Запросы и их использование. Что такое запрос?

Условия отбора записей — это набор предопределенных в Access или задаваемых вами правил. Они указывают Access, какие записи вы хотите просмотреть в динамическом наборе данных. Иначе говоря, с помощью условий отбора записей вы создаете ограничивающие фильтры, чтобы указать, какие записи следует найти, а какие — оставить за пределами динамического набора данных.

Условия задаются в строке свойства Условие отбора (Criteria) бланка запроса с помощью выражения. Выражение может задаваться по образцу или использовать сложные функции выбора.

Для текстового поля можно вводить условия символьного типа. Подобные условия задаются по образцу. Обратите внимание, что вы не вводили знак "равенства" и не заключали текст в кавычки, хотя Access автоматически взяла слово в двойные кавычки. (Это пример ее мощности и гибкости.)

Обычно при работе с символьными данными приходится вводить равенства, неравенства или перечислять все допустимые значения.

При вводе простого выражения в поле текстового типа Access берет образец из ячейки свойства Условие отбора (Criteria) и интерпретирует его таким образом, чтобы показать все записи, в которых содержится такой же образец данных.

Это средство является довольно мощным инструментом. Учтите, что вы лишь задали образец данных, a Access не только интерпретировала его, но и использовала для создания динамического набора данных запроса. Это как раз то, что называют запросом по образцу (query by example): вы вводите образец и выполняете запрос на его основе.

Для удаления критерия из ячейки выделите ее содержимое и либо нажмите клавишу <Delete>, либо выберите команду Правка►Удалить (Edit►Delete).

Условия можно также задавать для полей с данными типа Числовой (Numeric), Дата/время (Date/Time) и Логический (Yes/No).

Access может сравнивать значение поля типа Дата/время (Date/Time) с заданным значением, используя следующие операторы сравнения: <, >, = и их комбинацию. Обратите внимание, что Access автоматически размещает значения даты между разделителями (символами #). Разделители позволяют Access отличать данные типа Дата/время (Date/Time) от данных типа Текстовый (Text). Так же, как при вводе текстовых образцов, вам необязательно вводить знаки #, поскольку Access понимает, что вам нужно, и сама преобразует формат ввода.

Обработка данных таблиц с помощью запросов.

Если структура базы данных хорошо продумана, то исполнители, работающие с базой, должны навсегда забыть о том, что в базе есть таблицы, а еще лучше, если они об этом вообще ничего не знают. Таблицы – слишком ценные объекты базы, чтобы с ними имел дело кто-либо, кроме разработчика базы.

Основная функция БД – поиск данных. В отличие от файлов они применяются для хранения больших объемов сложно связанных данных. Найти требуемые данные в подобных системах непросто. Поэтому в БД имеются специальные средства для поиска. Основное средство – это запросы. В Microsoft Access различают бланк запроса и собственно запрос. В бланке запроса задаются условия поиска данных. Запрос – это результат поиска, аналогичный таблице. В Microsoft Access имеется несколько способов создания запросов.

Если исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специальные объекты — запросы. Слово запрос (query), которое происходит от латинского quoerere, первоначально означало спрашивать или узнавать. Затем оно стало синонимом слов опрос, опознавание, справка и вопрос. Поэтому запрос можно представить как вопрос (или справку), имеющий отношение к информации, которая содержится в таблицах базы данных.

Запрос в Microsoft Access – это требование предоставить информацию, накопленную в таблицах Access. Информацию можно получить с помощью инструментов запроса. Запрос может относиться к одной или к нескольким связанным таблицам. При этом Microsoft Access выдает только ту информацию, которую вы запрашивали.

Запрос можно адресовать одной таблице, однако многие запросы к базам данных извлекают информацию из нескольких таблиц.

В общем случае результирующая таблица может не соответствовать ни одной из базовых таблиц базы данных. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи таблиц, на основе которых формировался запрос. Лишь в тех случаях, когда исполнитель не находит нужных данных в результирующей таблице, возникает необходимость готовить новый запрос — это задача разработчика базы.

