III. Информационное обеспечение

Информационное обеспечение - это совокупность методов и средств по размещению и организации информации, включающих в себя системы классификации и кодирования, унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов, методов создания внутримашинной информационной базы информационной системы. От качества разработанного информационного обеспечения во многом зависит достоверность и качество принимаемых управленческих решений.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях.

Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

Разработаны стандарты, где устанавливаются требования к документации ГОСТ Р 6.30-20003 «Унификация и стандартизация организационно-распорядительной документации» :

§ к унифицированным системам документации;

§ к унифицированным формам документов различных уровней управления;

§ к составу и структуре реквизитов и показателей;

§ к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

При обследовании организаций выявляется целый комплекс типичных недостатков:

§ чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

§ одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

§ работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непо­средственных задач;

§ имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Устранение недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

Ø исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

Ø классификацию и рациональное представление информации.

Подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Основные идеи методологии построения баз данных:

1. обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

· понять специфику и структуру ее деятельности;

· построить схему информационных потоков;

· проанализировать существующую систему документооборота;

· определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2. построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной сферы деятельности. В модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

· понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

· выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

· совершенствование системы документооборота;

· наличие и использование системы классификации и кодирования;

· владение методологией создания информационно-логических моде­лей, отражающих взаимосвязь информации;

· создание массивов информации на электронных носителях, что требует наличия совре­менного технического обеспечения.

Дата добавления: 2014-01-07