Інформаційні системи в управлінні персоналом

Від кваліфікації та здібностей персоналу залежить ступінь ефективності використання інших ресурсів а, отже, успішність ведення бізнесу.

Обов'язками менеджера з персоналу є такі основні функції:

1 Пошук і відбір потрібних організації фахівців, робітників.

2 Мотивація персоналу до ефективної роботи.

3 Організація навчання, стажування і підвищення кваліфікації співробітників, проведення тренінгів.

4 Проведення атестацій.

5 Презентація організації, створення її іміджу.

6 Розроблення спільно з іншими структурними підрозділами організації документів, що регламентують внутрішній розпорядок і організаційну структуру організації, а саме штатних розкладів, посадових інструкцій та інших нормативних документів; ознайомлення персоналу з цими документами і здійснення контролю за їх виконанням.

Досить часто менеджери з персоналу можуть також бути "третейськими суддями" при визначенні меж компетенції менеджерів організації; розв'язувати питання безпеки, етики, корпоративної культури та інше. Поширеною практикою є внесення до функціональних обов'язків менеджера ведення кадрового обліку.

Розв'язувати ці завдання допомагають інформаційні системи управління персоналом (англомовний термін Human Resources Management Information System (HRMIS), або скорочено Human Resources System). Вони призначені передусім для підвищення якості та оперативності кадрових і управлінських рішень. Розробники західних HRS-систем стверджують, що такі системи дають змогу організації отримати організаційні, економічні й соціальні ефекти.

Організаційні ефекти:

- скорочення часу прийняття рішень на всіх рівнях управління організації;

- підвищення якості кадрових рішень;

- оперативність підготовки регламентованої звітності для державних органів.

Економічні ефекти:

- зменшення витрат на управління персоналом;

- підвищення продуктивності праці персоналу;

- оптимальне використання професійних якостей конкретного співробітника.

Соціальні ефекти:

- ведення персонального обліку пенсійних нарахувань;

- ведення повної індивідуальної трудової історії персоналу організації;

- підготовка керівного резерву і просування по службі перспективних співробітників.

Вибір інформаційної системи управління персоналом залежить:

1 Від того, які саме функції виконує менеджер з персоналу:

- для розв'язування завдань, що потребують суто творчого підходу (створення іміджу організації), інформаційні системи не потрібні;

- завдання складання різноманітної регламентованої та внутрішньої звітності, вирішують із широкими застосовуванням комп'ютерного оброблення;

- при розв'язуванні завдань, до яких належить пошук і відбір потрібних працівників, проведення атестацій, допомогу менеджерам з персоналу можуть надати експертні системи. Такі системи становлять особливий клас програмного забезпечення, що застосовується у вузьких професійних сферах, а інформаційна база яких є описом знань фахівців-експертів високої кваліфікації. Нині такі системи досить часто входять до складу інформаційних систем управління персоналом.

2 Від характеру виробництва:

- для підприємств з видобутку або первинної переробки сировини (шахти, металургійна галузь) потрібен невеликий набір функцій інформаційних систем. Серед них головними є ведення кадрового обліку, а також відбір працівників, до яких, проте, не ставляться особливі вимоги;

- для організацій, співробітники яких займаються виключно інтелектуальною діяльністю, практично все залежить саме від кваліфікації працівників, адже їх діяльність досить часто пов'язана з прийняттям рішень. Тут інформаційні системи мають насамперед допомогти оцінити рівень кваліфікації кандидата на певну посаду, а для співробітників — їхні ділові якості, а також внесок у діяльність організації.

3 Від вартості та розповсюдженості інформаційної системи, від урахування особливостей певної галузі тощо.

Нині на програмному ринку пропонують велику кількість інформаційних систем, що розв'язують завдання управління персоналом. Це й зрозуміло, оскільки з одного боку вони завжди є затребуваними, а з іншого — існує досить чіткий перелік вимог до функцій, які вони мають вирішувати.

Слід зауважити, що крім спеціалізованих рішень контур "Управління персоналом" є невід'ємною частиною західних і вітчизняних (або російських) корпоративних систем ("Галактика", "Парус").

Спеціалізовані рішення складають широкий спектр, починаючи від потужних рішень, зорієнтованих на використання у великих організаціях (наприклад, система "Управління персоналом" фірми mySAP ERP Human Capital Management, яка є однією з найбільш затребуваних на світовому ринку),

закінчуючи "коробковими" рішеннями, серед найпоширеніших з яких можна назвати російські та українські інформаційні системи

1 "Босс-Кадровик" компанії АйТі;

2 "Мегаполіс. Управління персоналом" фірми Softline;

3 "PersonPro" компанії АМІ-Україна та ін.;

4 Рішення у вигляді спеціалізованих конфігурацій для інформаційної системи 1С, а саме: "1С:Зарплата і Кадри", "Управління персоналом для України".

Виконання функції ведення кадрового обліку менеджером з персоналу пов'язане зі здійсненням великого обсягу рутинних робіт, що передбачають:

- ведення кадрового документообігу;

- табельний облік відпрацьованого часу;

- оперативний облік руху персоналу;

- оформлення різних видів відпусток;

- формування різноманітних регламентованих документів;

- військовий облік тощо.

Основними завданнями ведення облікової інформації щодо персоналу є:

- автоматизація виконання операцій з приймання, переміщення і звільнення працівників;

- підготовка й облік наказів;

- формування різних аналітичних звітів.

Отже, головний напрям використання інформаційних систем управління персоналом — ведення кадрового обліку, починаючи з формування вихідних документів і закінчуючи одержанням різноманітної аналітичної інформації щодо персоналу в будь-який момент часу і за будь-якими критеріями.

Всі інформаційні системи управління персоналом мають модуль розрахунку погодинної заробітної плати, тому їх називають системами управління персоналом і розрахунку заробітної плати.

Для кадрового обліку і розрахунку заробітної плати використовують спільну інформаційну базу, а інформація про відпустки, лікарняні й пільги є основою розрахунку заробітної плати. Проте вони належать до різних контурів — управління персоналом і бухгалтерського обліку, працювати з ними будуть різні фахівці й вирішувати вони будуть зовсім різні завдання. Водночас менеджеру бажано знати принципи розрахунку лікарняних і найпростіший варіант розрахунку заробітної плати, що ґрунтується на погодинній оплаті праці.

Визначені функції мають спеціалізовані рішення на базі інформаційної системи 1С, зокрема конфігурації фірми ABBY Ukraine, які розроблені для версії 7.70 системи 1С "Зарплата +Кадри" і для її версії 8.0 — "Управління персоналом для України".

Дата добавления: 2014-01-07