Значення діловодства в суспільстві

Значення діловодства для суспільства полягає передусім у то­му, що з його допомогою документаційно відображаються взає­мостосунки, які виникають у процесі фіксації відносин службо­вого та приватного характеру, в ході ділових домовленостей між юридичними чи фізичними особами, в процесах прийняття та реалізації управлінських рішень, а також у повсякденному житті.

У процесі соціального управління виконуються ті чи інші ді­лові процедури, що в сукупності реалізують певну мету заздале­гідь визначеної структури, яка описує функціональні ролі її учас­ників і відносини між ними.

Ділова процедура — це логічний етап ділового процесу, який необхідно реалізувати для його завершення.

Так, наприклад, діловий процес роботи з вхідним документом в установі включає його реєстрацію, індексування, написання ре­золюції керівником, постановку на контроль, перенесення змісту резолюції в журнал реєстрації, передання документа виконавцям, виконання підлеглими рішення керівника, контроль за своєчас­ним виконанням та перевірку отриманих результатів. У цих діло­вих процедурах діловодними операціями вважаються реєстрація документа, перенесення змісту резолюції в журнал реєстрації та підготовка контрольної картки виконання документа. Таким чи­ном операції діловодства начебто вплітаються в ділові процедури там, де їх необхідно супроводжувати відповідними документами.

Організація виконання ділових процедур — це спосіб практичного управління установою, а організація діловодства — це документаційне забезпечення цього управління

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієво­го контролю за прийняттям та організацією виконання управлін­ських рішень, оскільки видати наказ, дати розпорядження чи ви­нести резолюцію — це лише перша стадія упраалінського процесу. Доведення управлінського рішення до виконавців, організація ви­конання управлінського рішення, координування роботи підлег­лих, мотивування їх до виконання поставленого завдання, пере­вірка стану виконання поставлених завдань є головними ланками технологічних процесів функціонування будь-якої установи.

Досконало налагоджене діловодство передбачає відповідний рівень контролю за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності й оператив­ності, надає можливість побудувати досконалу систему діловодс­тва — науково упорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси доку­ментацій ного забезпечення її функціонування.

Стан діловодства істотно впливає на оперативність, економіч­ність і надійність функціонування апарату управління. Якщо

процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівни­ки вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підви­щується результативність їхньої праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням управління підприємством, підви­щується рівень його корпоративної культури.

Дата добавления: 2014-01-07