Организационные документы трудового коллектива

Приказ

Должностная инструкция

Должностная инструкция – организационно – правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Типовая должностная инструкция включает следующие разделы:

Общие положения;

Обязанности сотрудника (категории сотрудников);

Квалификационные требования к сотруднику (категории сотрудников);

Заключительные положения.

Приказ – самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления.

Оформлению приказами подлежат:

Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющими постоянный характер и обязательными к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий;

Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

Итоги работы предприятия, объявлений, результатов проверок и ревизий;

Прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;

Поощрение работников, наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.

Приказы должны издаваться только в случае действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производиться только приказом.

Документы по личному составу предприятия

Формы документов по учету кадров, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.04.2004 № 1, как обязательные для предприятий следующие формы:

Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

Т-2 «Личная карточка работника»;

Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

Т-3 «Штатное расписание»;

Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

Т-7 «График отпусков»; График отпусков составляется на каждый календарный год. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

Т-10 «Командировочное удостоверение»;

Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;

Организации необходимо вести журнал, где должны регистрироваться приказы: о приеме работника на работу, увольнении. Эти приказы и кадровые документы на работников хранятся в организации в течение 75 лет. Организация должна вести журнал регистрации приказов на отпуск. Приказы на отпуск хранятся в организации в течение 3-х лет. Приказы на отпуск объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Трудовой порядок на предприятии в соответствии с законодательством определяется правилами внутреннего трудового распорядка. В некоторых отраслях народного хозяйства для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине. Отсутствие документов, регламентирующих трудовой порядок, может повлечь за собой для руководителя организации (или уполномоченных им лиц) серьезные последствия в виде штрафов, конфликтов в коллективе и судебных тяжб с работниками. Поэтому подготовке данного локального акта рекомендуется уделять самое пристальное внимание.

Оформление Правил внутреннего трудового распорядка

Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 N 213 были утверждены Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, которые можно взять за основу при составлении правил внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) в конкретной организации. При этом необходимо не полностью использовать Типовые правила, а с внесением соответствующих изменений (замена устаревших формулировок, ссылок на недействующие законодательные акты, корректировка пунктов с учетом специфики предприятия).

Правила могут быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации или же в качестве приложения к единому коллективному договору. По законодательству (ст. 190 ТК РФ) правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта правил представительный орган работников должен оформить и представить на рассмотрение работодателя мотивированное заключение по проекту правил в письменной форме.

Если представительный орган работников не согласен с проектом правил или какими-либо отдельными его положениями, работодатель вправе внести в текст проекта предложенные изменения (дополнения) и утвердить правила, или же в течение трех дней после получения заключения должен организовать и провести дополнительные консультации о рассмотрении предложенных изменений и дополнений.

В случае, если стороны не достигнут соглашения о каких-либо положениях проекта правил, оформляется протокол разногласий, в котором приводятся варианты спорных пунктов правил каждой из сторон. Вне зависимости от того, будут ли согласованы все разногласия сторон трудовых отношений или нет, работодатель вправе утвердить правила внутреннего трудового распорядка.

В свою очередь, представительный орган работников вправе обжаловать текст утвержденных работодателем правил внутреннего трудового распорядка в соответствующую государственную инспекцию труда или в судебные органы. Параллельно с этим может быть начата процедура коллективного трудового спора в соответствии с порядком, установленным гл. 61 ТК РФ.

Вид формуляра правил представлен на рис. 1.

(Наименование организации) Правила внутреннего трудового распорядка ______ N ______ Место составления или издания

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации _____________ И.О. Фамилия дата

1. Общие положения.

2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.

3. Основные обязанности работников.

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование.

6. Поощрения за успехи в работе.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

8. Заключительные положения.

Согласовано

Протокол заседания профсоюзной организации

от ______ N ______

Руководитель подразделения,

ответственного за разработку

_____________ расшифровка подписи

дата

Начальник юридического отдела

_____________ расшифровка подписи

дата

Ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

Ненормируемый рабочий день - условие трудового договора, согласно которому работник обязуется в необходимых случаях работать сверх нормативно установленной продолжительности рабочего дня.

Для составления текста правил необходимо использовать следующие статьи ТК РФ:

- порядок приема и увольнения работников (ст. ст. 189, 56 - 84);

- основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя (ст. ст. 189, 21, 22);

- режим работы (ст. 189, разд. IV);

- порядок ведения суммированного учета рабочего времени (ст. 104);

- время отдыха, перерывы для отдыха и питания, отпуска и др. (ст. ст. 189, 108 - 111, 119, гл. 5);

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101);

- применяемые к работникам меры поощрения и взыскания (ст. ст. 191, 192);

- дни выдачи заработной платы не реже чем каждые полмесяца (ст. 136);

- иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189).

