Формування документів у справи

Лекція 4

Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ.

Установлюється такий порядок групування документів у справи:

- у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів;

- не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

- документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

- документи, що підлягають включенню до складу НАФ (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи;

- до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої – тимчасового зберігання;

- до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, тоді заводиться нова справа з обов’язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-4- мм завтовшки).

Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів установи групуються в дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

- документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порідку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються в справи або за напрямами діяльності установи, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява на прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ установи здійснює її служба документаційного забезпечення управління.

Дата добавления: 2014-01-07