Деловая переписка

Важной задачей, связанной с совершенствованием управления, является качественная работа с документами, ускорение их составления и оформления. Ее решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации (ГОСТ 6.38—72, ГОСТ 6.39— 72), представляющих собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов.

Документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые — нескольким.

Текст любого документа, согласно требований ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой излагают обоснование или основание составления документа, во второй — предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. В редких случаях текст документа содержит одну заключительную часть (например, в приказах — распорядительную без преамбулы, а в письмах и заявлениях — просьбу без мотивировки). Однако в большинстве случаев документ должен состоять из введения, доказательства и заключения. Нередко заключению предшествует вывод.

Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания нового.

В доказательстве излагается существо вопроса, приводятся доводы, факты, цифровые данные для его обоснования. Доказательство должно убеждать о необходимости удовлетворения просьбы или требования. Сложное доказательство целесообразно заканчивать выводом.

Заключение — главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа (просьба, предложение, согласие, отказ). Заключение в служебном документе обязательно.

В зависимости от содержания документов применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае после введения следуют доказательство и заключение. При обратном порядке — вначале излагается заключение, а затем — доказательство. В последнем случае введение отсутствует. В обратном порядке составляются несложные документы и его применяют реже.

Каждому виду документов присуща своя речевая конструкция. Для распорядительных актов (приказов, распоряжений, указаний, решений постановлений) характерна повелительная форма. При составлении служебных писем, в которых излагаются просьбы, требования, следует использовать форму логического доказательства целесообразности принятия положительного решения и т.д.

При составлении текста документа должны обеспечиваться достоверность и объективность содержания при нейтральности тона, полнота информации и максимальная краткость, достигаемые за счет выбрасывания слов, не несущих смысловой нагрузки. Необходимо избегать применения при составлении документов канцелярско-бюрократических и архаических слов.

В служебных документах не следует прибегать к диалектизмам, т.е. к местным словам и выражениям, которые могут быть понятны только ограниченному числу людей. Иностранные слова должны употребляться лишь в меру необходимости, если они не могут быть заменены словами языка, на котором составляется документ.

Дата добавления: 2014-01-07