Все необходимые запросы разработчик базы должен подготовить заранее. Если запрос подготовлен, надо открыть панель Запросы в окне База данных, выбрать его и открыть двойным щелчком на значке — откроется результирующая таблица, в которой исполнитель найдет то, что его интересует.

Запросы в Access можно разбить на шесть основных категорий.

Запрос на выборку (Select)	Самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в виде динамического набора данных в режиме таблицы, в котором допускается изменение записей
Групповой запрос (Total)	Представляет собой специальную версию запроса на выборку. Позволяет вычислять суммы, подсчитывать количество записей и выполнять расчеты итоговых значений. При выборе этого типа запроса Access добавляет в бланк запроса строку Групповая операция (Total)
Запрос на изменение (Action)	Позволяет создавать новые таблицы (команда Создание таблицы (Make Tables)) или изменять данные в существующих таблицах (команды Удаление (Delete), Обновление (Update) и Добавление (Append)). Запрос на изменение разрешает вносить изменения в несколько записей сразу при выполнении одной операции
Перекрестный запрос (Crosstab)	Отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения). Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк, а второй — выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов
SQL	Существуют три типа запросов SQL (Structured Query Language — язык структурированных запросов): запрос на объединение, запрос к серверу и управляющий запрос, которые используются для манипуляций с базами данных SQL (например, при работе с базами данных SQL архитектуры клиент/сервер). Создаются эти запросы с помощью специальных инструкций SQL
Запрос с ограничением, или Тор(п)	Этот ограничитель запроса можно использовать только в, конъюнкции с другими пятью типами запросов. Он позволяет задавать число первых записей или часть общего количества записей в процентах, которую вы хотели бы получить в любом виде запроса

Создание и применение запросов разных видов. Возможности запроса.

Запросы достаточно гибки и позволяют просматривать данные так, как удобно пользователю. Большинство систем баз данных постоянно совершенствуется, создавая все более мощные инструменты. Однако информация в базе данных остается информацией, и вы можете со временем представлять ее все более изысканными способами. Инструменты запроса являются мощным средством для работы с базой данных. Вот что можно делать с их помощью.

Выбор таблиц	Вы можете получать информацию из одной или нескольких таблиц, связанных общими данными. Даже при использовании нескольких таблиц Access возвращает собранную информацию в виде одного объединенного набора данных, представленного в табличной форме
Выбор полей	Вы можете задавать поля из каждой таблицы, которые хотите видеть в динамическом наборе данных.
Выбор записей	Вы можете выбирать записи для отображения в динамическом наборе данных по заданным критериям.
Сортировка записей	Часто необходимо просмотреть динамический набор данных, упорядоченный определенным образом, например записи о клиентах, отсортированные по фамилиям и именам.
Выполнение вычислений	Запросы можно использовать для выполнения вычислений с данными. Вас может интересовать среднее значение, сумма или количество записей
Создание таблиц	Иногда необходима новая таблица, созданная на основе результатов выполнения запроса. Запрос может создать такую таблицу на основе динамического набора данных
Создание форм и отчётов на основе запроса	Если в динамическом наборе данных содержатся поля и данные, которые являются основой вашего отчета или формы, то всякий раз при распечатке отчета или открытии формы запрос будет извлекать из таблиц самую свежую информацию
Создание диаграмм на основе запроса	На основе данных запроса можно строить диаграммы, а затем использовать их в форме или отчете
Использование запроса в качестве источника данных для других запросов (подзапрос)	Вы можете создавать дополнительные запросы на основе Динамического набора данных предыдущего запроса. Это очень удобно для выполнения непредвиденных запросов, когда приходится постоянно вносить небольшие изменения в условия запроса. Для внесения таких изменений может использоваться вторичный запрос, тогда как первичный запрос и его данные остаются неизменными
Внесение изменений в таблицы	Запросы в Access позволяют получать информацию из разных источников. Вы можете запросить информацию из баз данных dBASE, Paradox, Btrieve и Microsoft SQL Server