Правила конкретного предприятия или организации могут быть дополнены разделами "Внутриобъектный режим", "Техника безопасности", "Организация работы", "Права и обязанности руководителя предприятия".

В обязанности работника согласно ст. 21 ТК РФ входит соблюдение правил внутреннего трудового распорядка организации. Для достижения этого каждый из принимаемых на работу сотрудников ознакамливается с действующими в организации Правилами. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ "при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором". Кодекс прямо говорит о необходимости ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами работодателя еще до подписания трудового договора. Именно поэтому факт ознакомления должен быть не с "вновь принятыми сотрудниками", а еще с соискателями. К правилам трудового распорядка рекомендуется подшить лист ознакомления с документом (формат А-4). Соискатель должен в этом листе сделать отметку об ознакомлении, например:

С Правилами внутреннего

трудового распорядка ознакомлен

_____________ подпись Ф.И.О.

дата

Можно представить отметку об ознакомлении в виде таблицы (табл. 1).

Таблица 1

N п/п	Фамилия, имя, отчество соискателя	С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен (подпись)	Дата ознакомления	Примечания
	Иванов Илья Семенович	Иванов	21.10.2007

Положение о персонале

С переходом на рыночные отношения российские предприятия стали разрабатывать и применять такой организационный документ, как положение о персонале. Назначение положения о персонале - регулирование трудовых взаимоотношений. До 1991 г. этот документ заменяли правила внутреннего трудового распорядка, которые и сейчас в некоторых организациях используют наряду с положением о персонале. Вряд ли это является целесообразным, поскольку по своему назначению и структуре данные документы во многом схожи. Однако если наличие двух документов не мешает нормальной работе предприятия, то необходимо разработать данные документы так, чтобы они не противоречили друг другу.

Для разработки положения о персонале назначается группа сотрудников из заинтересованных структурных подразделений: юридического отдела, отдела кадров, отдела организации и оплаты труда, бухгалтерии и других. Ответственным за разработку положения может быть назначен заместитель руководителя предприятия по управлению персоналом.

Проект положения о персонале проходит стадию согласования на общем собрании трудового коллектива, затем визируется руководителями структурных подразделений и начальником юридического отдела, после чего утверждается руководителем предприятия или вышестоящим органом (совет, правление и др.). Возможен и другой порядок утверждения данного документа: проект передается для согласования руководителю организации, а утверждается общим собранием трудового коллектива. Первый вариант грифа утверждения будет выглядеть следующим образом (рис. 2).

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Утверждаю │

│ Руководитель организации │

│ ___________________ И.О. Фамилия│

│ дата │

│ │

│ Второй вариант: │

│ │

│ Утверждено │

│ протоколом собрания трудового│

│ коллектива от _____ N _____ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

В положении о персонале устанавливаются взаимные обязанности работников и администрации, регламентируются рабочее время, время отдыха, социальные гарантии персонала и другие аспекты.

В настоящее время в деловой литературе предлагается несколько вариантов структуры положения о персонале, в данной статье будет рассмотрена наиболее общая структура.

Для более наглядного представления сходств и различий в структуре правил внутреннего трудового распорядка и положения о персонале представим их в виде таблицы (табл. 2).

Таблица 2

Структура положения о персонале (неунифицированная форма)	Структура правил внутреннего трудового распорядка (код формы по ОКУД 0252131)
1. Общие положения	1. Общие положения
2. Основные принципы организации труда на предприятии и взаимоотношений администрации и работников предприятия	2. Порядок приема, перевода и увольнения работников
3. Порядок оформления трудовых отношений	3. Основные обязанности работников
4. Основные права и обязанности персонала	4. Основные обязанности администрации
5. Основные права и обязанности администрации	5. Рабочее время и его использование
6. Рабочее время и время отдыха	6. Поощрения за успехи в работе
7. Повышение квалификации персонала	7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
8. Социальные гарантии персонала	8. Заключительные положения
9. Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания)
10. Гарантии занятости персонала
11. Заключительные положения

Как видно из представленной таблицы, содержание документов практически не отличается. положение о персонале более детально рассматривает трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудников.

В общих положениях указывается, на основании какого документа разработано данное положение, дается понятие персонала организации, устанавливаются категории должностей, порядок закрепления обязанностей и т.д.

В разд. 2 рассматриваются основные принципы труда на предприятии, а именно: законности, подконтрольности и подотчетности деятельности работников и администрации; вознаграждения по трудовому вкладу; производственной демократии и социального партнерства; стабильности трудовых отношений.

Словарь кадрового делопроизводства. Виза (франц. visa, от лат. visus - увиденный, просмотренный) - в широком смысле слова надпись соответствующего должностного лица на каком-либо документе или акте, удостоверяющая его подлинность или придающая ему силу.

