Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Вопрос 1. Порядок регистрации документов




 

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

  1. прием и первичная обработка поступающих документов;
  2. предварительное рассмотрение и распределение документов;
  3. регистрация документов;
  4. информационно-справочная работа;
  5. направление на исполнение;
  6. контроль исполнения;
  7. исполнение документов;
  8. отправка документов адресатам;
  9. формирование дел в соответствии с номенклатурой;
  10. хранение и использование документов в текущей деятельности;
  11. подготовка и передача дел в архив.

(1) Прием и первичная обработка входящих документов

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.

Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются:

· конверты с надписью «лично»;

· документы, адресованные общественным организациям;

· упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.

В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт.

На сортировку документ передается вместе с этим актом.

Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию». Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя.

Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию.

На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении рекомендуется проставлять также часы и минуты поступления.

Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем проставляют только регистрационный номер.

 

Затем производится (2) предварительное рассмотрение и распределение документов.

На этапе предварительного рассмотрения документов сотрудник службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделениями.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов.

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т. д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (реквизит 17). В резолюции указывают:

· исполнителя;

· содержание поручения;

· срок исполнения.

Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов). Например, срок исполнения служебного письма — 10 дней.

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства.

Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут.

Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может быть Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведенный ниже.

4. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.

Такое предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

 

(3) РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Для обеспечения учета, поиска документов и контроля исполнения осуществляется их регистрация. Регистрация помогает сформировать базу данных о документах, обеспечивает эффективность работы с документами и служит доказательством того, что документ был создан или включен в систему управления документами.

Регистрация преследует три цели:

1. учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

2. контроль их исполнения;

3. поиск документов.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении. Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1. проставление отметки на документе;

2. заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

1. входящие документы;

2. исходящие документы;

3. внутренние документы.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

При регистрации, документу присваивается регистрационный номер, который является уникальным внутри определенной системы управления документами.

Общий порядок регистрации должен быть определен инструкцией по делопроизводству. В инструкции должны быть определены место, правила и способ регистрации документов.

Регистрация должна быть однократной!

Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового индекса, например при передаче из канцелярии в структурные подразделения.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.

Регистрационный индекс документов - это порядковый номер, который присваивается документу в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивается 31 декабря каждого года.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы нужны для учета, поиска и систематизации документов, как в традиционных, так и в автоматизированных системах обработки документации.

Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

1. условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела);

2. номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

3. порядковый номер документа по журналу или картотеке.

Последовательность может быть обратная.

Например, номер документа № 01-12/32 (12/32-01) состоит из:

· 01 — индекс (условное обозначение) структурного подразделения;

· 12 — номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

· 32 — индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации.

 

Регистрационный номер документа можно дополнять по усмотрению организации информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При индексации предложений, заявлений, жалоб регистрационный номер документа может дополняться первой буквой фамилии заявителя. Так, номер 205-Д будет означать, что заявление подано Деминой.

По регистрационным данным можно получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ роста или снижения количества документов. Регистрация дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации и т.п.

Многие документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Регистрация исходящих документов придает им официальный характер и фиксирует факт составления и отправки. При регистрации входящих документов организация подтверждает не только факт их получения, но и дату, с которой наступает ответственность за использование информации документа или исполнение документа.

 

Регистрационные формы и их заполнение

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (формат А-4 — 210x297 мм).

Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы.

Во всех регистрационных журналах графы заполняют только в хронологической последовательности.

Следует отметить, что журнальная форма регистрации уже устарела, так как она затрудняет контроль исполнения документов и требует много времени для проведения справочной работы по ним.

 

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления Входящий регистрационный номер Корреспондент Номер и дата документа Краткое содержание резолюция исполнитель Срок исполнения отметка об исполнении примечание
                   

 

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Дата Регистрационный номер Корреспондент Краткое содержание Исполнитель Номер дела Количество листов
             

 

Журналы ведутся до полного заполнения. На обложке каждого журнала указывается:

- наименование организации

- назначение журнала (например, «Журнал регистрации входящих документов», «Журнал регистрации договоров» и др.)

- дата начала

- дата окончания (после последней регистрационной записи).

Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.

В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.

Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 (148 х 210 мм) или А-6 (105 х 148 мм).

Карточки для регистрации разных категорий документов (приказов, входящих, исходящих) можно изготовлять из бумаги разного цвета, либо отмечать цветными полосами по верху поля.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Пример регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

 

Корреспондент    
Дата поступления   № документа Дата документа Входящий №
Краткое содержание Число листов  
Резолюция  
Срок исполнения Исполнитель  
         

 

Обратная сторона

Исполнитель Дата Исходящий №
Куда (кому) Число листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исполнения Отметка об исполнении

 

Пример регистрационно-контрольной карточки с расширенным составом реквизитов

Лицевая сторона

Корреспондент  
Дата поступления   № документа Дата документа Входящий №
Краткое содержание Число листов  
Генеральный директор   Срок исполнения Резолюция
Начальник отдела   Срок исполнения Резолюция
Исполнитель Дата

 

Обратная сторона

Исполнитель Дата Исходящий № (промежуточный ответ)
Исполнитель Дата Исходящий № (окончательный ответ)
Куда (кому) Число листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исполнения
Отметка об исполнении № дела

 

На календарной шкале отмечают число, к которому должен быть исполнен документ.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой поступил входящий документ, или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

В графе «Дата поступления и №» отмечают, когда документ поступил в данную организацию, и указывают номер, присваиваемый ему при регистрации. При регистрации исходящих и внутренних документов эта графа не заполняется.

В графе «Дата и № документа» указываются дата и индекс, присвоенные документу организацией — автором документа. При регистрации исходящих и внутренних документов в этой графе указывают дату подписания и регистрационный номер документа.

В графе «Краткое содержание» указывается вид документа (приказ, письмо, справка и т. д.), заголовок к тексту или краткое содержание.

В графу «Резолюция» переносится без изменений резолюция руководителя. При отсутствии резолюции в этой графе записывают название отдела или фамилию и инициалы должностного лица, которому направляется документ, или лица, подготовившего исходящий документ.

В графе «Отметка об исполнении» указывают следующие данные:

· дату и индекс ответного документа, его краткое содержание; при отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе;

· номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться исполненный документ;

· подпись исполнителя и дату.

На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируют все этапы контроля сроков исполнения, которые должны содержать дату проверки и ход исполнения документа.

 

Процедура регистрации входящих документов состоит из двух этапов:

1. проставления отметки на документе о поступлении;

2. заполнения регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

После регистрации документ передается на исполнение.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 7519; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.055 сек.