Влияние коммуникативных факторов на структуру письма

Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, то, пожалуй, самым важным среди факторов речевой ситуации является фактор цели. Цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: напоминаем, сообщаем, приглашаем...

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат не очень хорошо известен, для обращения используется формула Уважаемый г-н Диванов. Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата: Уважаемый Александр Николаевич.

Фактор адресата непосредственным образом связан и с выбором тональности письма. Однако речевые формулы ввода информации универсальны.

Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма требующие ответа, - в деловой практике это коммерческие письма (письмо-предложение - ответ на предложение; письмо-просьба - ответ на просьбу; письмо-запрос - ответ на запрос; рекламация - ответ на рекламацию). Остальная деловая корреспонденция обязательного ответа не требует.

Формат (форма) делового письма

Под формой (формуляром) делового письма подразумевают правильное расположение реквизитов на листе бумаги. Письмо состоит из 3-х частей: первая часть (вводная) – реквизиты отправителя и получателя, исходящие номера и даты; вторая часть (основная) – текст письма; третья часть (заключительная) – должности, подписи и фамилии с инициалами тех, кто подписывает письмо, а также составителей данного письма, к которым обращаться за разъяснением.

Левый верхний угол (либо верхняя середина) – место для реквизита организации отправителя.

Ниже, через 2 интервала слева – дата и номер данного письма, ниже исходящий номер и дату письма, на которое пишется ответ (при условии того, что письмо не инициативное).

Ниже, через 3 интервала обязательно излагается краткое содержание письма (например, «О командировке в Москву», «Об организации курсов секретарей референтов» и т.д. Это позволяет сразу уяснить его суть и переадресовать для дальнейшего рассмотрения конкретной службе или работнику.

Справе вверху указывается наименование организации адресата в именительном падеже, должность и фамилию руководителя (или иного адресата в указанной организации, которому направляется письмо).

	Неправильно:   Директору рыбокоптильного завода Федорову И.Л.		Правильно:   Рыбокоптильный завод Директору Федорову И.Л.

Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними, если инициалы стоят перед фамилией (А.В.Сидоров). В том случае, если фамилия стоит перед инициалами, то пробел обязателен (Сидоров А.В.).

После текста письма ставятся подписи: слева должность, справа фамилия с инициалами, подпись ставится между должностью и фамилией посередине.

Еще ниже на 2 интервала указывается фамилия и телефон того, кто подготовил письмо и к кому можно обратиться за разъяснениями.

Структура самого текста письма просьбы (запроса):

Первая часть – обоснование просьбы (запроса), что позволяет информировать об обстоятельствах, возможно неизвестных адресату и имеющих непосредственную причинно-следственную связь с просьбой (запросом).

Вторая часть – формула письма, то есть четкая, ясная формулировка самой просьбы.

Третья часть – вспомогательная информация, т.е. обстоятельства, хотя и не связанные с просьбой как причина или следствие, но благодаря знанию которых адресат может рассмотреть просьбу более оперативно и положительно.

Главное требование к тексту – писать четко, ясно, лаконично, простыми понятными фразами (исключающими двойное толкование). Чем отчетливее текст будет разделен на вышеуказанные части – тем он будет легче для восприятия адресату.

Дата добавления: 2014-01-07