Виза официального документа - подпись должностного лица на документе; реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

В разд. 3 определяются: порядок приема на работу; совокупность документов, необходимых для приема на работу; категории сотрудников, для которых устанавливается испытательный срок; обязанности администрации по проведению инструктажа; порядок прекращения трудового договора.

В разд. 4 закрепляются основные права работников предприятия, их обязанности и ответственность за ненадлежащее выполнение или за невыполнение порученной им работы.

Раздел 5 рассматривает обязанности и права администрации в процессе трудовых отношений с работниками. В частности, в данном разделе необходимо указать, что администрация не вправе требовать от работников выполнения работ, не оговоренных в трудовых договорах (должностных инструкциях).

Положения разд. 6 должны разрабатываться в строгом соответствии с законодательством о труде. В них указывается количество рабочих и выходных дней, порядок работы в праздничные дни различных категорий сотрудников.

В настоящее время в связи с проведением аттестаций сотрудников необходимо включать в положение о персонале и такой раздел, как "Повышение квалификации персонала" (в таблице это разд. 7), в котором определяются формы профессионального обучения, порядок регламентации профессиональной подготовки сотрудников.

Социальные гарантии персонала указываются в разд. 8. Они могут включать гарантии на дополнительный отпуск, на выплату дополнительных сумм к установленному законом пособию по государственному социальному страхованию, медицинское, санаторно-курортное и бытовое обслуживание в различном виде.

Конечно, каждый сотрудник, принимаемый на работу, хочет иметь гарантии занятости. Поэтому в положении о персонале необходимо предусмотреть раздел о гарантиях занятости персонала. Для обеспечения данной гарантии администрация может предусматривать следующие действия:

- не осуществлять прием новых работников, если производственная деятельность предприятия может быть обеспечена наличным штатом персонала;

- организовывать внутреннее движение трудовых ресурсов на предприятии;

- организовывать переподготовку персонала, переквалификацию работников;

- временно сокращать рабочую неделю в период ухудшения экономической ситуации;

- временно применять систему внеочередных либо дополнительных отпусков с понижением размера оплаты за отпуск (или без таковой) и другие.

Меры дисциплинарного воздействия должны определяться положением о моральном и материальном поощрении. Если такое положение не разработано, более подробно данные меры должны быть изложены в положении о персонале.

Заключительные положения включают в себя пункты об обязательном исполнении правил данного положения и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.

Если положение утверждается решением трудового коллектива, то его подписывает руководитель предприятия и руководитель того структурного подразделения, которое ответственно за разработку положения. Положение обязательно содержит визы согласования, например, начальника юридического отдела, начальника отдела кадров и других должных лиц.

Организационные документы - закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами. В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.

Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные - управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

Текст, обычно, состоит из таких разделов:

• общие положения;
• имущество и деньги предприятия;
• производственная и хозяйственная деятельности;
• права и обязанности предприятия или его подразделения;
• структура управления;
• реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.

В первом разделе указывается цель создания предприятия, учреждения, организации или ее структурных подразделений, главные задания, функциональные связи с другими организациями, подразделениями. Во втором разделе указываются основные и оборотные деньги, порядок купли имущества, амортизационные отчисления и их предназначение, прибыль, отчисления на премии рабочим и служащим, жилищный фонд, служебные помещения, порядок использования излишков неиспользованных оборотных денег.

других разделах регламентируется производительная сила и хозяйственная деятельность предприятия. В зависимости от специфики деятельности в положении можно также отобразить ход капитального строительства, находчивость и рационализацию, положение материально -технического обеспечения.

Устав - это собрание правил, которые регулируют:

• основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства;
• условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления;
• конкретную сферу деятельности организаций.

Устав включает такие реквизиты:

• гриф утверждения высшей организации или органа управления;
• наименование вида документа (устав);
• заглавие;
• текст;

Текст включает такие разделы:

Общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции, устава по объектам и субъектам и др.

Главная деятельность, ее содержание.

Планирование и учет работ.

Предназначение вспомогательных служб.

Взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности.

Специфическая особенность деятельности.

Ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей и порядок решения споров, предъявление претензий. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).

Инструкция - это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно - технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения).

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:

• наименование ее вида
• короткое содержание (заглавие);
• текст;
• должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;
• подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.

Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). При этом удобно пользоваться сквозной нумерацией. Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты - арабскими.

Правила - это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью.

Реквизиты правила:

• гриф утверждения;
• вид документа (правила);
• заглавие (короткое содержание предназначения правила)
• дата и номер;
• текст (может состоять из пунктов);
• подпись особы, которая отвечает за составление правила;
• правила обязательны для выполнения.

Дата добавления: 2014-01-07