного акционера. Практические цели первого уровня для цели №1.: добиться роста прибыли; получить дополнительное образование и т.д. После определения практической цели необходимо определить тактические цели, которые являются средством для достижения целей более высокого порядка.

При определении тактических целей необходимо учитывать принцип Парето (80:20). Практика подтверждает, что 20% клиентов дает 80% оборота или прибыли и наоборот: 20% ошибки ведут к 80% потерь; 20% материала определяют 80% себестоимости.

Принцип АБВ основывается на принципе Парето. Важнейшие задачи категории А составляют 15% от количества всех задач, но обеспечивает 65% вкладов в достижение цели.

Задачи категории (Б) составляет 21% от всех задач и обеспечивает 20% требуемых результатов. Несущественные задачи категории (В) составляют 65% от общего числа задач, но обеспечивает 15% в общей значимости дел.

Другой подход к определению текущих задач был предложен Эйзенхауэром. Он предложил разделить все дела на четыре категории:

1. срочные и важные дела необходимо делать немедленно и самому;

2. важные, но менее срочные дела могут быть делегированы сотрудниками;

3. неважные, но срочные дела можно передать другим;

4. неважные и несрочные дела, могут быть отложены или проигнорированы.

Следует помнить мудрые слова над въездом в нью-йоркское гетто: “Если Вы не будете планировать свою жизнь сами, за Вас это сделают другие”. Повышение эффективности невозможно без планирования времени, которое лучше осуществлять по правилу (60:40) для деятельности специалистов, руководителей. При этом устанавливается такой объем работ, который бы занимал 60% вашего времени; 20% ‑ времени необходимо для выполнения непредвиденных работ, а еще 20% ‑ для творческой работы.

Целесообразным является определение своего графика работоспособности, который у большинства людей схож. Данный график представлен на рис. 5.2.

Для учета индивидуальных особенностей необходимо ответить на следующие вопросы:

¾ когда, я испытываю наибольший прилив сил;

¾ когда, процесс мышления наиболее быстр;

¾ когда, наступает время усталости;

¾ когда, приходит время борьбы со сном.

График работоспособности необходим, чтобы выполнять наиболее важные и сложные дела в лучшее время.

Дата добавления: 2014-01-06