Св-ва документов

Функции документов.

Функция документов, его целевое назначение присуще ему независимо от сознания автора. Функции документов выявляют цель создания, позволяют произвести классификацию, формулируют требования к организации, содержанию, форме документов, а также рационализовать документооборот. Функции документов: 1) инф-ая - определяется потребностью в запечатливании инф-ии с целью ее сохранения и передачи; 2) социальная - состоитв запечетливании, сохранении и передачи соц. инф-ии. Фальсифицированные документы тоже имеют соц. значимость; 3) коммуникативная - функция передачи инф-ии в пространстве и во времени, поддержания инф-ой связи между различными эл-тами общественной структуры. В зависимости от этой функции бывают: документы, ориентированные на определенное направление (сверху-вниз; закону и т.д., снизу-вверх; отчет, служебная записка и т.д.), документы, двустороннего действия (договора, деловая переписка и т.д.); 4) культурная - функция закрепления и передачи культурных традиций; 5)управленческая - ср-во управленческой деятельности: а) стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование гос. системы в целом; б) обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной соц. роли; 6) правовая - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений: а) документ, изначально обладающий правовой функцией - документ, устанавливающий, закрепляющий и изменяющий правовые нормы и отношения или прекращающий их действия (правовые акты органов гос. власти, судебные, прокурорские, нотариальные акты, договорные документы, свидетельства о рождении, паспорт, диплом об образовании, оправдательные финансовые документы и др.); б) документ, приобретающий правовую функцию на время - документ, который может быть использован как доказательство в суде, прокуратуре, органах следствия и т.д.; 7) функция учета связана с соц. функцией, дает не качественную, а кол-венную хар-ку инф-ии - эта функция регистрация и регулировки в формализованном цифровом выражении инф-ии, связанной хоз., демографическими и другими соц. процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации (статистический учет, бухгалтерский учет, оперативный учет); 8) функция документа как исторического источника; 9) функция ЗИ. Все функции делятся на: 1) функции оперативного хар-ра, время действия которых ограничено (9,3,5,6,7); 2) функции, постоянно действующие, обеспечивающие историческую и социально-культурную преемственность (1,2,4,8).

Основные св-ва вытекают из функций и определяются ГОСТ 16487-83:

1) содержание формулируется в заголовке документов, должен соответствовать требованиям ГОСТ, законов, нормативных актов, составляется кратко с использованием трафаретных частей, используют официальный деловой стиль;

2) форма документов - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Форма определяется видом документа, например для управленческих документов - формуляр-образец;

3) авторство;

4) наименование - обозначение документа, выраженное на естественном языке;

5) датирование. На документе: дата создания, подписания, согласования, регистрации и т.д.;

6) юридическая сила или удостоверение удостоверяется подписью, ее утверждением и приложением печати;

7) оригинальность. Оригинал документа - документ, выполненный на любом материале и нужный для изготовления по нему подлинника. Черновик - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом. Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черновика или написан без помарок и исправлений;

8) подлинность. Виды фальсификации документов: фальсификация текста, состава бланка, состава удостоверения;

9) копийность. Копия - документ, воспроизводящий инф-ию другого документа и все его внешние признаки. Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Дубликат документа - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Дата добавления: 2014-01-07